Типовые формы первичных учетных документов

Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций.

Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством.

Вы не знаете, как отразить совершенную операцию в компании? Тогда следующие сведения об обязательных для использования формах будет как нельзя кстати.

Важные аспекты ↑

Выясним, что предполагает использование документов такого плана.

Что это такое?

Все данные проведенной деятельности хозяйственного характера должны подтверждаться первичными документами (часть 1 ст. 9 ФЗ № 402 от 6.12.2011).

Форму такого документа может утвердить сама компания по представлениям лиц, которые следят за ведением бухучета (часть 4 той же статьи).

Данные документы принимаются к учету, если они составлены по всем правилам, установленным законодательством.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относят:

  • название;
  • дата, когда он составлен;
  • название субъектов экономики, что составляют документ;
  • содержание фактов проведения операции;
  • размер натурального денежного измерения такого факта;
  • должности лиц, что совершили сделку;
  • их подписи.

Первичная бухгалтерская документация может составляться на бумажных или электронных носителях (часть 5 ст. 9 ФЗ № 402).

Первичная бухгалтерская документация – письменное свидетельство того, что хозоперации имеют юридическую силу и не должны поясняться или детализироваться.

К учету можно принять только документ, что правильно оформлен. Что такое типовая форма? Это любой материальный носитель данных.

Типовой формой считают унифицированную форму документов, что отражена в альбоме унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ. Такие бланки компании не обязаны использовать.

Если же унифицированная форма утверждена федеральным законом, тогда ее использовать предприятие обязано (Информация Министерства финансов от 4.12.2012 № ПЗ-10/2012).

То есть, руководство вправе решать самостоятельно – использовать унифицированный или свой разработанный бланк.

Типовые – формы, что используются для регистрации ряда фактов, характеризующихся однородностью и распространенностью.

Их классификация

По назначению первичную документацию можно поделить на:

Распорядительную Приказ, распоряжение, задание. Такие документы не подтвердят факт проведения операции, а значит не могут быть основанием для учетной записи
Исполнительную (оправдательную) Накладная, лимитно-заборная карта, наряд и т. п.
Бухгалтерского оформления Нужны для того, чтобы можно было подготовить исполнительную и распорядительную документацию. Это документы по учету основных средств, сырья, материалов, кассовых и банковских операций, НДС
Комбинированную Характеризуется наличием признаков распорядительной, исполнительной документации и документов бухгалтерского оформления

В зависимости от объема содержащейся в документации информации или по порядку подготовки бланков, выделяют:

Первичный Составляют при проведении операции
Сводный Подготавливают на основании первичной документации

В зависимости от способа применения документов:

Накопительный Составляется за определенные временные промежутки
Разовый

В зависимости от места составления выделяют:

Внутреннюю документацию Путевой лист, кассовый ордер, акт и т. д.
Внешнюю Товарная транспортная накладная, счет-фактура

В зависимости от количества учетных позиций:

  • однопозиционная документация;
  • многопозиционная.

В зависимости от содержания хозопераций:

Материальная Приходные ордера, накладные
Денежная Используют, чтобы оформить операции с наличностью и безналичными средствами компании – приходные и расходные ордера
Расчетная Чтобы оформить расчетные отношения компаний – счета-фактуры

Действующие нормативы

В первичных документах должны отражаться данные, что нужны для формирования полной картины о совершенной операции. Весь перечень требований установлен ФЗ № 129 от 21 ноября 1996.

Если компания самостоятельно разрабатывает формы, она должны учесть все требования, что устанавливаются законодательством.

Разрабатываются и утверждаются альбомы унифицированных бланков первичных документов Госкомитетом Российской Федерации (согласно Постановлению от 8.08.1997 № 835).

Актуально также Постановление правительства РФ от 29.05.1998 № 57а и Министерства финансов от 18.06.1998 № 27н.

О внесении дополнительных реквизитов говорится в Приказе Министерства финансов от 29.07.1998 № 34н.

Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? ↑

Первичный учетный документ должен быть составлен в соответствии с правилами, установленными нормативной документацией.

Рассмотрим, какие типовые формы, применяемые в автономных учреждениях и иных предприятиях, что осуществляют определенный вид деятельности.

Это интересно:  Как самостоятельно проверить благонадежность контрагента?

По учету основных средств

Формы утверждено Постановлением от 21.01.2003 № 7.

ИНВ-1 Бланк, отражающий опись инвентаря основных средств
ИНВ-10 Акт, что составляется, когда проводится инвентаризация ремонта ОС, который не был закончен
ИНВ-18 Документ, который является ведомостью для сличения результатов проведения инвентаризации ОС
ОС-1 Акты, отражающие сведения приема и передачи объектов ОС
ОС-1б Акты, что отражают факт приема и передачи нескольких объектов ОС (не учитывая объекты недвижимости)
ОС-2 Накладные, позволяющие переместить ряд объектов ОС внутри компании
ОС-3 Акты, отражающие операции приема-сдачи проведенного восстановления и улучшения объекта основного средства
ОС-4 Акт, которым отражено, что ОС ликвидировано
ОС-4а Образцы актов о ликвидации транспорта
ОС-6 Документ, именуемый инвентарной карточкой учета объектов основных средств
ОС-7 Документ, что является описью инвентарной карточки по учету ОС
ОС-11 Образцы инвентарных книг, с помощью которых осуществляется учет данных объектов
ОС-14 Акты, отражающие прием/поступление оборудования
ОС-15 Акт, что отражает прием/передачу оборудования на монтажные работы
ОС-16 Акт, что отразит обнаруженные недостатки оборудования

По учету затрат на производство

Затраты, что учитываются при определении объектов обложения налогов, признают на базе первичной документации.

Учитывая вид затрат, выделяют, к примеру, такие формы:

М-8, М-9 Образцы лимитно-заборных карточек
М-10 Форма акта-требования о замене материалов
М-11 Бланк накладной, в которой выражено требование на отпуск материалов (согласно Минстату от 21 июля 1996 № 193)
Т-49 Расчетная платежная ведомость
4-С, 4-П Путевой лист грузового транспортного средства

Среди прямых затрат на оплату труда:

П-6 Бланк расчетной платежной ведомости сотрудника
П-7 Бланк сводной расчетной платежной ведомости
П-5 Образец табеля учета того, как используется рабочее время (согласно Приказу от 5 декабря 2008 № 489)

Используют и такие формы первичных документов:

  • ведомости, которыми начисляется амортизация;
  • ведомости, которыми распределяются общепроизводственные затраты;
  • акт выполненной работы;
  • авансовая отчетность;
  • документы бухгалтера о списании и начислении иных затрат и т. д.

По учету готовой продукции

Это такие бланки:

МX-1 Пример акта, что подтверждает прием-передачу товарных ценностей материального плана на хранение
МX-2 Форма, что является журналом учета товарных ценностей материального плана, что были сданы храниться
МX-3 Акты, что отражают операции, когда такие ценности, что сдавались на хранение, возвращаются
МX-5 Образец журнала учета поступления товара, ценностей там, где он хранится
МX-6 Образец журнала учета затрат товара, товарных ценностей материального характера в месте, где он хранится
МX-18 Форма накладной для передачи готового товара в месте хранения
МX-19 Бланк ведомости, в которой отражается остаток товарных материальных ценностей в месте, где они хранятся
МX-20 Отчетность о том, как движутся товарные ценности
МX-20а Отчетность о том, как движутся товарные материальные ценности
МX-21 Отчетность экспедиторов

Оформляя отгрузку готового товара, применяют типовые формы ТОРГ-12 и М-15.

По учету материалов

Представим несколько форм, обязательных для использования:

М-2 (М-2а) Образец доверенности (используют компании, которые массово получают материальные ценности по доверенностям)
М-4 Форма, что представляет собой приходные ордера (используют при учете материалов, что поступают от поставщика или при переработке; составляется в единственном экземпляре)
М-7 Акты, что отражают прием материала
М-11 Образец накладной, что является требованием
М-15 Накладные, чтобы осуществлять отпуск материалов на сторону
М-17 Форма карточки, с помощью которой осуществляется учет материалов
М-35 Акты, отражающие оприходование ценностей материального характера (когда осуществляется разборка, демонтаж недвижимого объекта, что может использоваться при проведении работ)

При учете объектов, что характеризуются небольшой ценностью и быстро изнашиваемые:

МБ-2 Форма карточки по учету таких предметов
МБ-4 Акты о выбытии таких предметов
МБ-7 Используется при учете спецодежды
МБ-8 Акты об их списании

В случае капитального строительства используют общие журналы работ по форме КС-6.

Правила, в соответствии с которыми должны оформляться поступающие материалы, рассмотрены в Письме Министерства финансов РФ от 29 октября 2002 № 16-00-14/414.

Согласно Методическим указаниям по бухучету материальных производственных запасов (Приказ № 119н от 28 декабря 2001) приемку и оприходование материалов могут оформлять постановлениями на документах поставщиков.

Оттиск штампа должен быть с отражением реквизитов аналогично приходным ордерам.

По учету труда и заработной платы

Об утверждении форм такой первичной документации говорится в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а.

Учет рабочего времени и расчета с работниками по оплате их работы.

Это интересно:  Как проводится реорганизация в форме слияния
Т-12 Табеля по учету такого времени и расчетов
Т-13 Образец табеля по учету времени работу
Т-49 Форма, что является расчетной платежной ведомостью
Т-51, 53 Образец расчетной и платежной ведомости
Т-53а Форма, что представлена журналом, где отражают платежные ведомости
Т-54 Лицевые счета
Т-60 Образец записки (расчета), что отражает предоставление отпуска сотрудникам
Т-61 Пример записки-расчета в случае расторжения трудовых соглашений с сотрудниками
Т-7 Форма акта, которым отражено прием работы, что выполняется по срочным трудовым контрактам, что оформления на период выполнения таких работ

Какой первичный документ применяется для ведения учета труда и заработной платы?

Т-1 Форма приказа о том, что сотрудника принимают на рабочее место
Т-2 Пример личных карточек сотрудников
Т-3 Бланк штатного расписания
Т-4 Форма учетной карточки работников научной сферы, педагогов
Т-5 Форма приказа/распоряжения на перевод работника на иной вид работы
Т-6 Бланк приказа о предоставлении отпусков
Т-7 Форма, что отражает графики отпусков
Т-8 Форма приказа о расторжении трудовых контрактов
Т-9 Данным приказом сотрудника направляют в командировки
Т-10 Приказы, в соответствии с которыми лицо может быть поощрено
Бланк командировочного удостоверения
Форма журнала сотрудников Что выбыли в командировку
Форма журнала лиц Что относятся в кадры фирмы и прибыли из командировки

По учету денежных средств

Рассмотрим актуальные унифицированные формы:

КО-1 Форма приходного кассового ордера
КО-2 Расходные ордера
КО-3 Корма, которая является журналом, где отражают данные о приходной и расходной кассовой документации
КО-4 Форма кассовых книг
КО-5 Форма, что представляет собой книгу учета, где отражаются принятые и выданные кассирами деньги
АО-1 Отчетность по авансам
0402001 Образец объявления на взносы наличностью

По контрольно-кассовой технике стоит использовать такие формы:

КМ-1 Бланк, что имеет вид акта, используемого, чтобы оформить перевод показания суммирующих счетчиков денег на ноль, регистраций контрольного счетчика ККМ
КМ-2 Форма акта, которым отражается операция, когда снято показания аппаратуры, когда она сдается с целью ремонта, а также при возврате ее в компанию
КМ-3 По данной форме составляется бланк, что является актом, отражающим возврат денег покупателю по неиспользованному кассовому чеку
КМ-4 Форма журнала, используемая кассирами-операционистами
КМ-5 Форма журнала, в котором регистрируют показания суммирующего счетчика (денежного и контрольного) кассовой техники, что функционирует без кассиров-операционистов
КМ-6 Бланк справки, что является отчетом кассиров
КМ-7 Данные о показаниях счетчика техники и выручке компании
КМ-8 Образец журнала, которым ведется учет вызовов специалистов, а также регистрируются выполненные работы
КМ-9 Форма акта, на основании которого проводится проверка денег кассы

Каков их срок хранения ↑

В ст. 23 Налогового кодекса России сказано, что документация, которая нужна для осуществления расчетов сумм налогов, хранится не меньше 4 лет.

В ФЗ № 402 готовится о необходимости сохранять первичные бланки, регистры бухгалтерского учета и отчетность по бухгалтерии на протяжении того периода, что установлен порядков архивного дела, но не меньше 5 лет.

Такие сроки установлены Приказов Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.

Чтобы не навлечь ответственность за нарушение правил, предусмотренных ФЗ № 402, стоит хранить документацию не меньше 5 лет.

Начало срока хранения – начало года, что следует за тем периодом, в котором составлено бланки (и их принято к учету).

Для чего хранят первичные документы? – Они в любой момент могут быть изъяты представителями государственных структур для проверки деятельности компании.

Иногда компания вправе использовать и неунифицированные формы, но в таком случае при их разработке стоит учитывать требования к реквизитам данных бланков. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

Хотя зачастую предприятия применяют ряд указанных унифицированных форм. Но и данную документацию стоит заполнять правильно, придерживаясь установленных норм.

Чтобы не сделать ошибку, опирайтесь на примеры, которые есть в интернете. В основном зафиксированные первичные сведения 1 таблицы соответствуют на разных сайтах.

То есть, какой бы образец вы бы не взяли за основу, он будет подготовлен на форме по общим правилам.

Поделитесь в соц.сетях:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *