За три года произойдет полный переход на электронные трудовые книжки

Процесс перехода от бумажных носителей к электронным происходит все интенсивнее. Это распространяется на многие сферы деятельности. Затронут и кадровый документооборот: в перспективе работодатели полностью откажутся от бумажных документов. Трудовые договоры, приказы и прочее будут оформляться только в цифровом виде.

Первые нововведения касаются учета трудовой деятельности сотрудников. На протяжении десятилетий документом, подтверждающим стаж работы, была трудовая книжка. Планируется, что теперь ее формат претерпит изменения, а все необходимые сведения станут цифровыми. Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. В статье рассмотрим ключевые моменты грядущих перемен.

Переход на электронный вариант трудовой

О переходе на цифровые книжки в июне 2018 года объявил Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев. Основные поправки новый законопроект внесет в Трудовой кодекс (появится статья 66.1), а также в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.01.1996 № 27-ФЗ (расширится перечень сведений, передаваемых в Пенсионный фонд).

Официальное наименование документа: проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части  формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)»; ID — 02/04/10-18/00085344, он размещен на Федеральном портале проектов НПА.

По сообщению М. Топилина от 20 марта 2019 г., Правительство внесет законопроект на рассмотрение Госдумы в весеннюю сессию. В случае его подписания придется принять изменения к сотне законов и подзаконных актов, которые содержат информацию об отношениях с нанимателями, в которых есть положения о стаже, упоминается трудовая деятельность.

Данные о месте занятости человека будут передаваться в Пенсионный фонд работодателем, как предлагает законопроект об электронных трудовых книжках. Причем наниматель должен отправлять сведения о приеме сотрудника или его увольнении не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Также от работодателя потребуют ежемесячно направлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд.

Как выглядит электронная трудовая, станет известно после разработки формы в Пенсионном фонде. Планируется, что в нее будут вноситься те же сведения, которые записываются в «бумажную» книжку. Некоторую информацию все-таки исключат:

• об образовании;
• о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Когда введут электронные трудовые книжки в РФ, предоставление сведений на бумаге частично сохранится. Предполагается, что информацию в таком виде работодатель будет выдавать сотруднику при увольнении. Работник сможет также получить распечатку электронной трудовой, если обратится в МФЦ или Пенсионный фонд.

Еще проще запросить информацию о местах работы в цифровом виде: это можно будет сделать через портал госуслуг, нужно только зарегистрироваться на нем. Специалистам пока предстоит работа по обеспечению доступа через портал госуслуг к сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда.

Сроки перехода

Электронные трудовые книжки в 2020 году будут внедрять в кадровую практику постепенно. Первоначально в ходу будут два варианта: как старый бумажный, так и новый электронный.

Планируется, что за три года произойдет полный переход на электронные трудовые книжки. Последние новости говорят о том, что, возможно, срок переходного периода будет увеличен.

Хотя у Пенсионного фонда уже сегодня есть техническая возможность для выполнения новых функций, но отсрочка необходима. Большинство граждан психологически не готовы полностью отказаться от традиционного варианта. Пенсионному фонду придется не только хранить информацию о людях, но и предоставлять ее по запросам. В этом случае нагрузка на систему существенно увеличивается. Поэтому необходимо время, чтобы опробовать ее работу и устранить возможные ошибки и недостатки.

Отсрочка потребуется и крупным организация. Бумажные трудовые необходимо будет передать на личное хранение работникам. Для больших компаний с численностью сотрудников в несколько тысяч человек это огромный объем работы.

Достоинства и недостатки новых трудовых

Электронная версия трудовой — это улучшенный вариант традиционной формы ведения учета трудовой деятельности. Действительно, хранение информации о местах работы на цифровых носителях имеет ряд преимуществ:

• Нельзя потерять. При утере бумажного варианта человеку предстояла кропотливая и долгая работа по ее восстановлению. С электронным вариантом такая ситуация исключена.
• Нельзя подделать. Нередко встречались случаи внесения ложных записей о месте работы.
• Снижение ошибок при заполнении. При внесении информации в бумажную книжку часто возникали разночтения, как оформить ту или иную запись, чернила выцветали, сложно было разобрать почерк. Сотруднику приходилось собирать дополнительные доказательства, подтверждающие факт его работы. При единой электронной форме такие проблемы уйдут в прошлое.
• Экономия времени. Отсутствует необходимость сканировать, ксерокопировать и заверять копии трудовой при оформлении некоторых документов (например, при получении виз, пособий, кредитов).
• Дополнительная защита прав сотрудника. С электронной трудовой работодатель не сможет манипулировать бывшим работником. На слуху ситуации, когда наниматель не отдавал трудовую книжку, соответственно, человек не мог устроиться на другое место работы. Новый законопроект избавит трудящихся от этой проблемы.

При всех плюсах данного нововведения остается один крупный недостаток, присущий всему электронному. Как будет работать такая крупная система, что будет происходить во время сбоев — покажет время.