Часто участники трудовых отношений не знают правильный порядок выдачи расчетных листков для работников по начислению и удержанию денежных средств. Предоставление данного документа сотрудникам является обязательным и не соблюдение этого требования чревато получением административных штрафов или приостановкой деятельности предприятия. Узнать, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате поможет данная статья.

Процедура выдачи расчетного листка

Согласно требованиям ТК организации обязуются выплачивать заработанные средства работникам не менее двух раз ежемесячно. Периодичность предоставления расчетного листка аналогична, но на практике большинство организаций выдает его только один раз каждый месяц. Это не является нарушением, так как ключевая функция листка — это извещения о том, что произошло удержание или начисление средств.

Обратите внимание: непосредственно на руки работникам отдавать расчетный листок необходимо при выдаче им денег в кассе, а если начисление средств выполняется на расчетный счет в банке, то обязательство по предоставлению листка следует поручить сотрудникам бухгалтерии или руководству отделов.

Часто представители контролирующих органов при проведении проверок требуют подтвердить факт того, что расчетные листки работникам предоставляются по факту. Стоит знать, что процесс их выдачи законодательно не регулируется, и при проверке могут возникнуть сложности с подтверждением того, что вы соблюдаете требования ТК РФ. Стандартным приемом сотрудников инспекции является опрос работников, которые могут и забыть о факте получения листков. Чтобы избежать возможных проблем следует фиксировать время информирования работников о выплатах.

Независимо от того, как работники получают зарплату — наличным или безналичным способом, в бухгалтерии им обязательно должны предоставить расчетный лист

Реализовать механизм контроля можно при помощи специального журнала, где сотрудники будут ставить отметки каждый раз при предоставлении квитанции, или при помощи составляемой ежемесячно ведомости передачи данного информационного бланка. Важным пунктом при проведении операций с расчетными листками является соблюдение требования конфиденциальности. Это условие должно соблюдаться потому, что в документе указаны личные данные работника, а также суммы заработанных средств. Работодатель по требованиям ТК РФ обязан обеспечивать выдачу документа лично в руки сотруднику и защищать информацию, содержащуюся в нем, от попадания в чужие руки.

Составление документа

К сожалению, в государственной нормативной документации образец расчетного листка по зарплате отсутствует. Это значит, что работодатели должны сами разрабатывать и утверждать форму расчетного документа. Нередко для этих целей используются бланки занесенные разработчиками в программное обеспечение, которое применяется для бухгалтерского учета на предприятии.

Расчетный документ должен отображать информацию обо всех начисленных и удержанных средствах за месяц, а кроме того в соответствии с поправками к ТК РФ от апреля 2012 года, в нем должен указываться размер денежной компенсации начисляемой за нарушение сроков выплат.

Опираясь на требования ТК РФ можно составить следующий список граф расчетного листка:

1. Данные работника (Ф.И.О., табельный номер, должность, название отдела)
2. Отрезок времени, за который начисляются выплаты.
3. Фактически отработанное время.
4. Заработанные средства (оклад, премии, надбавки).
5. Оплата больничных листов.
6. Отпускные пособия.
7. Компенсации за задержку выплат.
8. Суммарные данные по начислению.
9. Общая сумма к выдаче.
10. Сумма удержаний (НДФЛ и другие страховые взносы, удержание за участие в профсоюзе, полученные авансом средства, излишне перечисленные ранее суммы, взыскания и все прочие вычеты).

Расчетный лист информирует обо всех выплаченных или удержанных средствах

Помимо финансовых выплат в листок следует включать стоимость различных подарков, так например, цена новогоднего подарка ребенку работника обязательно должна быть отображена в данном документе. Если в организации имеются социальный пакет, выдача продуктов за вредность труда, то все затраты на предоставление этих услуг также фиксируются в расчетном листке. Если возникают проблемы с формированием документа, то можно скачать образец формы расчетного листка по зарплате по этой ссылке. В нем можно найти сотни вариантов, один из которых наверняка подойдет для вашего предприятия.

Обратите внимание: создание расчетного квитка формированием его бланка не заканчивается, в соответствии со статьей 136 ТК РФ данный документ утверждается руководителем организации и согласовывается с профсоюзной организацией. Порядок взаимодействия прописан в статье 372 ТК.

Работодателю требуется направить проект документа с обоснованиями такой формы в профсоюз или другой орган, представляющий работников, и получить письменный ответ, содержащий мотивированное мнение участников профсоюза по проекту. На процедуру рассмотрения дается 5 рабочих дней с факта получения запроса.

При отказе в согласовании профсоюз должен предоставить рекомендации по составлению расчетного листка по зарплате (образец бланка), а работодатель имеет право принять изменения или продолжить консультации с профсоюзной органом для получения положительного мотивированного мнения. На это ему дается три рабочих дня. Если компромиссное решение найдено не было, то руководитель компании имеет право утвердить текущий проект расчетного листа и оформить протокол разногласий, а профсоюзный орган может обратиться для обжалования решения в суд или трудовую инспекцию.

Заявление рассматривается трудовой инспекцией не дольше календарного месяца. После чего осуществляется проверка и при наличии нарушений работодателю выписывается предписание, отменяющее текущий образец бланка расчетного листка по заработной плате и инициирующее начало разработки новой формы данного документа.

Вводится бланк расчетного листка приказом руководителя организации. Если на предприятии есть представительский орган работников, в приказе делается пометка о том, что мнение профсоюзной организации было учтено, а если такое объединение в организации отсутствует, то пометка должна содержать информацию об этом. Приказ оформляется в произвольной форме и обычно имеет приложение, содержащее сам расчетный лист по заработной плате (его образец) и расшифровки, описывающие коды начисления. Этот документ требуется хранить не менее 75 лет.

Ошибки при выдаче расчетных листков и штрафные санкции

Довольно часто встречается ситуация, когда предприятие передает работникам расчетные листки на руки только по их запросу. Это является грубым нарушением, так как согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязуется предоставлять информацию о выплатах и удержаниях всем сотрудниками независимо от их желания. Еще одной распространенной практикой является формирование электронных каталогов содержащих данные работников и суммы, им причитающиеся. Это нарушает требования не только 136 статьи, но статей 85 и 89 ТК РФ в разделе охраны персональных данных и ведет к наложению штрафных санкций при проверках трудовой инспекцией. Нарушения трудового законодательства регулируются статьей 5.27 КоАП РФ, согласно которой они могут наказываться:

• наложением штрафа от 1 до 5 тысяч рублей для предпринимателей и должностных лиц;
• наложением штрафа от 30 до 50 тысяч рублей на организации.

Приостановкой деятельности компании на промежуток времени до 90 календарных дней.

В случаях повторных нарушений должностные лица и предприниматели могут получить штраф от 10 до 20 тысяч рублей, кроме того возможно наложение запрета на данный вид деятельности сроком на 3 года. Для организаций повторное нарушение требований трудового законодательства выльется в штраф от 50 до 70 тысяч рублей.

Во избежание наказаний со стороны трудовой инспекции следует передавать индивидуально всем работникам расчетный листок, утвержденной руководителем организации формы.