Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа человека. В неё вносятся сведения о всех приёмах на работу и увольнениях гражданина.

Заполнение трудовых книжек – очень ответственный процесс, так как признать запись в трудовой книжке недействительной не так уж просто.

Правовые основы заполнения документа

Статья 66 Трудового Кодекса говорит о том, что правила ведения трудовых книжек определяет федеральный орган исполнительной власти, обладающий соответствующими полномочиями.

Документ, регулирующий порядок ведения и хранения книжек, был издан Правительством РФ 16.04.2003 (постановление «О трудовых книжках», которым утверждены соответствующие правила).

В соответствии с постановлением в трудовой книжке работника должна появиться запись о его работе, если он трудился в организации не меньше 5 дней. Записать сведения должен наниматель по основному месту работы. Речь идёт только о сотрудниках, с которыми оформлен трудовой договор. Информация о гражданско-правовых договорах не должна вноситься в трудовую книжку.

Инструкция по внесению записей в трудовые книжки содержится в постановлении Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 (далее Инструкция).

Неверная запись в трудовой: что делать

Дополнительная информация Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа. Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки. Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Если человек обнаружил в своём главном рабочем документе неточные данные в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», внести в них корректировки можно двумя способами.

1. Работник сам обращается в организацию, допустившую ошибку в трудовой книжке, и там исправляют запись.
2. Нынешний наниматель сотрудника направляет письменный запрос в организацию, внесшую неверную запись, и на основании поступившего оттуда ответа вносит корректировки в трудовую книжку. К своему ответу бывший наниматель должен приложить документ, подтверждающий ошибку в записи и содержащий правильные сведения (например, приказ о приёме на работу или увольнении).

В том случае если организация, допустившая неверную запись в трудовой, реорганизована, исправить ошибку за неё может правопреемник. Если предприятие ликвидировано – изменения вносятся только по новому месту работы (п.28 Правил).

Как нельзя исправлять запись

Признание записи в трудовой книжке недействительной происходит по образцу, установленному Правилами. Самодеятельность в этом вопросе может привести к необходимости замены документа.

Что недопустимо делать с неверными записями:

• Зачёркивать надпись. Исключение составляют записи о личных данных владельца книжки на титульном листе: имя, фамилия, отчество. При их смене старые сведения зачёркиваются (исключительно одной чертой), а рядом вписываются новые. На оборотной стороне титульного листа указывают реквизиты документов, на основании которых внесены изменения (справка из ЗАГСа, свидетельство о браке и т.д.).
• Стирать или замазывать ошибку.

Для замены сведений на титульном листе принято использовать следующую схему исправления:

• Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
• Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
• Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
• Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Как правильно поступить с недействительной записью в трудовой

После обнаружения ошибки в трудовую книжку по образцу вносится надпись о недействительности записи. Надпись делается в том же разделе, где и ошибочная, на свободном месте. Образец содержится в п.1.2 Инструкции и представляет собой следующий алгоритм действий:

1. В графе 1 («№ записи»): проставить номер, следующий по порядку за последней записью.
2. В графе 2 («Дата»): вписать полную дату (чч.мм.гг), когда происходит исправление.
3. В графе 3: вписать следующий текст «Запись под № (указать порядковый номер неверной записи) недействительна». Строчкой ниже прописывается правильный вариант, то есть как на самом деле должна выглядеть запись.
4. В графе 4: указать основные реквизиты документа (наименование, номер и дату), подтверждающие информацию в правильной записи.

О том, как внести изменения в трудовую книжку смотрите в ролике

Список самых распространённых ошибок

Дополнительная информация К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований, в том числе и по хранению. О том, где должны храниться трудовые книжки работников читайте в этой статье.

1. Неправильное написание личных данных владельца трудовой книжки на титульном листе. Причиной таких ошибок является запись сведений на слух, в результате чего фамилия Сидоренко превращается в Сидаренко, имя Мария – в Марина и т.д. При заполнении личных данных сотрудник кадровой службы обязан сверяться с паспортом. В соответствии с Инструкцией исправление ошибок на титульном листе не может быть произведено, в этой ситуации работнику придётся заводить новую трудовую.
2. На титульном листе не проставлена печать предприятия, внёсшего первую запись в трудовую книжку. Исправить эту ошибку можно, обратившись в кадровую службу этой организации либо её правопреемника (если произошла реорганизация).
3. Неправильно записано название организации работодателя. Например, вместо закрытого акционерного общества указано открытое, либо вместо полного наименования указано сокращённое. В этом случае аннулирование записи в трудовой книжке происходит по правилам, указанным в предыдущем разделе.
4. Должность в трудовой книжке не совпадает с должностью, указанной в приказе о приёме на работу. Также часто встречается несоответствие даты приёма на работу и увольнения.
5. Пропускается строка между записями в книжке. Инструкция не позволяет оставлять чистых строк между записями с целью предотвратить самостоятельные дописки в трудовой книжке.