В этой информационной статье мы разберем, что представляет собой персонифицированный учет в 2016 году, а также разъясним и ответим на возникающие в ходе работы вопросы у бухгалтеров и кадровиков, при составлении формы персонифицированного учета и ее подаче в Пенсионный Фонд.
В статье собрано все, что требуется знать о персонифицированном учете, поэтому она будет весьма полезна как начинающим специалистам, так и экспертам.
Содержание:
Персонифицированный учет: что это, его задачи и функции
Выясним, что же такое персонифицированный учет, а также определим его основные задачи и функции, но давайте-ка для начала перенесемся на 20 лет назад в прошлое.
Немного истории
Итак, год 1995-й… Тогда люди еще не знали, что такое СНИЛС. Сотрудникам Пенсионного Фонда, особенно в регионах, приходилось, мало того, что вручную обрабатывать огромные объемы информации, так еще и вести разъяснительную работу, ведь люди не понимали, что это за «зеленая карточка» и зачем она собственно нужна.
Это сегодня СНИЛС в обязательном порядке присваивается ребенку с момента рождения, а тогда вся эта система только зарождалась.
Только к 1999 году был отлажен механизм работы по сбору сведений о стаже работы, заработной плате и пенсионных отчислениях.
Было очень сложно, потому что не все умели работать на компьютерах, да и программы были не такие совершенные.
Персонифицированный учет: наши дни
С введением электронного документооборота персонифицированный учет, или иначе его называют индивидуальным, значительно упростился. Сегодня это автоматизированная система для сбора и хранения всей необходимой информации о гражданах, необходимой для начисления и перерасчета пенсий.
Чтобы поддерживать и синхронизировать этот мощный программный комплекс, необходимо собирать сведения от работодателей и вносить их в единую базу персонифицированного учета. Таким образом, ведение индивидуального учета – это совместный труд работодателей, сотрудников кадрового подразделения и расчетной группы, а также непосредственно работников Пенсионного Фонда.
Чтобы еще больше упростить задачу, были созданы и внедрены особые формы отчетности, но об этом чуть позже.
Теперь мы хотим понять, для чего нужен этот индивидуальный учет. Для этого определим основные задачи и функции персонифицированного учета, и все сразу будет понятно и встанет на свои места.
Задачи персонифицированного учета
Перечислим основные задачи:
- создание единой информационной системы, содержащей актуальные сведения о застрахованных лицах;
- обеспечение прозрачности сведений по начислению страховых и накопительных взносов;
- актуализация в общей базе, полученных от работодателей достоверных данных о сотрудниках.
Функции персонифицированного учета
К основным функциям персонифицированного учета относят:
- обеспечение пенсионных прав граждан;
- оперативное информирование застрахованных лиц об актуальном состоянии их лицевых счетов;
- эффективный контроль поступления обязательных страховых взносов, перечисляемых работодателем в системе ОПС.
Думается, это не прозвучит излишне пафосно, если сказать, что все участники процесса, ответственные за ведение персонифицированного учета, в прямом смысле решают судьбы людей. Ведь собственно от них и зависит, насколько корректно будет произведено начисление или, при необходимости, сделан перерасчет чьей-то пенсии.
Нормативно-правовая база 2016
Напомним, что организация персонифицированного учета законодательно регулируется Федеральным законом от 01.04.1996 г. №27-ФЗ.
Также имеется ряд регламентирующих постановлений Правительства, хотя, по сути, вся ключевая информация содержится именно в этом законе, при внимательном прочтении которого можно убедиться, что там довольно четко прописаны права и обязанности непосредственных участников и заинтересованных лиц системы персонифицированного учета.
Как и любой правовой документ, с течением времени этот Федеральный закон претерпевал изменения. 2016 год не стал в этом плане каким-то исключением.
Ознакомимся с изменениями подробнее.
Что конкретно изменилось и внедрилось в 2016 году
Так, с 1 января 2016 года в данном Федеральном законе появились некоторые изменения и дополнения. Федеральным законом от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ внесен ряд изменений, вступивших в силу 1 апреля и 1 мая 2016 года соответственно.
Изменения коснулись:
- обязательного страхования работающих пенсионеров;
- индексации страховых выплат;
- мер ответственности работодателей за предоставление недостоверной информации о застрахованных лицах.
Как отчитываться будем
Форма отчетности РСВ-1 утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 16.01.2014 г. № 2п. Обратите свое внимание, что в свете вышеобозначенных нами поправок в 2016 году данная форма также претерпела изменения.
Уже начиная с отчетности за I квартал 2016 года, данные о страховых взносах подавались в составе обновленной формы. Заметим, что для организаций, численностью более 25 человек, такая форма обязательна к подаче, в том числе и в электронном виде.
А конкретнее
Не пугайтесь, изменения не столь существенны:
- Раздел 4 формы РСВ-1 ПФР. Перерасчет страховых взносов за прошлые периоды теперь должен отражаться не суммарно в целом, а раздельно по каждому периоду.
- Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР. Здесь поменялись характеристики кодов, обозначающие иностранцев и других лиц, временно пребывающих на территории Российской Федерации.
Что же еще новенького
С учетом всех этих вступивших в силу изменений в системе персонифицированного учета вводится также новая форма СЗВ-М, утвержденная постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Форма подается каждый месяц не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.
Ее цель очень проста – выявить работающих пенсионеров. Это связано с тем, что с 2016 года данная категория граждан будет получать пенсию без индексации.
Сведения берем из личных дел сотрудников:
- ФИО.
- ИНН.
- Номер СНИЛС.
Обратите внимание, что даже если в штате нет таких сотрудников, форма все равно является обязательной к подаче.
Поставим везде прочерки и спим спокойно.
Инструкции по отчетности
Как вы уже успели понять из вышеизложенного материала, сведения индивидуального учета в 2016 году подаются в составе формы РСВ-1, что значительно упрощает дело. Все для вас, дорогие бухгалтера и кадровики!
Тот самый раздел 6
Если мы откроем новую форму РСВ-1, то увидим в ней раздел 6.
Его заполняют работодатели, выплатившие в отчетном периоде определенные суммы физическим лицам по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.
Обращаем внимание, что на каждое застрахованное лицо составлен отдельный раздел, то есть, сколько в штате таких лиц, столько и будет разделов. Если выплаты за отчетный квартал не имели места – просто ставили прочерки.
Если будете заполнять раздел 6, не забудьте также проставить все сведения в подразделе 2.5, включающий в себя перечень пачек документов, подаваемых для отчета.
Для организаций с большой численностью штата
Наверняка, вы уже знаете, что при подаче отчета необходимо формировать пачки по 200 человек в каждой. Затем пачки надо будет пронумеровать, а если подаем в электронном виде – каждый пакет формируем отдельным файлом с присвоением каждому файлу своего имени.
Скачать форму персонифицированного учета РСВ-1: образец 2016 года
Отчетность 2016 года в ПФР
Резюмируя все выше обозначенное и принимая во внимание нововведения 2016 года, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны подать в Пенсионный Фонд две формы отчетности:
- Обновленная ежеквартальная форма РСВ-1 (не забываем про электронный вид).
- Ежемесячная форма СЗВ-М (независимо от наличия в штате работающих пенсионеров).
О новой отчетности в ПФР можно узнать из видео.
Отчетность по персонифицированному учету и штрафные санкции
В 2016 году на основании действующих нормативно-правовых актов на работодателя возлагается штраф за несвоевременно поданный отчет либо за отчет, содержащий недостоверную информацию. Как избежать?
Соблюдать сроки и подавать достоверные сведения о застрахованных лицах. Для этого необходимо лишь скрупулезно вести личные дела и бухгалтерию.
Штрафы при несоблюдении сроков отчета
Если говорить о конкретных суммах, то предусмотренный за несвоевременную подачу сведений штраф рассчитывается как 5% от суммы всех страховых взносов, начисленных за отчетный период. И так за каждый месяц опоздания.
Сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей и не должна превышать 30% суммы отчислений. Напоминаем, что и за несданные пустые формы тоже полагается штраф, пусть и в минимальном размере.
Штрафы при искажении/неполноте предоставленной информации
Даже если отчет сдан вовремя, но в ходе проверок будет установлено, что он содержит неактуальные или неполные данные, на работодателя также будет наложен штраф.
И причем взыскивать его пенсионный фонд будет уже через суд.
По сумме также 5% от квартальных отчислений.
Вопросы и ответы
Хотя формы отчетности довольно просты, у бухгалтеров и кадровых работников порой возникают вопросы по их заполнению. Попробуем ответить на самые распространенные.
Каковы сроки подачи отчетной формы СЗВ-М в 2016 году
Пожалуй, ответственному сотруднику не стоит напоминать о том, что тянуть с отчетом до последнего дня не стоит. Очевидно, что чем позже вы подадите отчет, чем меньше шансов внести в него соответствующие корректировки.
Как правило, работники Пенсионного Фонда достаточно лояльно относятся к работникам, подающим отчет впервые. Скажем больше, они не меньше вашего заинтересованы в успешном исходе дела.
Для наглядности приведем сроки в таблице.
Какими кодами пользоваться при заполнении формы РСВ-1? Задача сотрудников, ответственных за подачу форм отчетности, организовать свою работу таким образом, чтобы формирование отчета стало не одномоментной мерой, а закономерным результатом правильного ведения кадровой и бухгалтерской документации.
Спешим обрадовать, что до 31 декабря 2016 года в РСВ-1 допустимо вписывать коды как из старого ОКВЭД ОК029-2001, так и из нового ОКВЭД ОК029-2014.
Обязательно ли подавать данный отчет в электронном виде
Скажем так: для организаций, численностью менее 25 человек – на свое усмотрение. Со штатом более 25 человек – в обязательном порядке.
Об отчетности ИП в статистику в 2016 году можно прочитать на нашем сайте.
О вкладах физических лиц в Газпромбанк в статье. Разновидности депозитов и проценты на них, пенсионные вклады.
О программе поддержки малого бизнеса здесь.
Переносятся ли сроки подачи отчетности, если отчетные числа выпадают на праздники или выходные
Да, конечно. В этом отношении Пенсионный Фонд идет навстречу и переносит сроки на основании письма от 07.04.2016 года № 09-19/4844.
Первый срок – уже 10 мая 2016 года.
Что делать, если я не успеваю вовремя подготовить отчет в ПФР
Как мы упомянули выше, за срыв сроков предоставления отчетности предусмотрен штраф. Поэтому стоит заблаговременно озаботиться вопросом подготовки отчета.
Для этого необходимо наладить эффективное взаимодействие расчетного отдела и кадрового подразделения, поскольку, только работая в связке, есть шанс с первого раза сдать качественный отчет, который будет содержать актуальные и достоверные сведения о работниках.
Надеемся, что прочитав изложенную выше информацию, вы поняли, что годовой и квартальный отчет – это не всегда стресс и нервотрепка.
Мы постарались как можно яснее изложить все особенности персонифицированного учета в 2016 году, и верим в то, что у вас никогда не возникнет никаких особых сложностей при подаче отчетных форм в Пенсионный Фонд.
Ознакомиться с обзором изменений форм и отчетности ПФР можно из видео.
Поделитесь в соц.сетях:
