Казалось бы, в мире современных технологий дистанционно можно решить любой вопрос: позвонить по телефону, написать в skype, viber устроить видеоконференцию. Однако и сейчас ряд вопросов эффективнее решить лично. Поэтому многих сотрудников направляют в командировки. Правильное оформление актуальный вопрос для малых и крупных предприятий.

Что считается командировкой

Определение понятия «командировка» четко прописано в Трудовом кодексе. Там говорится, что командировка — это поездка служащего по приказу начальника на конкретный срок для исполнения служебного задания за пределами места постоянной деятельности.

К командировкам относят:

• направление служащего в филиал или иное подразделение, которое располагается вне рабочего места;
• направление в головной офис из обособленного подразделения;
• поездка удаленных, надомных специалистов в центральный офис.

Не будет считаться командировкой, если направят сотрудника оформленного по гражданско-правовому договору. В обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Также не приравнивают к командировке деятельность, осуществляемую в частых разъездах.

Следует отметить, что существует ряд граждан, которых нельзя направить в командировку. К ним относятся, главным образом, беременные и лица, не достигшие 18 лет, а также категория лиц, которых нельзя командировать без наличия согласия. Такое решение нарушает их права и гарантии трудового законодательства. В эту категорию граждан входят:

• женщины с малолетними детьми (до 3 лет);
• матери или отцы одиночки с детьми до 5 лет;
• сотрудники, воспитывающие детей-инвалидов;
• служащие, которые ухаживают за больным родственником (при наличии медицинского заключения).

Обратите внимание: нарушение законодательства, связанного с командированием сотрудника, приведет к большим расходам для организации. Штраф, который уплатит нарушитель, составляет от 30 до 50 тыс. рублей.

Командировка — выполнение работником служебного задания в другой организации продолжительностью более одних суток

Оформление командировки

С 2015 года были внесены законодательные изменения в положение о командировках. Они значительно облегчили оформление командировок, уменьшив обязательный перечень документов. Теперь нет необходимости в заполнении командировочного удостоверения, служебном задании, итоговом отчете. Обычно необходимые для заполнения формы прописаны в приказе организации. Начальник вправе самостоятельно определять документы, в зависимости от масштабов фирмы. При этом обязательным остался приказ о командировании. Перед принятием решения на имя руководителя пишут докладную записку с определением необходимости поездки.

Докладная записка включает в себя шапку, в которой указывается наименование компании, которая отправляет сотрудника в командировку, прописывается подразделение, от имени которого составляется документ. Далее, следует содержание записки с целью командировки. Например:

Отдел продаж Руководителю ООО «Витязь»

И.П. Валунову

Докладная записка от 12.09.2016 № 12/23-15

г. Москва

О командировании

В соответствии с договором, заключенным с ОАО «Юнион» (г. Санкт-Петербург) 01.02.2016 №5/123, ООО «Витязь» производит послепродажное обслуживание направляемой для продажи в г. Санкт-Петербург продукции. За два последних месяца в несколько раз выросли показатели выявления дефектов и брака. Были направлены претензии в ОАО «Юнион». При несвоевременном определении причин, приводящих к увеличению такой продукции, возможно расторжение договора, что приведет к утере рынка быта.

Прощу направить в командировку главного специалиста отдела продаж Ветлицкого А.П. в г. Санкт-Петербург на 4 дня с 19 сентября 2016 г. по 22 сентября 2016 г. с целью проведения анализа проблем, выявлению причин появления бракованной продукции, которая направляется на сбыт, отбор образцов для проведения независимой экспертизы.

Оплату командировки произвести за счет средств ООО «Витязь».

Начальник отдела: А.А. Ледников

Обратите внимание: все поездки отражаются в табеле рабочего времени, обычно с буквенным кодом «К», продолжительность времени указывать не надо. Отдельный код есть и для выходных дней, попавших на командировку «РВ». В цифровом формате это «06» и «03» соответственно.

Учет поездок ведется не только в табеле, но и в специальных журналах. Их заполняют и оформляют по специальной утвержденной форме (приказ Минздравсоцразвития №739н). Здесь указывается, в том числе приказ на командировку, образец которого доступен по ссылке.

По возвращении работника из командировки в течение 3 дней обязательно подается авансовый отчет. Он подразумевает наличие всех расходных документов и чеков, подтверждающих целевой расход средств. Если сумма потраченных средств меньше, чем выданные ему с собой, то разница возвращается в кассу. При превышении ему компенсируют потраченные деньги.

Приказ на командировку оформляется отделом кадров, подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника

Форма приказа при командировке

Основанием для направления работника в командировку является решение руководителя. Для документального оформления издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме Т-9. Хотя по законодательству допустимо разработать для организации свою личную форму, большинство предприятий предпочитают унифицированный вариант.

Если вы в один период отправляете сразу несколько сотрудников, то нет необходимости составлять несколько распорядительных актов. Есть утвержденный приказ на командировку на несколько человек (пример бланка Т-9а можно скачать здесь).

Даже в случае самостоятельной разработки, в документе должны присутствовать основные реквизиты:

• наименование организации (полное);
• название документа, дата утверждения;
• ФИО сотрудника, отдел в котором он работает и на какой должности;
• куда направляют работника, в том числе город и фирма;
• назначение командировки;
• транспорт, используемый для поездки (собственный, служебный, принадлежащий иным лицам);
• основание;
• кто компенсирует расходы.

Как заполнить бланк Т-9

Скачать образец Т-9 приказа на командировку можно на сайте Консультанта или же в этой статье по ссылке. Мы предлагаем ознакомиться с таким вариантом примера заполнения этого бланка:

Открытое акционерное общество «Лесной орел»

Приказ (распоряжение) №59 15.08.2016

о направлении сотрудника в командировку

г. Санкт-Петербург

1. Командировать Калниболоцкого Виктора Витальевича инженера ОАО «Лесной орел» в г. Новороссийск в филиал ОАО «Лесной орел» с целью проведения обучения сотрудников на рабочем месте на 14 дней с 15 августа 2016 г по 29 августа 2016 г.

2. Командировку провести за средства ОАО «Лесной бор».

3. Главному бухгалтеру выплатить командировочные.

Основание докладная записка от 01.08.2016 №9

Начальник Назимов Л.В. Назимов

На документе обязательны подписи командируемого работника.

Хранение документов

Вопрос сколько лет хранятся приказы на командировку довольно запутанный. В приказе Росархива утверждено, что период хранения приказов составляет 5 лет. Касается это краткосрочный и лишь внутрироссийских командировок. В том же приложении срок хранения документов по переписке при подписании заграничных командировок составляет 10 лет. Точного определения сроков в нем нет, т.е. решить какая поездка считается краткосрочной невозможно. При этом все связанные с личными делами документы желательно хранить дольше. Например, командировки в районах Крайнего Севера и приравненных районах могут повлиять на размер пенсий.

В приказе должны соблюдаться все перечисленные выше пункты, иначе он будет считаться недействительным. В каждом пункте требуется предоставить полную и четкую информацию согласно правилам заполнения этого документа. Также крайне важно уделить особое внимание расчету дат командировки, поскольку тут несложно допустить ошибку.