С целью осуществления бухгалтерского учета необходимо в обязательном порядке формировать отчетность по основным средствам. Сам вопрос такого учета подробно отражается в специальных нормативных актах.

Важно лишь помнить о большом количестве самых разных нюансов, связанных с данной процедурой. Одним из вспомогательных документов является карточка учета.

Составление её возможно как в ручном режиме, так и в автоматическом, с применением средств автоматизации продукции компании 1С.

Предварительно стоит изучить законодательные документы, связанные с процедурой формирования карточки учета основных средств.

Что нужно знать ↑

Инвентарная карточка учета объекта основных средств форма ОС 6 должна составляться в обязательном порядке на предприятиях вне зависимости от сферы его деятельности.

Процедура имеет свои особенности. Непосредственно составлением подобных карточек обычно занимается сотрудник, ведущих бухгалтерский учет. Именно в нем отражаются карточки учета этого типа.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно будет заранее, относятся:

• необходимые термины;
• назначение документа;
• действующие нормативы.

Необходимые термины

Все важные вопросы, связанные с отчетностью рассматриваемого типа, отражены в законодательстве. Но для верного понимания и трактовки следует обязательно заранее разобраться с используемыми в нем терминами.

К наиболее часто встречаемым можно отнести:

• основные средства;
• первичные учетные документы;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• амортизация основных средств;
• инвентарная карточка учета основных средств.

Под термином «основные средства»	Понимаются средства труда, непосредственно применяемые в процессе производства и используемые для постепенного извлечения прибыли. Главной особенностью основных средств является то, что они сохраняют свою натуральную форму. Основное предназначение – для нужд основной деятельности
Важным фактором является время	Срок использования таких средств не должен составлять менее, чем 1 год
«Первичные учетные документы»	Документы, которые отражают информацию по каким-либо свершенным банковским процедурам. Составляются они непосредственно в момент транзакции денег, иной операции или же при свершении другой хозяйственной операции. Являются одним из первичных свидетельств их свершения. Отдельные виды документов имеют установленный на законодательном уровне формат. Другие – составляются непосредственно внутри документа
«Бухгалтерский учет»	Процесс отражения в специальных таблицах установленным на законодательном уровне способом. Данные бухгалтерского учета всегда проверяются налоговыми органами
Учет налоговый	Процесс отражения информации, на основании которой формируются суммы отчислений в бюджет. Он имеет непосредственно отношение к основным средствам. Налоговый и бухгалтерский учеты могут вестись как вместе, так и отдельно
«Амортизация основных средств»	Постепенный перенос их стоимости в производство. Процесс данный должен обязательно отражаться в соответствующей отчетности. Именно для этого используется инвентарная карточка. При этом существуют различные форматы данной карточки. Определенный выбирается в зависимости от того, что именно будет учитываться – один объект или же одновременно целая группа различных. К карточке прилагаются сопроводительные документы

Назначение документа

Сама инвентарная карточка позволяет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Наиболее существенные:

Упрощение процедуры анализа информации по основным средствам	Как для руководителя предприятия, иных сотрудников, так и для проводящих камеральную проверку
Становится возможно максимально быстрое составление статистических данных	Связанных с основными средствами
Упорядочивание информации	—

При проведении различного рода проверок налоговики всегда уделяют внимание именно карточкам инвентарного учета. Потому стоит внимательно ознакомиться с алгоритмом заполнения данного документа.

При наличии ошибок возможно наложение достаточно серьезного штрафа. В некоторых случаях величина его будет достаточно существенна.

Причем ответственность налагается не только на юридическое лицо, но также на физическое.

Действующие нормативы

Пример заполнения инвентарной карточки учета основных средств можно легко найти в интернете. Особенно важно сделать это при отсутствии соответствующего опыта. Так можно будет избежать большого количества различных неприятностей.

Номер инвентарной карточки должен быть уникальным, он присваивается непосредственно на предприятии.

Основополагающим нормативно-правовым документом, в соответствии с которым осуществляется отражение основных средств, является Приказ Минфина РФ №26н от 30.03.01 г. «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учета», ПБУ 6/01.

В него входят основные разделы:

гл.№ I	Общие положения
гл.№ II	Как выполняется оценка имеющихся наличии на предприятии основных средств
гл.№ III	Выполнение процедуры амортизации основных средств
гл.№ IV	Процедура восстановления всех имеющих в наличии основных средств
гл.№ V	Процесс выбытия ОС
гл.№ VI	Процесс раскрытия информации в отчетности рассматриваемого типа

Имеется обширный перечень различных писем Министерства финансов, регламентирующих вопрос отражения основных средств, процесс ведения инвентарной карточки. Все предписания следует выполнять обязательно.

В 1С процесс составления обозначенных выше документов достаточно существенно упрощен. Потому оптимальным решением будет использовать программы автоматизации процесса составления карточек.

Сегодня установлены следующие форматы данных документов:

• форма №ОС-6а;
• форма №ОС-1;
• форма №ОС-1а;
• форма №ОС-1б.

Каждая форма имеет свое предназначение. Со всеми нюансами стоит ознакомиться заранее. Важно помнить о ежегодном реформировании законодательства.

При этом затрагивается и вопрос, связанный непосредственно с отражением основных средств в специальной карточке инвентарного типа.

Потому стоит внимательно следить за всеми новшествами законотворчества. Чаще всего ошибки в отчетности возникают именно по причине отсутствия у бухгалтера актуальной информации.

Как заполнить инвентарную карточку учета основных средств ↑

ОС-7, а также карточки группового учета должны быть обязательно составлены в соответствии с установленными правилами.

К основным вопросам, связанным с процессом формирования, относятся:

• необходимые данные;
• порядок формирования;
• образец заполнения.

Необходимые данные

Перечень необходимых для заполнения карточки данных может существенно отличаться в зависимости от её назначения. Но в целом алгоритм составления схож.

Например, для заполнения унифицированной формы №ОС-6 потребуются следующие данные:

• полное обозначение организации;
• наименование структурного подразделения, основные средства которого отражаются в конкретном случае;
• наименование самого формата;
• номер документа, а также дата его составления;
• объект, его характеристики (серия и номер, дата постройки, производитель);
• форма по — ОКОФ, ОКУД, ОКПО;
• номер — группы амортизации, инвентарный, заводской, паспорт;
• обозначается дата — принятия к учету, снятия с учета;
• счет и субсчет;
• коды аналитического учета;
• место расположения объекта основных средств;
• предприятие-производитель;
• полнее сведения об объекте основных средств на момент его принятия к учету;
• данные по процедуре переоценки;
• сведения о приеме;
• изменение первоначальной стоимости;
• краткая индивидуальная характеристика.

Данные могут несколько различаются не только в зависимости от формата основных средств, но также от их типа.

Например, к ОС могут быть причислены не только трудовые резервы, но и автомобили, сооружения, объекты строительства, здания и многое другое.

Этот момент также стоит заранее прояснить с целью избежать различных затруднений. Все необходимые для заполнения формы данные можно без труда получить из базы данных 1С, из бухгалтерской и налоговой отчетности.

Сегодня именно благодаря продукции 1С возможно избежать допущения ошибок при составлении документов данного типа. Так как все данные заполняются полностью в автоматическом режиме.

Это позволит избежать несоответствий, связанных с человеческим фактором. Именно по причине его возникновения имеют место различные затруднения.

Порядок оформления

Не менее важный вопрос, рассмотреть который лучше всего заранее – порядок оформления карточки инвентарного учета. Проще всего ознакомиться на простом примере.

Алгоритм заполнения выглядит следующим образом:

В первую очередь вносятся все необходимые данные в шапку документа	дата составления; порядковый номер инвентарной карты (0504031 – пример)
В дальнейшем бухгалтер обязательно заполняет реквизиты предприятия	На котором имеют место быть ОС
Обозначается назначение	Структурного подразделения
Прописывается наименование объекта ОС	Который будет принят к учету в соответствующем порядке
Проставляется нумерация амортизационной группы	К которой принадлежат ОС
Обозначается местонахождение	Основного средства
Заполняется непосредственно раздел №1	вносятся все данные на основании формы №ОС-1; раздел не заполняется если приобретаются новые ОС
Второй раздел включает в себя следующие данные	Первоначальная стоимость конкретного обозначаемого объекта
Указывается срок полезного использования	Данные берутся из паспорта
Раздел №3	Заполняется только в случае осуществления переоценки основного средства, отражаемого в карточке инвентарного учета
Раздел №4	Вносятся данные о приеме ОС и последующих перемещениях
Раздел №5	Заполняется только в случае, если имеет место изменение первоначальной стоимости основного средства
Раздел №6	Вносятся все данные, связанные с затратами на осуществление ремонта техники
Раздел №7	Информация о краткой индивидуальной характеристике объекта

После заполнения всех обозначенных выше разделов карта должна быть обязательно подписана лицом, ответственным за её составление и хранение. Обычно это главный бухгалтер.

Многие считают, что вполне достаточно составления карты только в электронном формате. В письменной форме же составлять не обязательно – так как можно при необходимости распечатать все требуемые данные.

Подобное мнение является полностью ошибочным. Так как отсутствие составленного в письменной форме карты нарушает положения п.4 ст.№9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.96 г.

Документ в письменном формате обязательно должен быть составлен в момент свершения операции. Если это по какой-то причине невозможно – сразу после её окончания. Нарушение этого правила карается достаточно серьезно.

Образец заполнения

При отсутствии опыта составления документации рассматриваемого типа нужно заранее изучить пример. Найти его можно в интернете. Но следует использовать в качестве источника только лишь проверенные ресурсы.

Так как в сети много недостоверной, устаревшей информации. Использование таковой может привести к допущению серьезных ошибок. Как следствие – штрафные санкции.

Возникающие вопросы ↑

Сам процесс заполнения инвентарной карты рассматриваемого типа имеет особенности, нюансы. Перечень их достаточно обширен. Предварительное ознакомление решит множество проблем ещё до их возникновения.

Наиболее существенные вопросы:

• нюансы в бюджетных учреждениях;
• какой срок хранения;
• проведение описи карточек.

Нюансы в бюджетных учреждениях

Имеются некоторые особенности, непосредственно связанные с процессом учета ОС в организациях бюджетного характера. В первую очередь нужно ознакомиться с перечнем ситуаций, когда осуществляется выбытие ОС.

В перечень таковых входит:

• осуществляется безвозмездная передача;
• выполняется списание по причине полной негодности;
• имеет место недостача – списание производится за счет лиц, виновных в ней;
• проведение списания недостачи по причине стихийных бедствий или других факторов, над которыми человек не имеет власти.

В перечень документов, на основании которых осуществляется выбытие, входят следующие акты:

Составляемый в случае списания средств основных	Исключением в таком случае является транспорт автомобильный
Списание целой группы ТС	—
Отдельный документ	Связанные со списанием автомобиля
Списание инвентаря различного тип	Хозяйственного, а также мягкого
Списание литературы разного типа	Приписанная к библиотеке или же другая

Очень много зависит именно от разновидности ОС, которые будут списываться. В то же время формат инвентарной карты остается полностью стандартным.

Потому при внесении различных данных через программу 1С можно пользоваться стандартными алгоритмами. Так можно будет избежать всевозможных затруднений.

Какой срок хранения

Инвентарные карты основных средств представляют собой документы первичной отчетности. Потому на них распространяются стандартные правила. Касается это также продолжительности хранения документов.

Основным документом, в котором отражается регламентная информация по срокам хранения, является ст.№17 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.96 г. Также следует ориентироваться на положения ст.№361 данного закона.

В этом нормативном документе перечисляются документы первичной отчетности. Срок хранения их составляет не менее 5 лет. После истечение данного периода времени документы утилизируются соответствующим образом.

Это правило распространяется также на инвентарные карточки учета ОС. В некоторых случаях длительность хранения может быть выше. Все напрямую зависит от типа основных средств, на которые карточка составляется (или на группу таких ОС).

Проведение описи карточек

Обязательно операцией, проводящейся один раз в несколько лет, является опись инвентарных карточек. Основная цель проведения такой описи – регистрация ИК.

Процедура позволяет удостовериться в сохранности всех документов. Регистрация должна обязательно выполняться в соответствии с счетами бюджетов учета.

Если имеет место выбытие ОС, то обязательно указываются следующие данные:

Дата осуществления операции	Год, число и месяц
Номер в журнале регистрации подобных операций	—

Формирование инвентарных карточек учета основных средств имеет множество различных особенностей, сложностей и вопросов.

Все они подробно раскрываются в действующем законодательстве – стоит заранее рассмотреть все нормативно-правовые документы, связанные с подобными действиями.

Сложность заключается в мелочах, на первый взгляд не существенных и незаметных.