Вы проводите операции с наличными и безналичными средствами? Тогда применяют кассовые аппараты. Рассмотрим, какого порядка следует придерживаться при постановке ККМ на учет в 2019 году.

Компании и индивидуальные предприниматели при осуществлении деятельности, что связана с расчетами наличностью или приемом банковских карточек, должны применять ККМ.

Но такая техника в обязательном порядке перед эксплуатацией регистрируется в налоговой инстанции.

Общие моменты ↑

В чем суть применения ККМ – в этом нужно разобраться до того, как вести кассовую дисциплину на предприятии.

Что это такое?

Контрольно-кассовой машиной называют инструмент, с помощью которого осуществляется контроль государственными структурами налично-денежного оборота, полноты и своевременным оприходования компаниями выручки.

Используется такая аппаратура для того, чтобы можно было упростить учет товара и контролировать продавцов. Кассовая техника применяется для произведения расчета за проданный товар и выполненные услуги.

Главной задачей является фиксация на бумажном носителе сделки купли-продажи. ККМ является автономным прибором, на котором кассиры набирают сумму и пробивают чеки.

ККМ не обязаны использовать такие компании, которые занимаются следующими видами деятельности:

• торговлей на рынке, открытой площадке в специально отведенном месте (кроме киоска, ларька, магазина);
• разносной торговлей с лотка;
• продажей билетов, периодичной литературы;
• торговлей напитками на разлив, рыбой, овощами;
• приемом стеклотары и утилизацией сырья и т. д.

Главным критерием для освобождения от использовании ККТ является отсутствие доступа к электросети, чтобы обеспечить работу аппарата.

С какой целью проводится?

Для чего нужна регистрация ККМ? Такие аппараты регистрируют в налоговом органе по месту, где компания становилась на учет. Процесс обязательный.

Торговую точку периодически проверяют представители государственных инстанций на предмет работоспособности кассовой техники. Если будут зафиксированы нарушения, организация может получить большой штраф.

ККМ регистрируют для гарантии того, что предприятие будет применять исправные модели техники, которые соответствуют утвержденным правилам.

Процедура оформления техники связана с составлением договоров на техническое обслуживание с ЦТО. Как результат – машина исправна и проходит систематические проверки.

Правовое регулирование

Основным законом, что регулирует применение кассовых машин, является ФЗ № 54 от 22 мая 2003. В данном нормативном документе прописано обязательство по применению расчетов аппаратов, включенных в госреестр.

Законодательством установлено правила по учету и обслуживанию ККМ:

Обязательная регистрация фискальной памяти	В отделении федеральной налоговой инстанции
Составление договора с организацией	Что обслуживает юридическое лицо
Ведение документального оборота	Журналов кассиров-операционистов, отчетности

У всей техники, предназначенной для проведения кассовых операций, должна быть фискальная память. Государством создан специальный реестр, где отражаются ККМ, что разрешены для применения.

Все модели относятся к каким-то типам и обозначено область их применения. Так как реестр постоянно корректируется, первым шагом до регистрации будет выбор подходящих видов аппаратов.

На портале федеральной налоговой службы есть все требования, которые выдвигают к контрольно-кассовым машинам. Это такие условия:

Техника должна иметь фискальный тип памяти	Обязательно наличие корпуса, возможности печати чека и контрольных лент
Данные, что проходят через ККТ	Не должны быть поддаваемыми корректировкам
Сведения должны храниться длительное время	Независимо от потребления энергии
Все данные должны без изменения отражаться	На кассовых чеках и контрольных лентах
Должна быть возможность внесения признаков режима	Что свидетельствуют о том, что невозможно корректировать данные, которые проводятся с помощью платежной карты при расчете наличными средствами
Должно быть возможным выведение сведений	Что отражены на контрольных лентах и в фискальной памяти ККМ
Должны быть часы	Что отражают реальное время на чеке
Должно быть возможным внесение	Сведений о пользователях в фискальную память техники
Машина должны быть исправной	—
Должны быть функция блокировки	Если на кассовых лентах нет данных о фискальном режиме
Стоит иметь	Все необходимые документы и т. д.

Постановка на учет ККМ в налоговой в 2019 году ↑

ККМ должны в обязательном порядке вноситься в реестр обслуживающих налоговых инстанций.

Проверяющие структуры имеют несколько информационных баз, на одной из которых содержатся сведения о зарегистрированной технике, а на другой – списки моделей, что запрещены к использованию по причине устарелости.

А значит, на этапе выбора такую информацию стоит уточнить, чтобы не приобрести запрещенный аппарат. Регистрируя ККМ в государственном реестре, отражают такие сведения:

• марку;
• наименование производителя;
• данные о возможной версии программного обеспечения;
• виды деятельности;
• налоговый режим;
• максимальные сроки первичной регистрации.

При желании пройти срочную регистрацию стоит учесть:

За день постановка аппарата на учет осуществляется в налоговом органе	Что регистрирует кассу без предварительной записи
В отдельных офисах налоговой службы	Что работают без предварительной записи, возможно ускорение процедуры, если будет оплачено большую сумму за услугу
Процесс будет ускорен	Если регистрировать кассу по обособленным подразделениям

Перечень документов

При приобретении кассовой машины стоит представить:

• ФИО или название фирмы;
• ОГРН;
• ИНН;
• контакты.

Чтобы зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат, нужно подготовить такую документацию:

1. Заявление представителю налоговой службы, что будет проводить регистрацию.
2. Свидетельство о постановке на учет в отделении ФНС.
3. Справку о том, что недвижимость используется правомерно.
4. Свидетельство о постановке на учет в МПР.
5. Справки об аренде или подтверждающие права собственности.
6. Формуляры кассовой техники.
7. Технический паспорт машины, что регистрируется, с печатью и подписью (он заполняется представителем налоговой службы).
8. Акты, что составляются пред использованием машины.
9. Журнал, в котором ведется учет посещения работников ЦТО.
10. Платежные документы, что подтвердят приобретение ККМ, оплату договоров с ЦТО.
11. Опечатанные журналы кассиров.
12. Отчетные балансы.

Ответственным лицом за проведение процедуры является представитель предприятия или его владелец.

При приобретении ККТ и журнала, используемого при ведении кассы в ЦТО, определенные документы готовит технический центр:

Договора об обслуживании составляются в 2 экземплярах	Представителю налоговой передайте оригинал
Паспорт на машину и ЭКЛЗ	Электронную контрольную ленту защищенную
Журналы учета по форме КМ-4, КМ-8	Документы прошивают и нумеруют
Паспорт, дополнительные листы и марка-пломба	Что относится к данному аппарату

Компания должна также иметь:

Приказ, составленный в отделе кадров	Что свидетельствует о принятии на должность руководителя, главбуха и кассиров
Договор аренды	Фактических и юридических адресов
Печать фирмы	—
Образец доверенности и удостоверение личности лица	Что выступает в качестве заявителя

Для ИП обязательно представление свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Если у такого лица есть печать, стоит для регистрации ее взять.

В отдельных налоговых службах могут затребовать документ, что подтвердит отсутствие долга.

Оформляя доверенность, отразите данные удостоверения личности представителя, перечислите, какие действия он уполномочен совершать. Пропишите номер налоговой инспекции, где будет осуществлять процедура.

Пошаговая инструкция

Процедура регистрации осуществляется в несколько последовательных этапов, на которые влияет порядок, что установлен региональными отделениями налоговой службы.

Сначала предприниматель или представитель юридического лица подают подготовленный пакет документации в офис, осуществляющий контроль таких машин.

Далее работник налоговой службы будет проверять представленные справки. Если они будут соответствовать, заявителя пригласят в отделение, чтобы провести фискализацию кассовой техники.

В назначенный день придите в офис ФНС, где процедура регистрации будет проводиться в присутствии специалиста ЦТО.

Отправляясь в отделение государственного органа, возьмите и саму ККТ. Инспектор его обязан осматривать. Если вы не придете в назначенное время, вам могут отказать в регистрации машины.

Процедура для ИП проводится в местной налоговой инспекции. Юридическое лицо регистрирует ККМ там, где само становилось на учет.

Нередко имеет место несовпадение фактического адреса деятельности организации с местонахождением ФНС, где осуществлялась постановка на учет.

В таких ситуациях ближайшие отделения в соответствии с законодательством должны открывать новые отделы.

Кассовый аппарат может регистрироваться, как выездной, когда ему присваивают особый статус, за счет чего его можно эксплуатировать на территориях иных налоговых подразделений.

Когда представитель предприятия посетит регистрирующую инстанцию и определит место постановки на учет, техника должна подготовиться к использованию. А это может обеспечить налоговый инспектор или работник обслуживающих центров.

Руководство специалиста содержит виды такого процесса для каждой модели ККМ, но в каждой ситуации используются и общие правила:

Сначала активируют фискальную память	Этим занимаются представители ЦТО
Затем инспектором вводится в базу данных сведения	О заводских и регистрационных номерах, ИНН собственника, дате осуществления процесса и пароль
Если сданы все необходимые документы	ФНС выдает компании справку о том, что резервируется фискальный номер техники. Срок ее действия – 5 дней. За это время представителю предприятия нужно обратиться в ЦТО, чтобы опломбировать и ввести машину в эксплуатацию
В ЦТО выдают акт о проведении опломбирования	И несколько образцов о вводе в использование
Один образец справки о вводе в эксплуатацию	Представляется в ФНС, где проводят процедуру
Затем следует получение свидетельства	На каждый оформленный кассовый аппарат

Распишем действия механика при регистрации ККМ:

• вводится в ККМ название компании;
• активизируется и заводится в ККТ ИНН предприятия;
• активизируется ЭКЛЗ;
• пробиваются пробные 1 руб. и 11 коп.;
• снимается первый Z-отчет;
• снимается отчет по фискальной памяти на пробитую сумму;
• снимается отчет по ЭКЛЗ на пробитую сумму;
• заполняется форма КМ-1, паспорт аппарата, паспорт версии и дополнительный лист к данному документу.

Образец карточки

Вот так выглядит регистрационная карточка:

Установленные сроки

Процесс осмотра кассовой машины представителем ФНС – отправная точка в регистрационной процедуре. Если все сделано правильно, регистрация будет проведена за 5 дней. Платить при этом не требуется.

Но, как показывает практика, регистрация может длиться и до 2 недель. Чтобы ускорить процесс, можно обратиться к посреднической фирме, которая поможет с оформлением.

Если заказчик будет участвовать в процедуре, цена составит 1,5 тыс. руб. Если же такое предприятие самостоятельно будет решать все вопросы, стоимость увеличится до 2,5 тыс.

Особенности при регистрации кассового аппарата ↑

Выясним, что стоит учесть предпринимателям и компаниям, которые имеют обособленные подразделения.

Для ИП

ИП используют ККМ, если осуществляют операции с наличными средствами. При проведении безналичного расчета аппарат не потребуется.

Но расчеты интернет-магазина к таким расчетам не стоит относить. Если предприниматель работает на УСН, он применяет кассовую технику на общих основаниях.

Если физлицо переходит на ЕНВД или использует патент, применения ККТ не является обязательным. Об этом сказано в ФЗ № 54.

В таком случае можно будет использовать БСО или иные документы, на которых содержатся реквизиты ИП

Если индивидуальные предпринимателе на вмененке используют ККМ, что был зарегистрирован в федеральной налоговой службе, ему нужно будет придерживаться правил обслуживания, документооборота, что и при ОСНО.

Вмененщики не обязаны оформлять аппарат в налоговом органе. Машину можно использовать без ЭКЛЗ. Не нужно будет также предоставлять представителю проверяющей инстанции журнал кассира-операциониста.

Главная задача использования техники – поставлять данные, которые могут обеспечить качественность внутреннего учета.

Часто ККМ без регистрации настраивается на выписку документов, что выдаются при расчете с гражданами.

В чеке должны отражаться обязательнее реквизиты и должна стоить подпись кассира. Сам процесс регистрации ничем не отличается. Нужно будет собрать документы и заключить договор с ЦТО.

Регистрировать аппарат может предприниматель или его доверенное лицо. В первом случае подается паспорт, во втором кроме удостоверения личности также необходимо иметь и доверенность.

ФНС будет контролировать, правильно ли ведется кассовая дисциплина ИП, в полной мере ли ведется учет полученной прибыли. Назначается штраф:

Если нет ККМ при проведении расчета	Когда такое обязательство установлено
Если используется аппарат	Не прошедший регистрацию
Если нет ЭКЛЗ	Срок действия которой не истек
Если применяется техника	Что не включена в госреестр
Если повреждено пломбу на устройстве	—
Если не соответствует размер выручки в кассе	Ее фактическому взносу

Применима ст. 14.15 КоАП России. Итак, ККМ должна применяться на любом режиме налогообложения, кроме ЕНВД и патенте. А значит, нюансы применения возникают именно в таких исключительных случаях.

Для обособленного подразделения

Часто торговая компания, косметический салон, аптека, гостиница, что имеет много подразделения, не знает, как быть с регистрацией кассовой техники и передачей аппарата в обособленное подразделение.

Если кассовый аппарат использует подразделение, регистрация осуществляется в региональной налоговой службе по месторасположению такого отделения компании.

Но в таком случае и само подразделение должно находиться на учете в ФНС. Представляется заявление в уполномоченный орган как при регистрации ККМ, так и при необходимости снять ее с учета.

Если организация имеет не одно структурное подразделение (и все они в разных регионах), то она вправе зарегистрировать их в одном из отделений территориального налогового органа на свое усмотрение.

Регистрация же кассовой техники возможна будет по месту регистрации таких подразделений (согласно Письму РФ от 10 июня 2011 № АС-4-2/9303@).

Заявление составляется по форме, которую утверждено Приказом от 9 апреля 2008 № ММ-3-2/152@. Подается оно на бумаге, но может иметь и электронный формат.

Если машина не будет зарегистрирована, ее обособленное подразделение не сможет использовать. Такие выводе отражены в ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 февраля 2011 по делу № А19-14700/10.

Имеет место правонарушение, если используется ККМ, который числится за иным юрлицом. И кстати, при передаче аппарата структурному подразделению, предприятие должно составить соответствующий распорядительный акт.

Представители подразделения могут поставить на учет ККМ, применяя программное обеспечение по вводу и формированию файла в формате передачи сведений заявления о регистрации аппарата.

Об этом сказано в Приказе от 14 марта 2012 № ММВ-7-6/155@

Как видите, чтобы без проблем осуществлять операции по расчету наличными средствами и платежными картами, стоит в обязательном порядке иметь ККМ.

А для этого устройство стоит зарегистрировать в уполномоченной инстанции, иначе применять технику нельзя. Чтобы процедура прошла быстрее, соберите заблаговременно все необходимые справки. Далее следуйте инструкции.