Каждый человек, трудящийся в организации на официальной основе, должен знать не только о своих обязанностях, но и правах. Отношения работодателя и подчинённого регулируются Трудовым Кодексом РФ, в котором изложены все возможности сотрудника. Одной из них является неявка на рабочее место, что считается нарушением. Напротив, руководство компании часто разрешает человеку отдохнуть, но для этого важно правильно написать заявление на отгул. Из этой статьи вы узнаете, в каких ситуациях и кому можно просить внеплановый выходной, а также научитесь составлять заявление согласно установленным требованиям.

Общие сведения об отгулах

В Трудовом Кодексе Российской Федерации такого определения не существует. Официальное название такого выходного – административный отпуск, который не оплачивается организацией. Он может быть продолжительностью в 1 или несколько дней. Отгул – это дополнительный выходной день в производственном календаре. Он не должен совпадать с общими выходными, которые предоставляются всем сотрудникам. Данный временной период может быть как предварительно отработанным (в данном случае заработная плата сохраняется), так и взятым за счёт работника без его предварительной отработки.

Существует ряд обозначенных обстоятельств, при которых фирма обязана предоставить отгул, оплатив его:

• донорство в виде сдачи крови (освобождается в день сдачи и после него – можно использовать в любое время в течение года);
• труд в выходные дни (предоставляется либо двойная оплата, либо дополнительный оплачиваемый выходной);
• предварительно отработанные сверхурочные часы (продолжительностью не менее отработанного времени).

Примечание. Несмотря на то, что человек может пойти сдавать кровь по собственному желанию, за ним всё равно сохраняется зарплата (статья 186 ТК РФ).

Помимо строго оговоренных правил во многих компаниях действует своя рабочая обстановка и внутренний Устав. Порой это выражается в лояльности начальства к подчиненным, неформальном общении или личных договоренностях. Исходя из этого, появляется ещё несколько оснований для оплачиваемого отгула:

• выполнение или перевыполнение трудового плана;
• усердные профессиональные старания;
• оказание услуги руководству;
• хорошо выполненная работа (поощрение);
• выполнение задач в сжатые сроки.

Несмотря на то, что есть нормативные и ненормативные поводы для отгула, его всё равно необходимо согласовывать с начальством. Даже если вы заработали свой дополнительный выходной, и директор обязан предоставить за это отгул, по закону вы всё же не можете уходить, не осведомив его. Такой поступок считается нарушением. Именно поэтому нужно написать заявление. Так вы предупреждаете руководство и соблюдаете регламент.

Стоит учитывать, что руководитель вправе отказать работнику в предоставлении отгула за свой счёт (за исключением некоторых случаев, рассмотренных далее). В данном случае закон будет на его стороне. Поэтому оправдания «мне очень нужно» не помогут регулированию вопроса в пользу подчинённого.

Когда отгул не связан с каким-либо конкретным событием, то его дата согласовывается между директором и подчинённым. Последний может попросить приплюсовать заработанные отгулы к предстоящему отпуску (при этом неважно – к оплачиваемому или административному).

Кто может претендовать на отгул и как часто его можно брать

Отгул может взять каждый сотрудник организации. Обычно всем предоставляется возможность отдохнуть лишних 2-4 дня. Но продолжительный отдых (без сохранения заработной платы) положен только отдельным категориям трудящихся:

• пенсионеры – 2 недели ежегодно;
• студенты – от 10 дней до 4 месяцев (зависит от этапа обучения);
• инвалиды – 60 дней ежегодно;
• подчинённые, работающие по совместительству – требуемое количество дней (обсуждается с руководством);
• участники ВОВ – 35 дней ежегодно;
• женщины, трудящиеся в деревнях, сёлах и рабочих посёлках – 1 день ежемесячно;
• супруги и родители погибших военнослужащих – 14 дней;
• вступающие в брак – 5 дней;
• провожающие в последний путь близких родственников – 5 дней;
• сотрудники, ставшие родителями – 5 дней;
• имеющие двух и более детей в возрасте до 14 лет – 14 дней в год;
• имеющие несовершеннолетнего ребёнка-инвалида – 14 дней;
• матери- или отцы-одиночки, воспитывающие ребёнка до 14 лет – 14 дней.

В вышеуказанных случаях работодатель не имеет права отказать в отгуле.

За ранее отработанное время

Нормативная база, заключённая в законодательстве, запрещает подчинённому брать отгул самовольно, без предупреждения руководства. Также нельзя сначала пропустить трудовые будни, а затем отработать это время отдыха или оформить пропущенный день «задним числом», то есть впоследствии. Все описанные действия считаются прогулом влекут за собой наказания, выговор начальства или лишение премии.

Дело в том, что при отсутствии подчинённого в стенах предприятия с ним может случится всё что угодно. Если у начальства нет его заявления на дополнительный выходной день, то именно руководителю придётся отвечать за здоровье и безопасность сотрудника. Ведь подразумевается, что он был на работе.

Правильным будет оформить дополнительный выходной заранее, учитывая все установленные правила:

• Предупредите руководителя о том, что вы хотели бы взять отгул. При этом уточните конкретную дату, в которую вы не планируете приходить на работу. Это позволит откорректировать рабочий процесс, в котором ранее планировалось ваше участие. Стоит быть готовыми к тому, что директор может отказать вам в отгуле на выбранную дату. Такое решение возможно при двух обстоятельствах:

— причина отсутствия сотрудника не является уважительной;

— в назначенный день на работе планируется важное мероприятие с участием сотрудника.

• Напишите заявление на отгул. Укажите в нём желаемую дату отгула, причину отсутствия, а также указание дней, которые вы предварительно отработали. Сначала в «шапке» документа (в правом верхнем углу) пишется должность руководителя, его фамилия с инициалами. Ниже следуют аналогичные данные подчинённого. Затем идёт слово «заявление». Поскольку в Трудовом Кодексе нет слова «отгул», то вместо этого него нужно писать «дополнительный выходной за ранее отработанное время». Составлять документ разрешается и в письменном, и в печатном виде. Можно использовать готовый образец или составить заявление в свободной форме. При этом неважно, на чём оно изложено – на обычном чистом листе А4 или фирменном бланке компании.
• Вручите заявление директору. Он, в свою очередь, должен принять документ, ознакомиться с его содержанием и подписать, если согласен дать подчинённому отгул. Дальше на основании заявления составляется приказ, с которым знакомят подчинённого. Только после этого выходной считается оформленным.

Написать заявление на отгул за ранее отработанное время можно по данному образцу:

Примечание. Не разрешается оформлять отгул после того, как фактически он уже был использован. Несмотря ни на какие обстоятельства, нельзя писать заявление на дополнительный выходной постфактум. Если у вас случилось нечто внеплановое, отчего вы не можете явиться на работу, чтобы оформить отгул, позвоните коллеге или руководителю и попросите от вашего имени написать данное заявление. В отдельных случаях такое решение допускается. А махинации с написанием заявления «задним числом» являются нарушением закона.

В Трудовом Кодексе ничего не сказано о точных сроках, в которые сотрудник должен воспользоваться отгулом за ранее отработанное время. Не указано и количество дней, которое необходимо предварительно отработать, чтобы потом отдыхать сразу несколько суток. Выбор даты и продолжительности отгулов остаётся за работником. Также оказать своё влияние на его решение может руководство.

В счет отпуска

Для того чтобы взять отгул, необязательно предварительно отработать это время. Можно взять один или несколько дней из оплачиваемого ежегодного отпуска. Этот способ подходит тем сотрудникам, которые трудятся в организации более полугода.

В Трудовом Кодексе предусмотрено основное правило, по которому разрешается брать отгул в данном случае. Важно, чтобы от 28 календарных дней, положенных каждому работнику, 14 дней сохранялись единым непрерывным сроком (статья 125 ТК РФ). Остальное же время допускается использовать по собственному усмотрению. В заявлении необходимо указать желаемое количество дней отгулов, а также дату, с которой начинается отсчёт. Если вы хотите взять несколько дней с рабочими перерывами, то следует указать все конкретные даты отгулов.

За свой счёт

Если сотрудник работает в организации менее 6 месяцев или ежегодный оплачиваемый отпуск уже использован, то можете воспользоваться таким вариантом. В заявлении нужно написать фразу «Прошу предоставить мне административный отпуск за свой счёт» и указать повод неявки на рабочее место. Чаще всего в документе ссылаются на семейные обстоятельства. Данная причина вполне приемлема.

Заявление на отгул за свой счёт можно написать по данному образцу:

Административный отпуск не оплачивается предприятием. Оплата за период отсутствия вычитается из общего оклада. Руководство может не согласиться подписать заявление сотрудника (кроме установленных законом случаев, рассмотренных выше).

Иногда для подтверждения уважительной причины подчинённому приходится предоставлять соответствующие документы, например, свидетельство о смерти. Свидетельства о браке и рождении детей выдаются госучреждениями спустя несколько дней после самого события. Поэтому предоставить их начальству заранее не получится. В этом случае в заявлении указывается ссылка на подтверждающий документ и указание даты, в которую он будет предоставлен.

Дополнительная информация по оформлению

Законодательство предусматривает различные ситуации, связанные с предоставлением и использованием отгулов. Давайте с ними ознакомимся:

1. Вахтовики могут претендовать отгулы за тяжелую работу (статья 301 ТК РФ). Дополнительные выходные дни оплачиваются организацией по среднему тарифу.
2. Если рабочий коллектив предприятия проходил обязательный медицинский осмотр и сотрудник при этом посещал врачей в свой выходной, то ему также положен отгул.
3. Привлечение коллектива на субботники и другие массовые мероприятия обязательно должны компенсироваться дополнительным выходным днём.
4. Работающий пенсионер имеет право в течение 14 недель брать отгулы по пятницам. Таким образом, формируя себе укорочённую трудовую неделю и продолжительный отдых, что очень выручает в преклонном возрасте. Отказ руководства в удовлетворении требования пожилого подчинённого может повлечь штраф в 50 000 рублей.
5. Если подчинённого попросили выйти на работу в его законный выходной, то ему в данном случае положена двойная оплата труда. Но существует и альтернативный вариант, а именно компенсация второй оплаты одним днём отгула (статья 153 ТК РФ).
6. Аналогичный вид компенсации полагается тем труженикам, которых привлекли к дополнительным задачам сразу после окончания основного рабочего дня. Подобная сверхурочная работа оплачивается отгулом или оплатой в полуторном размере (статья 152 ТК РФ). Но поскольку чаще всего дополнительная работа занимает не полную смену, а несколько часов, то предоставить за них целый день отгула несоразмерно. В таких случаях часы сверхурочных смен суммируются. Когда накапливается полноценная трудовая смена, сотрудник может получить отгул.
7. Трудовой Кодекс разрешает работодателю отзывать сотрудника из заслуженного отпуска и вовлекать его в рабочий процесс. Но допускается такая просьба лишь в ряде чрезвычайных ситуаций, например, для предотвращения последствий чрезвычайного происшествия. В этих случаях согласие работника не требуется. В остальных ситуациях принудить отдыхающего к подобному действию незаконно — работник вправе ответить отказом (статья 113 ТК РФ).

Знание нормативной базы и указаний конкретных статей необходимо каждому работнику. Это поможет отстоять свои права при возникновении конфликтов с работодателем. На закон и отдельные статьи Трудового Кодекса можно ссылаться в заявлении при обозначении своей позиции и доказательстве правоты.