​Справка о доходах физического лица – документ, который работодателю приходится заполнять довольно часто. Причем конкретно руководители предприятия обычно имеют дело с формой 2-НДФЛ, но существуют и другие форматы этой справки.

Справка о доходах – что это?

Как понятно из названия, справка о доходах отражает сведения о доходах. Она имеет множество форматов. Одни нужны для отчетности налоговых агентов, другие – для получения вычетов, социальных выплат и льгот. Чаще всего работодателю и сотрудникам приходится сталкиваться со справкой 2-НДФЛ. Интересно, что причины ее составления для них будут разными.

Так, работодатель должен ежегодно предоставлять в ФНС сведения о доходах своих сотрудников и исчисленном налоге. Такие данные составляются на бланке формы 2-НДФЛ и передаются в налоговую не позднее 1 апреля следующего года, идущего за отчетным. В 2019 году, например, отчитаться нужно за 2018 год.

Совсем иной формат справки запрашивается самими сотрудниками. Сейчас этот документ выпускается не в форме 2-НДФЛ, а имеет несколько иную структуру. Например, он не имеет номера, сведений о возможности получения налогового вычета.

Когда может потребоваться?

Каждый работодатель знает о своей обязанности своевременно подавать справки 2-НДФЛ на каждого работника в ФНС. Более того, штраф предусмотрен не только за нарушение сроков, но и за отображение неверных сведений.

Обычно вопросом о том, для чего нужна справка о доходах и как правильно заполнить ее, задаются рядовые сотрудники, которые ранее с этим документом не сталкивались. Важно понимать, что эта форма документа заполняется работодателем без участия работника. Ему достаточно запросить ее и вовремя получить. Остальное – дело бухгалтера.

Сегодня обычному человеку все чаще может требоваться справка о доходах, и основанием для этого является не простое любопытство, а необходимость предоставления документа в различные органы. Возможны следующие ситуации, в которых требуют справку о доходах:

• Человек решил взять кредит в банке, а для подтверждения платежеспособности нужна справка о доходах. Требуется она не всегда, но позволяет получить наиболее выгодные условия кредитования (т. к. стабильный доход увеличивает надежность клиента, а значит, банк может полагать, что деньги ему будут выплачивать вовремя). Будьте внимательны, в отличие от обычной формы 2-НДФЛ такая справка о доходах может составляться не за календарный год, а за последние несколько месяцев (обычно за 3 или 6).
• Человек собирается ехать в страну, где предусмотрен визовый режим. Официальное подтверждение доходов в этом случае – стандартная процедура.
• Гражданин хочет оформить на себя или свою семью какую-то льготу, субсидию. Например, пособие для малообеспеченной семьи. Тогда справку о доходах может потребоваться собрать всем членам семьи.
• Для получения налогового вычета. Возникновение права на него может быть связано с получением медицинских услуг, покупкой квартиры или обучением.

Возможны и другие случаи, когда может понадобиться официальная информация о доходах. Например, при проведении судебных разбирательств, усыновлении или даже просто при переходе с одной работы на другую (для установления размера оплаты больничного листа, например).

Порядок получения 2-НДФЛ

Если обычному человеку вдруг потребовалась справка о доходах, а ранее он ее не оформлял, у него возникает закономерный вопрос, как получить этот документ. Сразу нужно сказать, что выдается она только официально трудоустроенным гражданам, т. е. тем, за кого работодатель делает страховые взносы и удерживает налог из зарплаты.

Неработающий человек заработную плату не получает, следовательно, и дохода не имеет. Исключение составляют случаи, когда он появляется благодаря другим источникам, например, от сдачи квартиры в аренду. Но тогда справка может потребоваться разве что для получения налогового вычета в ФНС (но там используется уже другая форма). Причем для этого необходимо, чтобы доход этот был «белым», т. е. его придется показать налоговой и отчислять 13%. В этом случае сведения о своих доходах в справке человек отображает сам.

Чаще всего физические лица имеют официальное трудоустройство и запрашивают справку о доходах у своего работодателя. В этом случае процесс получения довольно прост:

1. Запросите у работодателя справку и обязательно укажите, для каких нужд она требуется (может различаться форма подачи сведений). Обычно письменного обращения не требуется, свою просьбу достаточно озвучить устно. На бумаге писать заявление имеет смысл, если хочется иметь на руках официальное подтверждение обращения.
2. Дождитесь, пока документ будет сформирован. На его составление после обращения сотрудника дается 3 дня. Обязательно при получении проверьте правильность личных данных, отображенных в справке, наличие подписи и печати – без них документ будет недействителен.
3. Предоставьте справку по месту запроса. Помните, что учреждения устанавливают различные сроки действия этого документа. Где-то она может действовать 1 месяц, где-то больше.

Основанием для отказа в выдаче справки работнику может стать несовершение в его пользу каких-либо выплат в течение отчетного периода. На практике такая ситуация возможна, если человек давно уволился с работы, а получить хочет сведения о мнимом доходе.

Когда человек хочет оформить кредит, он нередко просит работодателя предоставить завышенные сведения о доходе. Иногда такие справки выдают и вовсе для тех, кто на предприятии официально не работает. Руководитель организации должен помнить, что такие действия недопустимы. Но, к сожалению, некоторые идут сотрудникам навстречу и фабрикуют справки.

Недопустимо также требовать от работодателя отображать сведения о доходах, к которым он не имеет отношения. Например, если сотрудник имеет дополнительно предпринимательский доход, он должен отчитываться за него лично. Придется заполнять документ самому и при получении имущественного вычета.

Разновидности документа

Работники, как правило, за всю свою жизнь сталкиваются только со справкой о доходах по форме 2-НДФЛ. На самом же деле вариантов отчета в ФНС куда больше. Причем каждая форма справки имеет свое назначение и особенности. Возможны следующие варианты:

• 2-НДФЛ. Наиболее известная и часто запрашиваемая форма справки. В случае подачи ее в ФНС используется единая форма. Такая справка заполняется на каждого сотрудника отдельно.
• 3-НДФЛ. Эта форма появилась недавно – в 2017 году. Причем заполняется она физическими лицами самостоятельно и подается в отдельных случаях. К таковым относятся следующие: человек выиграл в лотерею, получил в дар недвижимость или иное имущество, включая акции (не нужно отчитываться только за подарки, которые были сделаны близкими родственниками), получение дохода из другой страны или иного лица, который не выполняет перед получателем функции налогового агента.
• 4-НДФЛ. Это, пожалуй, самая редкая форма справки. В ней отображаются сведения о предположительном доходе. Передается она адвокатами, лицами, ведущими частую практику, а также предпринимателями, которые работают на ОСНО.
• 6-НДФЛ. Это форма документа появилась только в 2016 году. Она формируется работодателем. В документе отображаются сведения о налоговых удержаниях со всех сотрудников предприятия. Подается такой документ в ФНС раз в квартал и является заменой остальных форм этого документа.

То, как именно передавать справку, зависит больше от желания сотрудника. Обычно граждане приносят ее лично, реже – отправляют по почте или передают через доверенное лицо. Если же подать справку должен работодатель, он делает это лично на бумажном носителе или в электронном варианте (этот способ может быть обязательным – зависит от списочной численности работников).

Что нового?

С 2019 года несколько изменились формы справок о доходах. Касаются эти нововведения формы 2-НДФЛ и документа, передаваемого работниками банкам и иным организациям. Так, для работодателей теперь предлагается заполнять машиноориентированную форму. Она позволяет сотрудникам ФНС после получения сведений на бумажных носителях в автоматизированном режиме сканировать и переводить информацию в электронную форму.

Бумажная форма подачи 2-НДФЛ доступна организациям со списочной численностью до 25 человек. В противном случае сведения обязательно передаются в электронном виде.

Само содержание документа почти не изменилось, просто вместо 5 разделов сделали 3 и 1 приложение. Информация, которая вносилась в справку, осталась той же.

С 2019 года немного упростили и справку, выдаваемую работодателем по требованию сотрудника. Теперь в документе не проставляется номер, признак справки, код ИФНС и номер корректировки. Не нужно здесь делать пометку о праве работника на уменьшение НДФЛ. Действует эта форма с 1 января 2019 года. Само содержание документа осталось прежним, туда вносятся сведения, что вписывались и ранее. Размер налога в ней не указывается.

Скачать бланк справки 2-НДФЛ (новая форма 2019) можно здесь.