Выдача трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника должна производиться работодателем в установленные законодательством сроки и с полным соблюдением всех правил и формальностей. Чтобы не допустить ошибок, избежать проблем и споров, руководителю предприятия или кадровому специалисту лучше изучить все нюансы заранее.

Кто может забрать трудовую книжку сотрудника?

Если увольнение работника – дело решенное, то работодатель должен произвести выдачу трудовой книжки. Причем сделать это возможно несколькими способами:

  1. Лично в руки. Это наиболее простой и распространенный вариант. Он избавляет работодателя от дополнительных финансовых проблем и обязательств. В самой книжке кадровик проставляет дату увольнения и другие факты, подписывает и ставит печать. Обязательно в трудовой ставится отметка об ознакомлении с записью работника. Свою подпись увольняющийся проставляет при получении документов. Чтобы в дальнейшем избежать возможных споров, следует сделать запись о выдаче книжки в соответствующем журнале или попросить написать работника расписку с указанием даты получения документов.
  2. Отправка по почте. Этот вариант используется, если сотрудник не может явиться по прошлому месту работы (находится в другом городе, лежит в больнице) или игнорирует работодателя умышленно. В таком случае документы могут быть отправлены заказным письмом по почте. Важно, чтобы оно было с уведомлением – так на руках у работодателя останется доказательство получения трудовой уволенным сотрудником.
  3. Через доверенное лицо. Причем обязательным условием является наличие у явившегося за трудовой книжкой лица доверенности, заверенной у нотариуса. Дополнительно работодатель должен потребовать предъявить паспорт, чтобы сверить его данные с теми, что указаны в доверенности. Доверенное лицо в трудовой не расписывается, а вот во внутренних документах свою подпись ставит (журнал учета трудовых).

Чтобы у недобросовестного сотрудника не возникло повода для инициации судебного спора, работодателю стоит обезопасить себя, собрав все подтверждающие документы в личном деле (уведомления, расписки, копии доверенностей).

Порядок заполнения и выдачи

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности, к заполнению которого работодатель должен подходить очень ответственно. Важно минимизировать шанс появления в документе ошибок. Идеально, если у кадрового специалиста под рукой будут все нормативные акты, связанные с ведением, заполнением и хранением трудовых книжек, а именно:

  • ТК РФ (описаны особенности заполнения и передачи документа);
  • Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года (приведены правила внесения записей в трудовую, описаны возможные формы ответственности, а также сроки хранения документа);
  • Приказ Минкомсвязи России № 234 от 31 июля 2014 года (поможет правильно совершить отправку трудовой по почте).
Это интересно:  Плюсы и минусы регистрации ИП

Ознакомившись со всеми НПА, кадровый специалист может заниматься ведением трудовых. Эта необходимость возникает на протяжении всего срока работы сотрудника: при приеме на работу, изменении названия и организационно-правовой формы, смене должности и, конечно же, увольнении. При расторжении трудового договора важно оформить все документы верно, особенно трудовую – ведь если что-то там будет сделано не так, новый работодатель может отказать в приеме до исправления сведений. Поэтому при увольнении сотрудника лучше действовать в полном соответствии со следующим алгоритмом:

  1. составить и заполнить все внутренние документы (приказ об увольнении, личное дело);
  2. проверить наличие всех предыдущих записей в трудовой книжке (по закону все записи должны производиться после появления соответствующего приказа или иного устанавливающего документа, если вдруг таковые отсутствуют, важно внести их);
  3. установить причину увольнения и ее точную формулировку для внесения записи в трудовую (важно, чтобы в тексте была ссылка на конкретную статью ТК РФ, причем безо всяких сокращений вроде «п., ч. ст.»);
  4. проставить номер и дату записи;
  5. вписать формулировку увольнения;
  6. указать реквизиты правоустанавливающего документа (обычно им является приказ);
  7. проставить данные ответственного лица, подпись (руководителя предприятия) и печать;
  8. сделать запись об ознакомлении для работника, оставив место для его подписи и указав фамилию и инициалы.

После заполнения документа нужно еще раз все перепроверить, убедиться в наличии записей в других разделах трудовой (награды, поощрения). Только после этого книжка выдается на руки сотруднику в день увольнения. Причем он должен предварительно расписаться в приказе и иных документах. При неявке сотрудника трудовая остается у работодателя до востребования. Сроки хранения этого документа достигают 50 лет – ровно столько придется обеспечивать сохранность.

Когда нужно выдать?

Законодательно установлен срок выдачи трудовой книжки при увольнении. В ст. 84.1 ТК РФ говорится, что выдать этот документ сотруднику работодатель должен в последний день работы, то есть в день увольнения. Саму запись нужно внести в документ за день до выдачи или непосредственно перед приходом сотрудника.

Сложности могут возникнуть, если сам сотрудник за книжкой не является. Однако в этом случае ответственности за невыдачу работодатель не несет. Штраф предусмотрен только тогда, когда сотрудник пришел в день увольнения или позднее за трудовой, а ему отказались ее выдавать. Тогда в отношении работодателя предусматриваются следующие формы ответственности:

  • штраф организации в размере 30 000 – 50 000 рублей;
  • штраф должностному лицу 1 000 – 5 000 рублей.
Это интересно:  Правила и образец заверения трудовой книжки для банка, получения субсидий, начисления пенсионных выплат

Более того, при обращении бывшего сотрудника в суд, он может рассчитывать на денежную компенсацию материального вреда. Вот почему за своевременностью выдачи трудовой необходимо следить особо тщательно. В последствии это избавит работодателя от возможных судебных тяжб и финансовых потерь.

Поделитесь в соц.сетях:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *