Выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника должна производиться работодателем в установленные законодательством сроки и с полным соблюдением всех правил и формальностей. Чтобы не допустить ошибок, избежать проблем и споров, руководителю предприятия или кадровому специалисту лучше изучить все нюансы заранее.

Кто может забрать трудовую книжку сотрудника?

Если увольнение работника – дело решенное, то работодатель должен произвести выдачу трудовой книжки. Причем сделать это возможно несколькими способами:

1. Лично в руки. Это наиболее простой и распространенный вариант. Он избавляет работодателя от дополнительных финансовых проблем и обязательств. В самой книжке кадровик проставляет дату увольнения и другие факты, подписывает и ставит печать. Обязательно в трудовой ставится отметка об ознакомлении с записью работника. Свою подпись увольняющийся проставляет при получении документов. Чтобы в дальнейшем избежать возможных споров, следует сделать запись о выдаче книжки в соответствующем журнале или попросить написать работника расписку с указанием даты получения документов.
2. Отправка по почте. Этот вариант используется, если сотрудник не может явиться по прошлому месту работы (находится в другом городе, лежит в больнице) или игнорирует работодателя умышленно. В таком случае документы могут быть отправлены заказным письмом по почте. Важно, чтобы оно было с уведомлением – так на руках у работодателя останется доказательство получения трудовой уволенным сотрудником.
3. Через доверенное лицо. Причем обязательным условием является наличие у явившегося за трудовой книжкой лица доверенности, заверенной у нотариуса. Дополнительно работодатель должен потребовать предъявить паспорт, чтобы сверить его данные с теми, что указаны в доверенности. Доверенное лицо в трудовой не расписывается, а вот во внутренних документах свою подпись ставит (журнал учета трудовых).

Чтобы у недобросовестного сотрудника не возникло повода для инициации судебного спора, работодателю стоит обезопасить себя, собрав все подтверждающие документы в личном деле (уведомления, расписки, копии доверенностей).

Порядок заполнения и выдачи

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности, к заполнению которого работодатель должен подходить очень ответственно. Важно минимизировать шанс появления в документе ошибок. Идеально, если у кадрового специалиста под рукой будут все нормативные акты, связанные с ведением, заполнением и хранением трудовых книжек, а именно:

• ТК РФ (описаны особенности заполнения и передачи документа);
• Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года (приведены правила внесения записей в трудовую, описаны возможные формы ответственности, а также сроки хранения документа);
• Приказ Минкомсвязи России № 234 от 31 июля 2014 года (поможет правильно совершить отправку трудовой по почте).

Ознакомившись со всеми НПА, кадровый специалист может заниматься ведением трудовых. Эта необходимость возникает на протяжении всего срока работы сотрудника: при приеме на работу, изменении названия и организационно-правовой формы, смене должности и, конечно же, увольнении. При расторжении трудового договора важно оформить все документы верно, особенно трудовую – ведь если что-то там будет сделано не так, новый работодатель может отказать в приеме до исправления сведений. Поэтому при увольнении сотрудника лучше действовать в полном соответствии со следующим алгоритмом:

1. составить и заполнить все внутренние документы (приказ об увольнении, личное дело);
2. проверить наличие всех предыдущих записей в трудовой книжке (по закону все записи должны производиться после появления соответствующего приказа или иного устанавливающего документа, если вдруг таковые отсутствуют, важно внести их);
3. установить причину увольнения и ее точную формулировку для внесения записи в трудовую (важно, чтобы в тексте была ссылка на конкретную статью ТК РФ, причем безо всяких сокращений вроде «п., ч. ст.»);
4. проставить номер и дату записи;
5. вписать формулировку увольнения;
6. указать реквизиты правоустанавливающего документа (обычно им является приказ);
7. проставить данные ответственного лица, подпись (руководителя предприятия) и печать;
8. сделать запись об ознакомлении для работника, оставив место для его подписи и указав фамилию и инициалы.

После заполнения документа нужно еще раз все перепроверить, убедиться в наличии записей в других разделах трудовой (награды, поощрения). Только после этого книжка выдается на руки сотруднику в день увольнения. Причем он должен предварительно расписаться в приказе и иных документах. При неявке сотрудника трудовая остается у работодателя до востребования. Сроки хранения этого документа достигают 50 лет – ровно столько придется обеспечивать сохранность.

Когда нужно выдать?

Законодательно установлен срок выдачи трудовой книжки при увольнении. В ст. 84.1 ТК РФ говорится, что выдать этот документ сотруднику работодатель должен в последний день работы, то есть в день увольнения. Саму запись нужно внести в документ за день до выдачи или непосредственно перед приходом сотрудника.

Сложности могут возникнуть, если сам сотрудник за книжкой не является. Однако в этом случае ответственности за невыдачу работодатель не несет. Штраф предусмотрен только тогда, когда сотрудник пришел в день увольнения или позднее за трудовой, а ему отказались ее выдавать. Тогда в отношении работодателя предусматриваются следующие формы ответственности:

• штраф организации в размере 30 000 – 50 000 рублей;
• штраф должностному лицу 1 000 – 5 000 рублей.

Более того, при обращении бывшего сотрудника в суд, он может рассчитывать на денежную компенсацию материального вреда. Вот почему за своевременностью выдачи трудовой необходимо следить особо тщательно. В последствии это избавит работодателя от возможных судебных тяжб и финансовых потерь.