Делопроизводство позволяет регулировать отношения между сотрудниками и официальными работодателями. Кадровики отвечают за ведение книжек, отражающих стаж специалиста на протяжении всей его трудовой деятельности.

Основные нюансы в заполнении

При первом устройстве на работу оформляется бланк, который впоследствии хранится у кадровика до тех пор, пока сотрудник числится на фирме.

На руки выдается он только после увольнения.

Требования и нюансы

При ведении кадрового учета необходимо соблюдать общие правила заполнения трудовых книжек:

• в наличии у кадровиков всегда должны быть бланки, требовать их с новых работников запрещено;
• за оформление делопроизводитель может потребовать компенсации в размере стоимости бланка;
• оформляется книжка в течение недели.

Порядок и нюансы оформления: титульный лист

Информация о владельце вносится на основании предъявленного паспорта, который подтверждает его личность:

• ФИО специалиста полностью;
• цифрами дата рождения;
• данные об имеющемся образовании, для того чтобы произвести запись, сотрудник дожжен предоставить в отдел кадров аттестат, диплом или справку о имеющемся высшем незаконченном образовании;
• специальность, профессия заносятся на основании справок, подтверждающих данный факт. В том случае если у сотрудника нет высшего образования, то в данную графу вносится наименование должности, которую он будет занимать на предприятии;
• дата оформления;
• подпись специалиста и делопроизводителя, а также печать фирмы, открывающей трудовую книжку.

Правила ведения трудовых книжек изложены в видео.

Секреты в оформлении

При оформлении необходимо соблюдать следующие правила:

• при внесении записей нельзя делать сокращений и менять их наименование;
• без печати на титульном листе бланк о трудовой деятельности не действителен;
• вносить корректировки в записи на первом листе, можно исключительно на основании определенных справок и документов, подтверждающих факты;
• записи должны быть аккуратными и иметь читабельный вид;
• при заполнении можно использовать только чернила, пасту или гель в ручке, которые световодостойки темно фиолетового, обычного черного или простого синего оттенка;
• использовать пасту красного цвета при внесении корректировок запрещается;
• сотрудник должен внимательно проверить внесенную информацию;
• цифры должны быть исключительно арабскими;
• каждой записи присваивается своей номер по порядку, который отражается в первой колонке;
• не разрешается перечеркивание указанных неверно сведений.

При заполнении и соответственно ведении трудовой книжки необходимо четко следовать существующими инструкциям и правилам, согласно ТК РФ.

Заполнение книжки: вносим сведения о работнике

Работодатель, у которого начинается трудовой стаж гражданина, вносит первые записи в трудовую книжку. Что к этим данным относится?

ФИО полностью, когда родился, специальность и полученное образование.

Вся информация отражается на первом листе бланка. Все эти данные фирма заполняет на основании, подтверждающих официальных бумаг, которые предоставляет сотрудник.

Но если оригиналы отсутствуют, то работодатель имеет право внести записи на основании копий за подписью нотариуса.

После того как вся информация была внесена, следует подвести к логическому завершению процедуру оформления. Для этого на первом листе проставляется число, и сотрудник лично проверяет внесенную информацию.

В том случае, если все было указано верно, работник ставит свою подпись, после чего также расписывается и делопроизводитель. После этого информация о работнике считается полностью внесенной.

Заполненный бланк хранится в отделе кадров фирмы.

Если за период работы у сотрудника поменялись какие-либо личные сведения, к примеру, фамилия, то организация должна внести изменения. Для этого зачеркиваются старые данные и указываются новые, в том случае, если это касается смены имени, отчества, либо фамилии.

Вносятся новые записи о смене профессии и получении образования.

 

Правила внесения информации о работе

Сведения на титульном листе, как уже говорилось, вносятся единожды, при оформлении бланка, а затем только по необходимости актуализируются.

Но основное содержание книжки – не данные о личности гражданина и его образовании — это информация о местах, где он работал на протяжении всей трудовой деятельности.

Отражаются такая информация в разделе «Сведения о работе». Начинает заполнять его первый работодатель и при каждом переходе на новое место, а так же при росте по карьерной лестнице и смене занимаемой должности.

В данном разделе отражают общую информацию о месте, где работал специалист и занимаемую им должность, а так же выполняемых функциях. Кроме того сюда заносятся сведения о факте увольнения сотрудника и переходе на новую должность или в другое структурное подразделение.

«Сведения о работе» подразделы

Данный раздел подразделяется на 4 графы:

• В первом пункте указывается номер события.
• Во втором проставляется дата, когда данный факт имел место.
• В третьем подпункте прописывается трудовая деятельность специалиста.
  
  При этом работодатель указывает свое наименование в полном и сокращенном виде, а так же в какой отдел, и на какую должность был принят сотрудник.
• В четвертой графе указываются документы, подтверждающие информацию.
  
  Организация заносит данные документа, на основании которого была сделана запись, к примеру, приказ директора фирмы.

  В этой графе прописываются все реквизиты.

Если сотрудник при устройстве на работу уже отслужил в рядах армии, то перед тем как внести запись о приеме в компанию, необходимо указать его место службы и годы ее прохождения. Главное подтверждение данного факта – военный билет.

Такое же правило действует и в отношении специалиста, прошедшего курсы по повышению квалификации.

В данном разделе должны указываться все сведения о смене места работы и занимаемой должности. Здесь также может заноситься информация о работе гражданина по совместительству, все это вносит основной работодатель.

Для этого специалист запрашивает документ у другого работодателя, на основании которого можно было бы подтвердить данную информацию.

Внесение данных об увольнении и награждении

Помимо личных данных о сотруднике и месте его работы, в документе предусмотрен раздел, отражающий работу гражданина – «Сведения о награждении», состоящий из 4-х граф, причем порядок внесения информации в него схож с алгоритмом записей в таком разделе, как «Сведения о работе». Сюда организация заносит информацию о присвоенных специалисту званий, госнаград, грамот и т.д.

В том случае, если сотрудник покидает организацию и уходит на другое место работы, то данная информация об увольнении заносится в раздел «Сведения о работе». При этом в 3-ю графу заносится информация, по какой причине произошло расторжение трудового договора.

Запись о факте увольнение должна быть сделана в день его последнего рабочего дня.

В том случае если специалист уволился по причине, в связи с которой у него возникли права на получение льготы, то данная информация также должна быть внесена в 3 графу при занесении записи об увольнении. К примеру, увольнение сотрудника, по причине ухода за ребенком по достижении возраста 14 лет.

Правила хранения и учет

Трудовые книжки и все дополнительные к ним бланки – документы строгой отчетности. Хранятся в отделе кадров и выдаются только исключительно по заявке, с указанием причины.

Отдел кадров регистрирует данный документ в расходно-приходной книге по учету бланков строгой отчетности и книге, отражающей движение бланков данного вида. Здесь отражаются данные обо всех действиях, производимых с документацией.

Кроме того, предусмотрено опломбирование. В том случае, если специалист умер или уволился и при этом не потребовал бланк, то он остается на сохранении в архиве работодателя.

Выдача документа на руки

При редактировании ФЗ были внесены корректировки относительно выдачи документа, отражающего трудовую деятельность специалиста. Теперь его можно забрать только в последний день работы, в противном случае выдается на руки только заверенная копия.

С января 2016 года работодатель обязан выдать на руки трудовую книжку на основании письменного заявлении сотрудника не позднее 3-х дней после его подачи. Но это возможно только в том случае, если она необходима для предоставления в соцстрах.

Затем бланк возвращается в отдел кадров организации.

Утеря и порча документа

Ответственность за хранение документа несет делопроизводитель. Поэтому, если бланк был выдан на руки его владельца и он при этом пролил на него чай, потерял, ответственность за это несет кадровик.

В данном случае оформляется дубликат.

Как поступить, если вы утеряли документ

В том случае, если вы по каким-то причинам не можете найти свою трудовую книжку, необходимо:

• получить выписки со всех мест работы;
• хорошо все проверить;
• если ваш стаж работы менее 3-х месяцев, то восстанавливать не стоит, можно получить новый документ у следующего работодателя. Но это уже на ваше усмотрение;
• если ваш стаж составляет 20 лет, то обратитесь с письменным заявлением в отдел кадров, и объясните ситуацию. Не пройдет и 15 дней, как будет вам выдан дубликат;
• если не предъявить информацию от прежних работодателей, то в дубликате будет указаны только те, которые подтверждены документально;
• не можете найти сведения, воспользуйтесь услугами архива.

Храните дома копию трудовой и при обновлении информации в ней снимайте новую ксерокопию. Лишним не будет.

Образец заполнения трудовой книжки на нашем сайте.

Как писать объяснительную записку рассказано в статье. Обязан ли работник писать объяснительную и как составить акт об отказе написать объяснительную.

Образец объяснительной записки о прогуле здесь.

Документ был утерян на предприятии в результаты нечастного случая

Если бланк был утрачен в результате несчастного случая при хранении у работодателя, то кадры, а не вы, должны восстанавливать все сведения и оформлять дубликат.

В том случае, если после увольнения прежний работодатель не желает вам выдать документ, то решить этот вопрос можно в судебном порядке. Вам не только возместят расходы на оформление дубликата, но и моральный ущерб.

Предусмотрены штрафные санкции за небрежное хранение документа:

• для организации – 30 000 — 50 000 рублей;
• для делопроизводителя – 5000 — 15000 рублей.

Поэтому прежде можно задуматься давать ли документ на руки ли все же нет?

Трудовая книжка – документ строгой отчетности, требующий соблюдения основных правил по заполнению.

На кадровика предприятия возлагается огромная ответственность по ведению личных дел сотрудников.

Ведь несоблюдение законодательства и нормативных актов может повлечь к наложению огромных штрафов. В связи с чем к организации кадрового дела стоит подходить со всей ответственностью.

В противном случае не избежать многочисленных проверок и других проблем с государственными органами власти.

Правила ведения трудовых книжек сотрудников можно узнать из видео.