Поступление наличности в кассу обязательно сопровождается приходным кассовым ордером. В 2019 году оформить данный документ можно не только от руки, но и онлайн. Как правильно при этом его заполнять?

Любое поступление наличности в кассу юридического лица фиксируется приходным кассовым ордером. Независимо от обстоятельств и основания поступления денег порядок заполнения ордера остается неизменным.

Не меняются правила оформления и при онлайн заполнении. Как в 2019 году заполнить приходник правильно онлайн?

Важные аспекты ↑

Одним из важнейших элементов кассовой дисциплины считается приходный кассовый ордер. Им отмечается всякий прием денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя.

Обыкновенно документ составляется по окончании дня на совокупный объем, поступивших за всю рабочую смену денег.

Относительно создания отдельного приходного кассового ордера по какой-либо определенной операции, то данное действие остается полностью на усмотрение самого субъекта.

Строгих требований в этом случае не предполагается. Юрлицо само решает, как удобнее оформлять поступление наличности, руководствуясь действующей учетной политикой.

Что касается формата заполнения документа, то это зависит от самого предприятия. Некоторые юридические лица ведут документацию в бумажном виде.

Другие автоматизируют процессы и применяют компьютерное заполнение. В любом случае приходник составляется лишь в одном экземпляре.

Основные термины

Приходным кассовым ордером (ПКО) именуется отчетный документ, оформляемый при поступлении денежной наличности в кассу любой организации. Данный документ унифицирован с августа 1998 года.

Фото: квитанция к ПКО

Без этого документа обойтись невозможно. Именно ПКО в качестве первичного учетного документа подтверждает любое поступление денег.

Состоит приходный кассовый ордер из двух частей – непосредственно ордера и отрывной квитанции к нему. Оформленный документ остается в кассе.

Но предварительно требуется зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных документов по форме КО-3. ,

Категорически запрещено наличие помарок и исправлений в ордере. Приходный кассовый ордер является формой документального оформления движения денежных средств.

Он представляет собой неотъемлемую часть в вопросе контроля над состоянием кассы. ПКО является основание для отображения данных в бухучете.

Важен он и при принятии управленческих решений. На данное время бланк приходного кассового ордера обладает утвержденной формой КО-1. Она является межотраслевой. Применять ее могут все субъекты предпринимательской деятельности.

Право подписи документа

Надлежаще оформленный приходный кассовый ордер подписывается кассиром. Также подписать документ должен бухгалтер либо главный бухгалтер.

При отсутствии таковых подписывает ПКО лицо, заменяющее их. Таковым может стать руководитель организации либо индивидуальный предприниматель.

Отрывную квитанцию подписывают те же лица. Затем отрывная часть ордера заверяется печать. Только после этого можно передать ее лицу, внесшему денежные средства в кассу. Печать должна присутствовать лишь на отрывной квитанции.

Популярным является мнение, что оттиск печати должен захватывать часть подписи. Такое можно не редко увидеть на практике. Но на деле это неправильно и считается нарушением правил по заполнению документов.

Кассир обязан проверить и сверить все данные ПКО. Важно убедиться в подлинности подписи бухгалтера или замещающего его лица. Данные в ордере должны быть записаны верно, без исправлений и ошибок.

При указании приложений, нужно убедиться в их наличии. Если все установленные правила соблюдены, отклонений не замечено, то кассир принимает наличность.

При этом он проставляет дату свершения операции, подписывает бланк и передает клиенту квитанцию ПКО. При обнаружении ошибок кассир возвращает приходник на переделку.

После передачи квитанции основная часть приходного кассового ордера остается в кассе. Прием наличных в кассу должен осуществляться именно в тот день, когда произошло составление и подписание документа.

Нормативная база

Форма приходного кассового ордера утверждена Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998. Применяться она начала с 1999 года. При этом дополнять форму новыми реквизитами или удалять имеющиеся нельзя.

Даже, несмотря на принятие в 2014 году ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Обусловлено это тем, что данный кассовый документ не предназначается для бухучета.

Он включается в понятие кассового учета, который регулирует оборот денежных средств в кассе организации. Обязанность по применению исключительно формы КО-1 для оформления принимаемых денежных средств учреждена и Банком России.

Это очевидно из Указания №3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций».

ПКО состоит из двух частей и каждая из них обязательна к заполнению. Оформлять прием наличности в кассу приходным кассовым ордером обязаны лишь юридические лица.

Банк России в Указании №3210-У разрешил индивидуальным предпринимателям самостоятельно принимать решение по поводу применения утвержденных кассовых документов.

Но это касается только случаев, когда ИП ведут учет доходов/расходов и иных обязательных объектов при учете норм налогового законодательства. В противном случае ИП обязаны применять те же кассовые унифицированные формы, что и юрлица.

Составляется приходный кассовый ордер при любом поступлении денег в кассу:

• при возврате выданной под отчет суммы;
• в случае возврата выданного излишка по зарплате;
• при сдаче выручки;
• при получении денег от покупателя;
• при снятии средств с расчетного счета и т.д.

Требования к заполнению ПКО остаются неизменными при любых обстоятельствах.

Онлайн заполнение приходного кассового ордера ↑

При осуществлении приходных операций дозволяется применять бухгалтерские онлайн-сервисы либо автоматизированные системы.

При помощи подобных средств можно существенно ускорить оформление ПКО. Наиболее часто используются такие программы как «1С», «БЭСТ», «ИНФО-Бухгалтер», «Парус» и прочие.

Пользоваться системой при заполнении приходника удобно еще и тем, что автоматически определяется номер документа и также автоматически он регистрируется в журнале учета.

Плюсом для ведения бухучета становится и то, что базы программ нормативных документов регулярно обновляются. Это устраняет риск применения устаревших форм.

Пошаговая инструкция

Алгоритм заполнения формы КО-1 при построчном заполнении выглядит следующим образом:

• организация – указывается название предприятия или иного юрлица.
• ОКПО – вписывается код, присвоенный Госстатом. При отсутствии кода в графе проставляется прочерк.
• структурное подразделение – здесь прописывается наименование подразделения, занимающегося формированием приходного кассового ордера.
• номер документа – пишется порядковый номер документа, который должен быть последовательным.
• дата составления – ставится дата создания документа. Важно чтобы даты взноса и оформления наличности совпадали.
• дебет – ставится бухгалтерский счет 50.1 «Касса», что означает поступление денег в кассу.
• код структурного подразделения – прописывается значение присвоенного кода, на который осуществляется оформление наличных средств.
• корреспондирующий счет/субсчет – проставляется кредитовый бухгалтерский счет. При этом номер счета зависит от вида операции:

51	При поступлении средств в кассу с собственного расчетного счета
71	При возврате неизрасходованных подотчетных денег
73	При возврате денежных средств при недостаче
91	При выявлении излишков в кассе
90-1	При реализации товаров либо оказании услуг за расчет наличными средствами
75	При внесении денег учредителями в целях пополнения уставного капитала

• код аналитического учета – отражает внутреннюю аналитику счета.
• сумма – пишется цифрами сумма, внесенная при оплате.
• принято от – указывается фамилия физлица или наименование юрлица, внесших деньги в кассу.
• основание – записывается за что получены деньги.
• сумма – прописью и без сокращений пишется полученная сумма.
• в том числе – прописывается цифрами сумма НДС. Если организация не выплачивает НДС, так и пишется «Без НДС».
• приложение – расписывается перечень всех сопутствующих документов с указанием номера каждого и даты составления.

После того как ПКО заполнен в единственном экземпляре можно перейти к следующему шагу по его оформлению:

Документ подписывает кассир и бухгалтер	При отсутствии последнего – руководитель организации либо его заместитель
Заполняется корешок от ПКО	И передается получателю
Приходный кассовый ордер заверяется печать	—

Нужно помнить, что все приходные ордера нумеруются по порядку. Отсчет начинается с первого января каждого нового календарного года.

При работе в 1С

В программе 1С имеются готовые шаблоны всех документальных форм, необходимых для бухучета. Для начала работы нужно занести в память программы данные организации и сформировать аналитику.

При каждом последующем оформлении ПКО не придется писать название юрлица, ОКУД, ОКПО. Система самостоятельно их впишет.

Так же автоматически будут проставлены дата составления документа и порядковый номер его. Сделать приходный кассовый ордер онлайн в 1С можно так:

Войти в программу	И открыть вкладку «Банк и касса»
Из выпавшего меню	Выбрать «Приходный кассовый ордер»
В открывшемся окошке	Нажать кнопки «Действия» → «Добавить»
В созданном документе указать сумму и наименование контрагента	Для указания суммы следует нажать на значок калькулятора в графе о сумме. Ниже в строке о контрагенте нужно нажать на многоточие. Из выпавшего списка следует выбрать нужную группу и нужного субъекта
Далее нужно нажать на закладку «Печать»	На открывшейся странице указывается от кого приняты средства. Здесь же указываются прилагаемые документы
Для сохранения данных	Следует нажать кнопку «Записать»

Для просмотра всех приходных кассовых ордеров и поиска любого из них необходимо войти во вкладку «Банк и касса», нажать «Приходный кассовый ордер». Можно просматривать все созданные приходники и каждый из них по отдельности.

Как распечатать бланк

Перед тем как распечатать сформированный бланк в 1С нужно еще раз проверить правильность его заполнения. При обнаружении каких-либо ошибок можно изменить неточности в ручном режиме.

Для этого нужно выбрать документ, нажать кнопку «Движение документа». Далее следует проставить галочку в пункте «Ручная корректировка». После этого в документ модно внести необходимые изменения и правки.

После выправки ордера нажимается кнопка «Записать». Далее нажимается кнопка «Приходный кассовый ордер», возле кнопки нарисован значок принтера.

На распечатанном ордере ставятся необходимые подписи и печать. Вдоль разрывной линии отделяется квитанция, которая передается получателю. Сам ордер сохраняется в бухгалтерии.

Преимущества и недостатки

Возможность онлайн заполнения приходного кассового ордера не означает, что нельзя заполнять документ на компьютере в режиме оффлайн или вручную.

Все эти варианты имеют место быть. Что касается именно онлайн создания приходника, то можно отметить такие преимущества как:

Отсутствие необходимости внесения общих данных при заполнении каждого нового приходного ордера	Все нужные обязательные сведения система запоминает и проставляет сама
В памяти программы сохраняются данные о постоянных покупателях	Что позволяет быстро заполнить графу «Принято от»
Не нужно следить за нумерацией	Которая происходит автоматически
Возможность ошибок сведена до минимума	К тому же при необходимости неправильно вписанные данные можно сразу же исправить
Требуется минимум времени	На заполнение ордера

К недостаткам можно отнести ситуации, когда Интернет недоступен. Это может случиться вследствие проблем у провайдера, при профилактических работах или повреждении кабеля. В таком случае пользоваться готовым образцом более удобно.

Возможность заполнения приходного кассового ордера онлайн значительно облегчила процесс ведения бухучета.

Автоматизация процедуры заметно экономит время и снижает в разы вероятность ошибок. При этом недостатки онлайн программ практически не ощущаются, являясь скорее исключением из правил.