Законодательство различными способами поддерживает своих граждан, в том числе временно утративших трудоспособность. Основанием для этого является Трудовой кодекс Российской Федерации, а также различного рода постановления Правительства.

Для получения соответствующей компенсации от работодателя сотрудникам требуется в обязательном порядке получить специальный документ – больничный лист.

Формат его заполнения закреплен на законодательном уровне. Обязательно ведение специального журнала регистрации больничных листов на предприятии.

Общие сведения ↑

Сегодня одной из основных обязанностей работодателя является оплата времени, в течение которого работник по какой-то причине не является работоспособным.

Но для получения соответствующих выплат требуется больничный лист – данный документ должен быть оформлен соответствующим образом.

Следует помнить, что при его отсутствии работодатель не имеет права осуществлять оплаты больничного.

Осуществляющему регистрацию больничных листов должностному лицу необходимо в обязательном порядке подробно разобраться со следующими важными вопросами:

• что нужно знать?
• необходимая информация для заполнения листа;
• законные основания.

Это позволит избежать возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций — как с работниками, так и с различными контролирующими организациями (трудовой, налоговой инспекцией).

Что нужно знать

Необходимо помнить, что больничный лист является документом, имеющим неоспоримую юридическую силу. Но важным условием является правильность его заполнения.

Данную процедуру должны осуществлять работодатель и лечащий врач. Важно помнить – далеко не все медицинские организации вправе формировать подобный документ. Учреждение должно иметь государственную аккредитацию.

Также не все врачи имеют право оформлять листы нетрудоспособности. Такого права лишены:

• работники скорой помощи;
• сотрудники станций переливания крови;
• иные.

Внесение всех необходимых данных должен осуществлять лечащий врач, а также работник отдела кадров. Причем самому работнику необходимо знать основные правила оформления данного документа.

Так как если врач допустит какие-либо ошибки, работодатель имеет полное право отказать в компенсации нетрудоспособности. Необходимо будет вновь посещать врача с целью оформления нового больничного листа.

Причем правила заполнения закреплены на законодательном уровне. Следует обязательно помнить о наказуемости подделки листа нетрудоспособности.

Данное деяние подпадает под действие ст.№327 УК РФ и за подобное преступление можно получить внушительный срок.

Бланк больничного листа должен быть сдан в отдел кадров, после чего все его данные будут переписаны в специальный реестр. Впоследствии он будет передан в ФСС или же иные органы – по требованию, при необходимости.

При этом журнал регистрации больничных листов может вестись различным способом:

• в электронном формате;
• в бумажной форме.

Законодательством процедура заполнения рассматриваемого документа не регламентируется, но работодателю необходимо будет обозначить в нем наиболее важную информацию, содержащуюся в больничном листе.

При проведении камеральной проверки ФСС или же иным органом, реестр больничных листов может быть передан любым удобным способом – обычной почтой или же электронной.

Необходимая информация для заполнения листа

Бланк больничного листа имеет следующие основные поля, обязательные для заполнения. Заполняется врачом:

• полное наименование организации, где официально трудоустроен болеющий;
• дата выдачи документа, а также реквизиты получающего данный документ работника:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Дата рождения
3. Пол.

• причина нетрудоспособности – обозначается числовым кодом;
• способ трудоустройства (постоянное место работы/по совместительству/иное);
• время, в течение которого физическое лицо будет полностью освобождено от выполнения своих должностных обязанностей на полностью законной основе;
• дата выхода на работу;
• если имеется продление – обозначается идентификационный номер листа.

В нижней части все поля необходимо будет заполнить работодателю:

• место работы — основное/по совместительству;
• регистрационный номер, код подчиненности;
• ИНН – индивидуальный налоговый номер;
• СНИЛС;
• условия исчисления;
• акт формы Н-1;
• дата начала работы, длительность имеющегося страхового стажа;
• за какой период должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности;
• величина пособия;
• фамилия и подпись — руководителя, главного бухгалтера.

Все данные в бланк больничного листа должны в обязательном порядке заноситься черной гелиевой ручкой, либо перьевой. Также допускается заполнение всех полей на компьютере, при помощи принтера.

Ни в коем случае нельзя осуществлять заполнение, а также подписывать документ рассматриваемого типа обычной синей шариковой ручкой.

Это приведет к отказу ФСС в получении соответствующего вычета. Все данные должны быть указаны максимально точно, без каких либо ошибок, помарок.

Законные основания

Сама процедура заполнения больничного листа, а также его выдача регламентируется действующим на территории РФ законодательством.

Основополагающей законодательной базой в данном случае является Федеральный закон №255-ФЗ от 29.12.06 г. Именно на основании него осуществляется медицинское страхование и формирование больничных листов.

Данный закон предусматривает все случаи, когда выдается лист нетрудоспособности:

• болезнь;
• необходимость осуществлять уход за:

1. Родственником.
2. Ребенком.

• материнство.

Размер денежной компенсации напрямую зависит от величины стажа работника. Чем больше стаж, тем больше величина пособия.

При этом заполнение реестра больничных листов в обязательном порядке должно осуществляться с учетом п.56 Методических указаний о порядке ОМС.

Данный документ утвержден постановлением Фонда социального страхования №81 от 07.04.08 г.

При этом журнал учета больничных листов (образец для бухгалтерии можно найти в интернете) следует представлять в табличной форме.

Как вести журнал учета регистрации больничных листов ↑

Журнал учета регистрации больничных листов представляет собой очень важный документ. Но при этом работодатель совсем не обязан его вести, так как в законодательстве данный момент не обозначен.

В то же время желательно формировать данный документ, так как это позволяет существенно сократить время на подготовку документации в Фонд социального страхования.

Дело в том, что в обязанности работодателя входит необходимость делать копии всех поданных сотрудниками листов нетрудоспособности, по которым выплачивались компенсации.

Так как ФСС обязан данные платежи путем предоставления права на вычет через налоговую инспекцию компенсировать.

Данный орган выступает в роли контролирующего. Составление специального реестра позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа.

При этом формировать журнал регистрации больничных листов можно как в ручном режиме, так и при помощи специального программного обеспечения 1С — Зарплата и персонал.

Это позволит существенно сократить время на формирование реестра больничных, а также избежать свершения типичных ошибок при реализации данного процесса.

Где взять бланк

Бланк для формирования реестра рассматриваемого типа можно взять:

• на специализированных ресурсах в интернете – сегодня существует большое количество различных сайтов, предлагающих образцы любой документации совершенно бесплатно;
• у различного рода организаций, предлагающих услуги аудита для организаций;
• распечатать в специальной программе.

Если сотрудники кадровой службы и бухгалтер достаточно опытны, то можно просто составить бланк журнала рассматриваемого типа самостоятельно. Но подобная процедура достаточно сложна и имеет множество нюансов.

Когда опыт подобного рода по какой-то причине отсутствует, то можно попросту обратиться в специализированную компанию, предоставляющую бухгалтерские, аудиторские и консультационные услуги.

На различных ресурсах в интернете совершенно бесплатно можно скачать документы соответствующего формата.

Это позволит сэкономить не только деньги, но и время – отпадет необходимость ждать, когда сотрудники специальной организации подготовят необходимые документы. Также распечатать бланк можно в специальной программе.

Порядок заполнения

Стандартная схема журнала регистрации больничных листов выглядит следующим образом:

1. На титульном листе – полное наименование организации, осуществляющей прием и оплату листов нетрудоспособности.
2. Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
3. Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
4. Прописывается регистрационный номер страхователя.
5. Таблица, содержащая следующие данные:

• порядковый номер документа;
• фамилия, имя и отчество;
• серия больничного листа;
• причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
• период болезни;
• продолжительность болезни;
• число дней болезни;
• стаж и величина пособия;
• сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).

В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.

Образец заполнения

Чтобы избежать ошибок, стоит перед оформлением данного документа ознакомиться с верно составленным образцом.

Пример:

Наличие каких-либо ошибок или же неточностей будет являться основанием для возврата документа на доработку. Следует избегать возникновения подобных ситуаций, так как это будет означать потерю времени.

Журнал регистрации больничных листов позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа по отдельности, что существенно уменьшает бумажную работу в бухгалтерии и отделе кадров.

Кроме того, именно составление реестра рассматриваемого типа позволяет избежать допущения большого количества самых разных типичных ошибок при расчете компенсации за временную нетрудоспособность.