Как следует из названия, объяснительная записка предназначена для пояснения руководителю (директору предприятия, фирмы, начальнику отдела, директору школы) свершившегося негативного события.

Это может быть опоздание, прогул, невыполнение задания в срок, недостача в магазине или на складе.

В таком случае объяснительную записку пишет сотрудник, совершивший дисциплинарный проступок.

За несовершеннолетнего школьника объяснительную пишут родители.

Она может быть направлена на учителя, классного руководителя или вообще директора.

Как составить

При совершении работником нарушения дисциплины, срыва сроков выполнения работы руководитель вправе потребовать не только устного, но и письменного объяснения причины проступка.

Для написания объяснения необходимо тщательно продумать текст.

Обычно используется сухой канцелярский стиль, без эмоциональной окраски.

Необходимо излагать только факты, приведшие к нарушению.

Желательно приложить справки или иные документы, хотя бы косвенно подтверждающие причину отсутствия на работе.

Чем убедительнее будут ваши аргументы и документы, тем больше шансов обойтись без дисциплинарного взыскания.

При выявлении недостачи в магазине или на складе руководство может потребовать написать объяснения от всех сотрудников, работавших в момент хищения.

Поэтому нужно тщательно продумать текст записки, излагая только факты.

Объяснение должно строиться на вашей непричастности к недостаче с хронометрическим указанием, чем вы занимались в каждый момент времени, где находились.

Также нужно отрицать причастность к недостаче (не брала, не знаю, отсутствовала в месте хищения). Если известны факты нарушений в системе охраны, то желательно их указать.

Оформление

Текст с объяснениями должен иметь следующее оформление:

• шапка;
• наименование;
• дата и номер исходящего документа (необязательно);
• содержание;
• дата, должность, инициалы и подпись.

Шапка записки содержит:

• наименование организации;
• должность и Ф. И. О. получателя записки;
• должность и Ф. И. О. составителя записки.

В наименовании по центру строки необходимо написать «Объяснительная записка».

Содержание записки включает подзаголовок «Об опоздании» или «По поводу отсутствия на работе».

Дальше в произвольной форме излагаются причины и события, препятствующие своевременному приходу на работу.

Оформлением объяснительной записки как исходящего документа с проставлением номера и даты занимается секретарь руководителя (если подобная регистрация предусмотрена внутренними правилами организации).

Скачать образец объяснительной

В конце записки указывается дата, должность и подпись (с расшифровкой) сотрудника.

Затем объяснительная передается в отдел кадров или руководителю через секретаря.

Порядок движения служебных записок должен быть прописан во внутренних правилах организации.

Объяснительная записка принимается как в рукописном, так и в печатном виде.

Приведем образец объяснительной записки.

_______________________________________

(наименование предприятия, фирмы)

_______________________________________

(Ф. И. О. руководителя)

________________________________________

(должность, подразделение)

__________________________________________

(Ф. И. О. сотрудника)

Телефон:________________________________ Адрес электронной почты:___________________

Объяснительная записка

Об отсутствии на рабочем месте

Я, _______(Ф. И. О.)_______________, «___(число, месяц)___________» ______ г. с ______(часы, минуты)____ по ___(часы, минуты)______ отсутствовал на рабочем месте по следующей причине:

____________________________________________________________________________.

Приложение:

Перечень документов, прямо или косвенно подтверждающих причину отсутствия (опоздания).

«____» ________ ______ г.

_____________________ /___________/

(подпись)

Необходимость составления объяснительной

Согласно ТК РФ (ст. 193) дисциплинарное нарушение влечет за собой наложение взыскания в случае документального подтверждения факта нарушения.

Как заработать миллион за год, подскажет наш сайт.

Здесь, вы найдёте образец договора дарения доли квартиры.

Рекомендуем к прочтению данную статью, так как из неё вы узнаете, какие документы, необходимы для регистрации ип.

Факт опоздания или отсутствия на работе замечается в табеле рабочего времени.

Современные фирмы и предприятия оборудованы электронной системой учета входа/выхода.

Руководитель может предложить проштрафившемуся сотруднику оформить объяснительную записку.

Если сотрудник отказывается от письменного объяснения или не подал записку в течение двух дней после нарушения, то начальник вправе наложить на работника взыскание (выговор, лишение премии).

Если объяснительная записка требуется по поводу нарушений сроков выполнения работы, некачественного ее выполнения, то прежде необходимо получит документальное подтверждение (жалобы клиентов, срыв сроков плана).

Законодательство предусматривает защиту работников от произвола работодателей, ограничивая время наложения взыскания месяцем со дня обнаружения проступка.

Если руководитель требует подать объяснительную спустя месяц после совершения проступка, то это незаконно и нарушает Трудовой Кодекс РФ.

Данный срок можно увеличить на время отпуска или болезни.

Советы

Если необходимо было вызвать скорую помощь ребенку или ближайшему родственнику, то желательно заручиться справкой от медиков и указать последовательность событий.

Например, указать время звонка по вызову машины неотложной помощи, время ее прибытия, необходимость остаться с больным до конца дня.

Если причиной прогула послужила аварийная ситуация в квартире, доме, тоже нужно указать время звонка в аварийную службу при невозможности получить справку от коммунальных служб.

Текст объяснительной необходимо писать сжато, лаконично, без жалоб и оправданий.

Сотрудник должен изложить факты, оправдывающие его отсутствие на работе или нарушение (недостача, выпивка и т. д.).

Делать выводы, принимать решение о вынесении взыскания будет администрация предприятия.