В любой коммерческой деятельности возможны финансовые потери и риски. Некоторые из них можно предотвратить. Например, периодической инвентаризацией складов, где хранятся ТМЦ. Каков порядок ревизии складского хранения?

Как бы ни хранились товары и ценности на складах, рано или поздно возникают вопросы излишков, потерь или иных несоответствий учетным показателям.

Нередко причиной убытков становятся естественные потери, а иногда причина заключается в халатном отношении ответственных работников.

Своевременно предотвратить ущерб или свести его к минимуму помогает периодическая инвентаризация. Как инвентаризуется имущество, находящееся на складском хранении?

Основные моменты ↑

Количество инвентаризационных проверок регламентируется учетной политикой организации. Но в любом случае оно должно соответствовать положениям ст.12 ФЗ «О бухучете».

То есть инвентаризация должна обязательно проводиться не менее одного раза в год, перед составлением бухгалтерской отчетности за отчетный год.

На практике большинство складов инвентаризуется гораздо чаще. Полная инвентаризация осуществляется не реже, чем раз в месяц.

Каждую неделю проводится инвентаризация отдельных групп товаров, которые наиболее подвержены всевозможным потерям. При выходе каждой новой смены кладовщиков осуществляется выборочная внеплановая инвентаризация.

Это позволяет минимизировать потери от вероятной порчи товаров и снизить риск материальной ответственности за пропажу ценностей.

Что это такое

Объекты, сохраняемые на складах организации, представляют собой товарно-материальные ценности.

К таковым может относиться как собственное имущество предприятия, так и объекты, принятые на хранение, арендованные или проданные, но не отправленные.

Инвентаризация склада предполагает проверку сохранности хранящихся ТМЦ. В процессе ревизии подсчитывается их фактическое количество.

Затем реальные показатели сравниваются с данными учетной документации. За счет этого выявляются несоответствия – недостачи или излишки.

Обязательно при инвентаризации склада осуществляется проверка документального подтверждения наличия ТМЦ. Полная инвентаризация склада это пересчет абсолютно всех имущественных ценностей, которые находятся на складе.

Решение о проведении плановой инвентаризации принимается руководителем организации. При выборочной инвентаризации проверке подлежат отдельные объекты из группы товаров.

Проводиться выборочная проверка может по решению начальника склада. Кроме того материально-ответственные лица могут инициировать внеплановую проверку, называемую инициативной.

Основными условиями проведения любой инвентаризации являются:

Предварительное выявление ошибок	При приемке товаров или их оприходовании
Фактическое присутствие минимальных остатков	По проверяемым товарам
Присутствие обученных сотрудников	В нужную смену
Исправность компьютерной техники	И используемого оборудования на момент инвентаризации
Проведение проверки во время	Которое менее затратно для организации
Прекращение любых действий	С базой данных учетной программы на момент проверки

С какой целью проводится

Хранение имущества на складе осуществляется по определенным правилам, которые позволяют поддерживать соответствие фактического количества учетным показателям.

В идеальном состоянии документальные данные должны совпадать с реальными значениями. Но в действительности процедура учета осложняется многими факторами.

В первую очередь, на количественные показатели влияют естественные факторы, как-то усушка, утруска, неизбежный процент порчи и прочее. Кроме того, некоторые грузы могут затеряться в пути или неправильно приняты.

Существует вероятность неверного оприходования товаров. Ну и конечно, нельзя исключать пресловутый человеческий фактор, то есть хищения и халатность.

Инвентаризация на складе позволяет своевременно выявить расхождения с учетом. Если потери вызваны естественными причинами, то их списывают в неизбежные убытки.

Ошибка за счет неправильного оформления документов выправляется. А при виновности отдельных лиц ущерб возмещается за их счет.

Частые проверки позволяют не допустить серьезных недостач, выявив любые потери на начальном этапе. Это особенно важно для больших складов с большими объемами сохраняемых товаров.

Игнорирование проведения инвентаризаций на складе ведет к отсутствию актуальной информации об остатках ценностей на хранении.

Это в свою очередь предполагает такие ситуации:

Затрудняется составление прогнозов	Относительно планирования продаж и прибыли, поскольку не известно точных данных о количестве тех или иных ценностей
Излишки или недостачи товаров	Рано или поздно приведут к искажению бухгалтерского учета, что чревато штрафами со стороны проверяющих органов
При реализации товаров	Организация не может оперативно выполнить заказы клиентов, поскольку менеджер не осведомлен о реальном наличии или отсутствии товаров на складе. Это провоцирует задержки поставок, срыв заказов и падение продаж в целом
При плохой организации	Учетной системы любая недостача может списываться на ошибки системной работы. Это повышает риски воровства и пренебрежительного отношения к должностным обязанностям

Посредством регулярных инвентаризаций заинтересованные сотрудники могут своевременно получать актуальную информацию.

Руководитель получает возможность более тщательно координировать действия работников. Управленческие решения более целесообразны при учете правильных данных.

Иногда руководители ссылаются на то, что инвентаризация процесс затратный. Существует даже мнение, что лучше нести незначительные потери товара, чем тратиться на регулярные проверки. Отчасти это может быть верным.

Неправильная организация инвентаризации сопровождается как временными, так и финансовыми затратами. Потому так важно соблюдать определенные порядок, что поможет получить актуальные данные без особых затрат.

Нормативная база

Обязанность проведения инвентаризации регламентирует ФЗ №129 и «Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности».

В ст.12 ФЗ №129 сказано, что в целях обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности и учета должно инвентаризовать имущество и документальное подтверждение его наличия.

Сроки и порядок инвентаризации определяет руководитель организации, что фиксируется в учетной политике.

Кроме того обязательно проводить инвентаризационную проверку нужно при:

• подготовке бухгалтерской отчетности за год;
• смене ответственных за сохранность имущества лиц;
• выявлении фактов хищения или халатности;
• ликвидации или реорганизации предприятий;
• чрезвычайных ситуациях вследствие стихийных бедствий и т.д.

Общий порядок проведения инвентаризации определяется «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» №49 от 13.06.1995.

Выявленные при проверке излишки подлежат оприходованию, а недостачи взыскиваются с виновных лиц или списываются в расходы организации.

Как правильно провести инвентаризацию на складе ↑

Каждой инвентаризации склада предшествует создание распорядительного документа. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

В нем утверждается порядок проверки, ее сроки, виды инвентаризуемых объектов, состав комиссии. Перед инвентаризацией все первичные документы передаются в бухгалтерию и проводятся через базу данных учетной программы.

Все остатки подсчитываются, факты известных расхождений подтверждаются документально. Комиссия получает последние данные обо всех учетных показателях.

Ответственные работники дают расписки о степени сохранности ценностей. Для отображения результатов ревизии бухгалтером подготавливаются бланки сличительных ведомостей .

В процессе инвентаризации запрещено любое поступление, отгрузка или перемещение ценностей. Поступивший при проверке товар учитывается в отдельной ведомости ИНВ-3 и приходуется по окончании проверки.

При необходимости срочной отгрузки комиссия составляет форму ИНВ-2 с указанием отпущенных грузов, а затем заполняет форму ИНВ-4.

Количество товаров на складе может подсчитываться вручную либо посредством сканирования штрих-кодов. Полученные данные отображаются в акте инвентаризации.

Затем их сравнивают с учетными данными и определяют наличие недостачи или излишка. И то, и другое требует выяснения причин.

Если на отдельные позиции выявляется слишком большое расхождение, то может проводиться повторная инвентаризация другим человеком. При чрезмерном общем количестве расхождений проводится контрольная проверка итогов инвентаризации.

Общие правила

Как делается инвентаризация на складе? Стандартная инструкция по инвентаризации склада выглядит следующим образом:

1. Издается приказ о проведении инвентаризации.
2. Формируется комиссия.
3. Осуществляются подготовительные работы с учетными данными для сбора необходимой информации.
4. Пломбируются все запасные входы и выходы склада.
5. От заведующего складом принимаются документы учета и расписка о фактическом присутствии всех инвентаризуемых ценностей.
6. Подсчитывается количество объектов хранения.
7. Составляется акт инвентаризации.
8. Осуществляется сверка реальных и фактических показателей.
9. Подводится итог проверки.

При ревизии склада необходимо соблюдать определенные правила:

Неполный состав утвержденной комиссии	Может вести к признанию итогов инвентаризации недействительными
При проверке	Должен присутствовать материально ответственный работник
Опись ведется бухгалтером	А подсчет – председателем комиссии и ответственным лицом
Товары подсчитываются соответственно	Последовательности расположения при одновременной сверке с учетным количеством
Предназначенные к списанию товары	Оформляются отдельным актом
Отдельно записываются	Просроченные и испорченные ценности
Отдельной записи подлежат объекты	Находящиеся на хранении, но не являющиеся собственностью организации
По завершении проверки	Ответственного работника берется расписка, что ценности пересчитаны в его присутствии и претензий к работе комиссии он не имеет
Акты и описи	Передаются в бухгалтерию для подведения окончательного итога

Приказ на внезапную процедуру

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время по решению руководителя. Основанием для нее становится соответствующий приказ. Оформляется он также бланком по форме ИНВ-22.

При этом указывается причина проверки. Например, необходимость получения фактических остатков, выявление учетных расхождений, обнаружение факта хищения и подобное.

Структура приказа состоит из отображения:

• названия приказа, его номера и даты составления;
• причин проверки, элементов пересчета, сроков проведения;
• состава комиссии.

Готовый приказ заверяется руководителем и регистрируется в журнале, предназначенном для регистрации таких документов (форма ИНВ-23).

В приказе также указывается, что все материалы проверки по завершении процесса передаются в бухгалтерию.

Составление акта

В процессе инвентаризационной проверки проверяется не только количество хранящихся на складе ценностей, но и соответствие оных нормам качества, срокам годности и хранения.

Результаты фиксируются в специальном акте, описи фактического наличия ТМЦ формы ИНВ-3. В таковой фиксируются товары по группам с указанием сорта, артикула и иных характеристик.

По итогам проверки бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ-19. Также возможно оформление таких документов:

ИНВ-6	О ТМЦ, находящихся в пути
ИНВ-5	О ценностях, принятых на ответственное хранение
ТОРГ-16	О списании товаров

Для отображения совокупности всех результатов инвентаризации составляется акт учета результатов формы ИНВ-26.

Документ подписывается всеми членами комиссии, ответственным лицом и заверяется руководством. После этого инвентаризация считается завершенной.

Работа в 1С

Посредством автоматизации инвентаризации можно практически полностью исключить человеческий фактор и ускорить процессы компании.

Для этого используются различные учетные программы. Как пример, программа для учета 1С. В компьютерной системе создается виртуальный склад, где отображается любое прибытие и выбытие ценностей.

При инвентаризации подсчет осуществляется при помощи специальных терминалов сбора данных, считывающих информацию со штрих-кодов.

Данные передаются сразу в систему, и сразу осуществляется автоматический подсчет результатов. Это позволяет провести проверку в максимально сжатые сроки.

С помощью программы 1С можно распечатывать все документальные формы, касающиеся проведения инвентаризации. Использование 1С для учета целесообразно еще и тем, что в любое время известны учетные показатели остатков.

Проведение инвентаризации склада считается единственным по настоящему действенным методом контроля над хранением ТМЦ.

Альтернативу может составить только полная автоматизация процессов приема и отгрузки грузов с абсолютным исключением человеческого участия.