Управление предприятием или организацией требует особого подхода со стороны руководства. Сотрудники должны получать чёткие и понятные распоряжения, касающиеся текущих задач, структуры управления и организации основной деятельности. Для этого выпускаются специальные нормативно-правовые акты, которые также называют просто «приказами». Все они обязательно фиксируются, а для этих целей ведётся полный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения формы необходимо сразу принять на вооружение.

Важно помнить о том, что подобные книги предназначены не только для внутреннего пользования организации. Различные контролирующие органы периодически проверяют документацию, включая нормативные акты по основной деятельности компании. В связи с этим следует не только своевременно фиксировать их, но и оформлять в соответствии со всеми правилами.

Правовые акты для управления организацией

На любом предприятии принято вести журнал по регистрации приказов. Для этого руководству следует сразу определить круг обязанностей различных сотрудников, а также назначить ответственного за книги учёта управленческих документов. Как правило, на эту роль выбираются работники бухгалтерии или кадрового отдела. Им постоянно приходится работать с многочисленными бумагами, так что для этого потребуются соответствующие знания.

Есть несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание при ведении управленческой документации:

• форма отчётности должна соответствовать законодательству РФ;
• вся распорядительная документации обязательно хранится в архиве в течение установленного срока;
• журнальные записи делаются своевременно и точно.

Обратите внимание: согласно действующему законодательству наличие таких журналов обязательно, однако при этом не установлены строгие требования относительно формы. В связи с этим руководство компании может выбрать бумажный или электронный вариант по своему усмотрению.

Ведение внутренней документации закреплено законом за любой организацией

Приказы по основной деятельности

Как уже было сказано выше, отличительной особенностью этих документов является то, что приказы данного типа относятся к организации или коллективу в целом, а не к отдельному сотруднику.

Сюда можно отнести различные виды распоряжений:

• о назначении или досрочном освобождении от должности директора;
• о формировании нового отдела;
• о принятии рабочего расписания и графика смен;
• об установлении внутреннего распорядка;
• о назначении коллективной ответственности;
• о сокращении численности сотрудников или переводе в другие отделы.

Так как многие решения влияют на всю деятельность компании в бессрочной перспективе, то и документы также будут храниться постоянно. В связи с этим обязательно должна правильно заполняться книга учёта приказов по основной деятельности, образец которой помогает решить многие юридические и организационные вопросы.

Следует уточнить, что назначения на руководящие должности (директор, главбух, начальник отдела) относится именно к основной деятельности организации, а не к личным приказам по персоналу. Иногда с этим возникает путаница, которая приводит к неприятным последствиям уже во время проверок.

Образец журнала регистрации приказов

Сегодня для многих организаций удобен именно электронный вариант журнала, так как это позволяет существенно сэкономить время на заполнение и элементарно место для хранения документации. Хотя во время проверок контролирующих органов обычно требуются журналы именно в бумажном виде.

Любой приказ отличает несколько основных аспектов:

• форма управления, действующая на основе единоначалия;
• решение оперативных задач;
• постановление задачи перед определёнными сотрудниками или всем коллективом в целом.

Руководитель организации обычно инициирует издание правового акта. Однако, формированием конкретного текста он может заниматься как лично, так и поручить эту задачу начальникам отделов или ответственным специалистам. Сложностей с этим как правило, не возникает, так как достаточно просто скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Он доступен по этой ссылке. Это позволит разобраться со всеми бюрократическими моментами и исключить сложности.

Обратите внимание: в некоторых ситуациях, когда подобные акты затрагивают сложные организационные вопросы или комплексные задачи, собирается комиссия из различных сотрудников или представителей разных отделов. Они совещаются вместе, чтобы вынести окончательное решение. После этого оно обязательно фиксируются в соответствующей книге, и заверяется подписью.

Особенности ведения книги приказов

Долгое время организациям было поручено вести именно бумажную документацию. Естественно, из-за этого возникало множество сложностей, потому что элементарно такой большой объём бумаги было просто трудно хранить. В наше время на помощь приходят современные технологии, а законодательство становится мягче по отношению к индивидуальным предпринимателям и руководителям небольших компаний. Сегодня допускается использования программы 1С, облегчающей ведение различные формы учёта. Если приложение способно правильно присваивать регистрационные номера всем актам непосредственно при формировании, тогда можно ограничиться только электронной базой данных.

Вся документация должна формироваться в соответствии с типом и сроком хранения.

Обычно выделяют несколько основных категорий:

• наложение взысканий или поощрения сотрудников;
• командировочные документы;
• одобрение отпусков;
• расчёт, приём или перевод работников.

Обратите внимание: эти разновидности документов могут оформляться отделом кадров. Однако основная деятельность лежит исключительно в ведении директора.

Внесение данных в журнал

Регистрация приказов – это процедура внесения соответствующих записей в журнал. Сначала издаётся сам приказ в виде заверенного документа, после чего регистрационный номер и дата исполнения вносятся в журнал. Это фактически является подтверждением факта создания и дальнейшего принятия нормативно-правового акта. Таким образом,  именно процедура регистрации придаёт юридическую силу, а не подпись или печать на бумаге.

Делопроизводство организуется в соответствии с установленными правилами.

Вся процедура делится на несколько этапов:

• директор или иной руководитель утверждает непосредственно документооборот;
• назначение ответственных лиц и повышение эффективности, чтобы документы двигались внутри организации без задержек;
• создание необходимых условий для хранения любой документации;
• установление форм ведения и распоряжения хозяйством.

Внутренние управленческие документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля в организации

Правила заполнения журналов и оформление документов

Любая книга с приказами предназначается для хранения в архиве. Её назначение заключается в фиксации распоряжений, а также в предоставлении возможности в любой момент проверить постановления об основной деятельности.

Требуется учитывать следующие правила заполнения:

• на титульном листе заглавными буквами пишется название компании;
• обязательно указывается дата начала нового журнала;
• в первых графах проставляется порядковые номера записей;
• во второй графе пишутся персональные данные ответственного кадрового работника;
• номера самих приказов выставляются в третьей графе;
• четвёртая графа предназначена для даты;
• в пятой графе записываются данные о сотрудниках или отделе, на который распространяется приказ;
• в шестой графе записывается само содержание в краткой форме.

Все бумаги в конечном итоге попадают в специальный журнал. Соответственно нужно ознакомиться с образцами и установить шаблоны. Сотрудники в дальнейшем будут подчиняться этим правилам.Указания, касающиеся организации делопроизводства, уже утверждены федеральными органами. В частности имеются распоряжения Росархива, касающиеся в первую очередь требуется нумеровать и проставлять даты. Обычно срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности соответствует сроку самих приказов, а они в свою очередь должны храниться постоянно.