Законодательной базой Российской Федерации предусмотрено большое количество бухгалтерских документов, которые предназначены для финансовой отчетности определенного предприятия, а также для производства различных денежных операций. Одним из таких документов является приходный кассовый ордер (ПКО).

Необходимость приходного кассового ордера

Унифицированная форма №КО-1 такого кассового документа утверждена постановлением №88 от18.08.1998г Государственным комитетом статистики Российской Федерации, и является обязательным для исполнения организациями любых форм собственности с 1 января 1999г.

Приходный кассовый ордер

ПКО, в первую очередь предназначен для отчетности, которая составляется при получении кассой предприятия определенной денежной суммы. Без данного аспекта работающим организациям не обойтись, так как все производимые финансовые операции должны подтверждаться основным документом.

То есть, приходный кассовый ордер является первичным доказательством того, что наличные денежные средства поступили по назначению.

Поэтому приходный ордер необходим для законного формирования поступившей наличности, источниками которой являются:

• учредитель компании, продающий или сдающий в аренду принадлежащее ему имущество;
• трудовой коллектив, возмещающий ущерб, который в силу различных обстоятельств, принес организации убытки;
• потребители или заказчики, которые оплачивают предоставленный им товар или услугу конкретной организацией.

Существует не маленькое количество организаций, которые оформляют документы финансовой отчетности в рукописном виде, остальная же часть уже стремительно переходит на компьютеризированное формирование таких ордеров. Поэтому для государственных учреждений занимающихся такой отчетностью необходимо предоставлять один вариант исходного документа, чтобы избежать путаницы.

Оформление ПКО с помощью автоматизации

В настоящее время довольно часто используются компьютерные технологии, для совершения кассовых операций это тоже не стало исключением. Для этого согласно нормативно правовой базе РФ допустимо применение автоматизированных систем и интернет сервисов для бухгалтерских работников. Одними из самых популярных и широко используемых программ являются:

• Инфо – бухгалтер;
• 1-С;
• БЭСТ;
• Парус;
• Галактика.

С помощью таких компьютерных приложений можно довольно быстро оформить приходный документ. А также определить лицо, внесшее деньги, дату совершенной операции и сумму взноса.

Кроме этого автоматизация приходных ордеров позволяет:

• устанавливать характеристики печати:
• формировать резервные копии базы данных на любые электронные носители;
• осуществлять ведение журнала учета ПКО;
• создавать подробный справочник нужных предприятий, для последующего составления ордеров.

Оформление приходного документа

Согласно распорядительной документации предприятий, кассовые акты должны заполняться исключительно только одним его сотрудником – бухгалтером. Оформление таких видов бухгалтерской документации производится в следующем порядке:

• готовый ордер, состоящий из двух разделов (сам ордер и отрывной чек) закрепляется подписью главного бухгалтера организации. В случае если, по каким либо причинам (отсутствие на рабочем месте в связи с производственной необходимостью) главбух не может поставить свою подпись, то документ подписывается уполномоченным представителем фирмы, для дальнейшей реализации финансовой операции;
• после чего достоверность указанной информации в официальном бланке ордера проверяется кассиром;
  
  затем работник казначейства на проверенной форме документа ставит печать. Приходной акт закрепляется печатью так, чтобы основная ее часть отобразилась на отрезной части бланка – квитанции, а остальная осталась непосредственно на самом ордере;
• потом работник кассы предприятия производит записи в специальном журнале, где регистрирует все выполняемые в течение рабочего дня операции с применением приходных документов;
• после всех выполненных действий происходит передача денежной суммы указанной в ордере. Если уплачиваемая сума сходится с указанной суммой в кассовом ордере, то лицу, вносившему финансовые средства, выдается квитанция (чек), а главный документ остается в кассе организации.

Данный порядок предусмотрен для обычного способа оформления приходных кассовых актов. Поэтому при автоматизированном варианте такая процедура затрачивает намного меньше действий, что позволяет значительно сократить время на проделанную операцию.

Правила заполнения приходной кассовой документации формы №КО-1

Для правильного заполнения приходного акта необходимо заполнить требуемые строки:

• в верхней части бланка вписать полное название предприятия (как записано в учредительных актах), которая выдает данный документ;
• ниже вносятся данные о структурном подразделении этого предприятия, которое выдает кассовый приходник. В случае если структурные отделения организации отсутствуют, в данной графе просто ставиться прочерк;
• обязательно указать номер по порядку заполняемого ордера. Такой номер берется из журнала регистрации приходной документации, где указываются все осуществляемые приходные операции;
• дата составления проставляется как в ордере, так и в журнале регистрации таких документальных актов. Нужно учесть, что число месяца и год прописываются с помощью цифр, а название месяца в буквенном выражении;
• дебет предприятия не обязателен для заполнения (ставится прочерк);
• в графе кредит прописывается индивидуальный код организации, куда уплачиваются финансовые средства. Если такая информация отсутствует, также ставится прочерк;
• в специально отведенную графу нужно внести информацию о структурном отделении, подразумевающую под собой код данного подразделения, куда будет вноситься приходная сумма;
• дальше вписываются сведения об аналитическом учете предприятия и его субсчете. Полученная в кассе финансовая сумма должна соответствовать сумме прописанной в ордере. Данная информация должна указываться в кассовом документе в цифирном выражении и буквенном. Денежная сумма, прописанная словами должна начинаться с заглавной буквы. Если после написания требуемой информации в графе остается место, то его необходимо заполнить прочерком;
• дальше нужно указать, куда пойдут полученные деньги, то есть их предназначение после оформления приходного ордера. Такая информация прописывается в виде чисел, согласно бухгалтерскому классификатору;
• также необходимыми является указание сведений о лице, который вносит в кассу наличные денежные средства;

При заполнении приходных кассовых ордеров налог на добавленную сумму не указывается, так как приходные денежные средства пошлиной не облагаются. Также любое предприятие по своему усмотрению может указывать дополнительную не обязательную для заполнения информацию в графе «приложение». Отрывная квитанция данного документа заполняется аналогично ордеру.

Как осуществить расчет лимита кассы и как он устанавливается? Читайте в нашем материале.

Здесь вы узнаете, как провести инвентаризацию кассы по всем правилам.

Чтобы правильно провести учет денежных средств в кассе, изучите эту статью.

Проверка ПКО кассиром

Помимо приема наличных средств от вносителя, в обязанности кассира входит тщательная проверка приходных ордеров. При выполнении сверки, кассир должен уделять особое внимание следующим аспектам:

• подлинность поставленной подписи бухгалтерским работником или замещающим его лицом;
• правильность и достоверность всей вписанной информации;
• отсутствие орфографических ошибок;
• наличие в бланке всех требуемых сведений.

В случае выявления кассиром определенных ошибок, документ возвращается на корректировку. Если все требования выполнены, и замечания отсутствуют, то кассир ставит дату совершаемой операции, принимает вносимые денежные средства, и выдает подписанную с печатью квитанцию уплачивающему лицу.

Скачать образец приходного кассового ордера

Обязательные нюансы

При составлении приходных документов не допускается изменение бланка, а также внесение лишней не требуемой информации. Также не разрешается вносить исправления в заполняемом бланке, и допускать ошибки. В противном случае данный испорченный документ будет не принят кассиром.

На законодательном уровне запрещается принимать наличные финансовые средства без ПКО. За такое нарушение предусмотрено административное взыскание в виде штрафа. Который для должностного лица, в обязанности которого входит оформление кассового ордера составит 5 тысяч рублей, а для предприятия – 50 тысяч рублей.