Сегодня процедура приема и отправки товара обязательно должна отражаться документально. При этом существует специальный формат акта для отражения подробной информации по этому поводу.

Иногда случается, что товар, груз, который был отправлен получателю, доходит с какими-либо повреждениями или же количество не соответствует заявленному.

В таком случае в обязательном порядке необходимо будет составить специальный документ – акт несоответствия. Он должен быть сформирован в соответствии с определенными правилами.

На данный момент существует специальный сборник различного рода актов, формируемых в разных ситуациях в торговле. Очень важно составлять такой акт в соответствии со всеми нормативами, отраженными в законодательстве.

Важные аспекты ↑

В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо будет обязательно отражать процесс отгрузки товара. Причем делать это в документальной форме.

Формат соответствующих документов унифицирован, важно соблюдать его. В противном случае возможно возникновение разных сложностей, проблем.

При помощи соответствующего типа актов становится возможно реализовывать задачи разных типов. В то же время далеко не всегда доставка проходит гладко.

Иногда количество, качество груза не соответствует заявленному при заключении договора на доставку, обозначенному в сопроводительной документации.

Подобный инцидент является поводом к предъявлению претензий к поставщику, а также транспортной компании. Для обоснования соответствующих претензий потребуется составить специальный акт. Он обозначается как акт несоответствия.

Сам процесс его составления, а также дальнейшего использования для достижения разных целей подразумевает определенные нюансы. Чтобы избежать всевозможных сложностей нужно заблаговременно разобрать некоторые существенные вопросы.

К таковым относится в первую очередь:

• что это такое?
• какова роль данного документа?
• действующие нормативы.

Что это такое

В соответствии с законодательными нормами все хозяйственные операции должны быть отражены в бухгалтерской отчетности. Причем касается это как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Именно это является основной причиной необходимости составления акта несоответствия, а также некоторых других документов аналогичного типа.

Так как именно на основании них возможно будет отразить отчетную информацию соответствующим образом. Причем важно уделять пристальное внимание формату.

Так как такого типа документы почти всегда проверяет налоговая служба, а также иные надзорные органы. Основной причиной тому является частота реализации коррупционных схем именно при помощи данных документов.

Потому при обнаружении каких-либо ошибок велика вероятность наложения штрафа со стороны ФНС. Такие документы относятся к актам строгой отчетности. Потому стоит максимально пристально отнестись к составлению.

В противном случае понадобится оплатить достаточно существенный штраф. Сам бланк возможно составить различными способами. Он имеет стандартную форму.

В то же время расхождение может быть различным. По весу или же количеству, иным параметрам, отличным от обозначенных ранее.

Какова роль данного документа

Сам акта несоответствия товара используется для разрешения самых разных задач.

В первую очередь к таковым относится:

Отражение бухгалтерской отчетности	Соответствующим образом
Защита собственных прав	В различных инстанциях
Отражение информации по поводу несоответствия груза	Различного типа заявленному в иных документах – договорах, сопроводительной документации и ином
Обозначение и подтверждение	Самого факта наличия несоответствия
Отражение подробной информации	По этому поводу в документе

Наиболее важным моментом является именно бухгалтерская отчетность. Так как в соответствии с законодательством вести такую отчетность обязаны все экономические субъекты.

Акты подобного типа позволяют обозначить основания для осуществления хозяйственных операций различного типа. Например, отправка товара обратно, оплата транспортировки или же выплата компенсации.

Обычно доставка груза осуществляется по предоплате. Потому наличие несоответствия любого рода может привести к необходимости осуществлять защиту своих прав.

На основании акта рассматриваемого типа возможно будет избежать обращения в суд. Данный акт даст возможность попытаться договориться с поставщиком, иным лицом мирным путем, без судебных тяжб.

Если же договориться миром по какой-то причине не удается – такой акт поможет разрешить ситуацию через суд. Причем важно помнить о необходимости соблюдения формата акта.

Так как при наличии каких-либо серьезных ошибок в нем документ попросту может быть признан ничтожным с юридической точки зрения. Как следствие – для защиты своих интересов его также применить попросту не удастся.

Действующие нормативы

Достаточно подробно затрагивается вопрос составления акта несоответствия в отдельных нормативных документах. В первую очередь это Федеральный закон №44-ФЗ.

Акт несоответствия поставленного товара должен быть обязательно составлен в рамках данного НПД. Обозначенный выше законодательный документ включает в себя большое количество различных разделов.

Но в данном случае нужно будет ознакомиться со следующими в первую очередь:

ст.№94	Отражается полный перечень нюансов составления, выполнения контракта по закупкам
ст.№95	В каком случае допускается изменять составленный ранее договор, а также расторгать
ст.№96	Как обеспечивается реализация всех положений, обозначенных в договоре на реализацию определенного характера покупок
ст.№100	Раскрывается вопрос ведомственного контроля в сфере реализации закупок
ст.№105	Как нужно будет осуществлять подачу жалобы на поставщика или иное лицо при возникновении подобного рода необходимости
ст.№106	Как должно осуществляться рассмотрение жалоб по существу
ст.№107	Какая грозит ответственность за нарушение законодательства в сфере осуществления закупок
ст.№16	Как осуществляется процедура планирования закупок, на основании каких законодательных актов
ст.№17	Процедура составления плана проведения закупок
ст.№18	Указывается как именно должна осуществляться процедура обоснования закупок
ст.№19	Нормирование в сфере осуществления закупок
ст.№20	Обязательное общественное обсуждение процедуры закупок
ст.№21	Рассматривается вопрос всевозможных планок, а также графиков проведения закупок товара различного типа
ст.№22	Как определяется начальная стоимость конкретного контракта
ст.№24	Как именно должны определяться поставщики
ст.№25	Как проводятся совместные конкурсы, различного рода аукционы
ст.№26	Процедура проведения централизованных закупок
ст.№27	Как именно должна осуществляться процедура участия в определении поставщиков определенной продукции или же услуг

Важно помнить, что должен быть обязательно соблюден не только формат самого акта. Вся информация, отраженная в нем, не должна нарушать положения рассмотренного выше нормативного документа.

Иначе же такой акт попросту будет признан недействительным. Потому прежде чем приступить к составлению нужно будет внимательно проанализировать всю представленную информацию в Федеральном законе №44-ФЗ от 05.04.13 г.

Признание акта недействительным может стать причиной невозможности защиты своих прав.

Возникающие нюансы ↑

Алгоритм составления акта несоответствия имеет некоторые нюансы, особенности. Потому стоит заранее со всеми ними ознакомиться. Это позволит избежать достаточно большого количества затруднений.

В перечень основных вопросов, рассмотреть которые нужно будет заблаговременно, входит следующее:

• по поводу товара — его количество, комплектность продукции;
• внутренний аудит;
• по выполненным работам.

По поводу товара

Образец акта несоответствия поставленного товара можно будет достаточно легко найти в интернете или скачать здесь.

Существует множество различных ресурсов, на которых представлены подобные материалы. Но стоит обязательно использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие.

Его количество

В случае если имеет место расхождение в количестве товара необходимо составлять специальный акт. Может использоваться различный формат в зависимости от происхождения такого товара.

На данный момент существует 2 вида формата:

• ТОРГ-2;
• ТОРГ-3.

Документ формата ТОРГ-2 используется в случае когда имеет место поставка товара отечественного происхождения.

В то же время если товар импортный, то нужно будет использовать формат ТОРГ-3. Существуют определенные различия между такими товарами.

На данный момент такие документы должны быть обязательно составлены в соответствии с образцами. Существует специальный альбом унифицированных форм. Расхождение с ними не допускается.

Комплектность продукции

В случае нарушения комплектности товара необходимо будет составить специальный акт. Он устанавливается Письмом ФНС №ШС-22-3/660@ от 21.08.09 г.

Обозначается данный документ как «Об обнаружении несоответствия качества и комплектности товара». Акт этого вида включает в себя следующие разделы:

Наименование	получателя; отправителя; самого документа
Что именно установлено при вскрытии	состояние вагона, контейнера; исправность пломб; количество осмотренного товара; откуда выгружена продукция
Проставляются подписи лиц с расшифровкой	участвующих в осмотре груза, а также составлении акта

Формирование документа подобного типа имеет большое количество самых разных особенностей. Потому по возможности стоит заранее ознакомиться со всеми особенностями, нюансами работы в данном направлении.

Внутренний аудит

Также несоответствие может иметь место не только при получении товара, но уже непосредственно внутри самой организации.

Подобное может быть обнаружено только лишь при проведении внутренней проверки, аудита. Если будет иметь место несоответствие – понадобится составить специальный акт.

В таком случае применять какую-либо унифицированную форму нет необходимости. Так как такой акт составляется именно для внутреннего использования в организации.

Состоит обычно из таблицы, в которую входят столбцы:

• номер по порядку;
• пункт ИСО в соответствии с которым проводится проверка;
• описание самого несоответствия;
• категория несоответствия товара, иного;
• пример несоответствия;
• рекомендации по устранению;
• запись аудитора о выполнении действий.

По выполненным работам

Важно помнить, что различного рода выполненные работы, как наемными сотрудниками так и собственными, также должны отражаться в бухгалтерской отчетности.

Так как подобные работы обязательно оплачиваются. Соответственно, понадобится соответствующим образом подтвердить необходимость движения средств.

Иногда случается, что работы выполнены не в соответствии с установленными ранее договоренностями. В таком случае нужно будет составить специальный акт.

В нем отражается информация по поводу таких несоответствий, указываются необходимые требования. Составляется таблица, в которую заносятся все обнаруженные несоответствия.

Впоследствии документ используется для формирования претензий, иных целей. При составлении также требуется помнить о важности соблюдения основных законодательных норм. В противном случае акт признается ничтожным.

Составление актов на товар, различного рода услуги, работы должно выполняться обязательно в соответствии с определенными требованиями.

Иначе акт попросту не будет иметь никакой юридической силы – именно для исправления всех несоответствий он составляется.

По этому поводу существует обширная законодательная практика – с ней также желательно будет ознакомиться.