Как выглядит образец графика документооборота первичных учетных документов

На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации.

В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного рода иных немаловажных задач.

При этом обязательно формируется специализированный график документооборота первичной учетной документации.

Он не имеет жестко установленного формата, но должен соответствовать некоторым обязательным требованиям, отраженным в законодательных нормативно-правовых документах.

Базовые моменты ↑

Одним из обязательных условий ведения различного рода деятельности на территории Российской Федерации является формирование соответствующим образом отчетности разного вида.

При этом касается это в первую очередь бухгалтерской и налоговой. Для подтверждения верности составления её необходимо формировать специальные документы – первичные.

В перечень таких документов входят следующие:

  • договор;
  • счет-справка;
  • счет-фактура;
  • кассовый, товарный чек;
  • иные.

Все они служат для решения различного рода задач. Но при этом важно помнить о необходимости соответствующего учета самих этих документов.

Именно для этой цели формируется специальный график документооборота. Ведение данного графика строго обязательно и регламентируется законом.

Чтобы избежать различного рода проблем и затруднений, связанных с составлением данного графика, необходимо изучить вопросы:

  • основные понятия;
  • каковая его роль;
  • законные основания.

Основные понятия

В первую очередь необходимо будет изучить законодательные нормы, которые регламентируют порядок составления графика документооборота, а также иные немаловажные моменты.

Но для правильной трактовки, понимания основных моментов необходимо будет заблаговременно изучить основные используемые понятия.

К таким понятиям на данным момент относится следующее:

  • «график документооборота»;
  • «первичные документы»;
  • «рабочее место»;
  • «бухгалтерский учет»;
  • «накладная, счет-фактура»;
  • «акт оказания услуг».

Обозначенные выше термины чаще являются наиболее существенными.

Под понятием «график документооборота» понимается специальная схема, которая разработана для всех без исключения подразделений определенного предприятия с момента создания до момента передачи в архив.

«Первичные документы» — документы, которые отражаются какие-либо хозяйственные операции. Это может быть продажа товаров/услуг, приобретение материалов и иное.

«Рабочее место» — представляет собой неделимое звено организационного процесса на предприятии. Оно может быть рассчитано на одного или же нескольких рабочих.

Первичная документация служит для организации рабочих мест также. «Бухгалтерский учет» — учет всевозможных хозяйственных, финансовых операций на предприятии.

«Счет-фактура» — один из самых важных первичный учетных документов, имеющий установленный на законодательном уровне формат.

Служит для подтверждение свершения различных хозяйственных операций. «Акт оказания услуг» — первичный документ, подтверждающий факт выполнения каких-либо работ для клиента.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

Это интересно:  Налоговые льготы при покупке жилья (квартиры) в 2019 году

На данный момент график документооборота дает возможность:

Повысить ответственность работников В процессе обработки, составления данных документов
Обнаружить лишние документы Которые по различным причинам не используются и вывести их из оборота
Обслуживать рабочее место Конкретных сотрудников
Повысить качество работы бухгалтеров Составляющих налоговую и бухгалтерскую отчетность
Выполнить работы Которые установлены планами конкретного предприятия

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Законные основания

На данный момент существует большое количество различных документов, регламентирующих составление графика данного вида.

При этом разделить их можно на следующие отдельные группы:

  • устанавливающие общие принципы организации;
  • указывающие на особенности различных типов документооборота;
  • регламентирующие особенности первичной документации;
  • устанавливающие особенности документооборота бухгалтерской отчетности.

К наиболее важным документам, содержимое которых следует учитывать в первую очередь, можно отнести:

  1. Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.96 г. «О бухгалтерском учете».
  2. Положение по ведению бухгалтерского учета, утвержденное Постановление Министерства Финансов №34н от 29.07.98 г.
  3. Положение о документообороте, утверждено постановлением Минфина СССР №105 от 29.07.83 г.
  4. Приложение к письму №59 Минфина от 24.07.92 г.

Также не менее пристальное внимание необходимо уделить именно документам, которые регламентируют вопрос формирования самих первичных документов.

Так как многие такие документы являются основанием для получения вычетов налогового характера, иных.

При несоблюдении формы таких документов воспользоваться такими льготами будет попросту невозможно.

К таким нормативно-правовым документам на данный момент можно отнести следующие:

Постановления Госкомстата №88 от 18.08.98 г. – утверждает унифицированные формы документации по кассовым операциям;

№132 от 25.12.98 г. – унифицированные формы учета торговых операций;

№26 от 27.03.00 г. – устанавливает формат ведомости учета результатов, которые установлены инвентаризацией
Приказ Министерства финансов №119н от 28.12.01 г. «Об утверждении Методических указаний»
Приказ Министерства финансов №67н от 22.06.03 г. «О формах бухгалтерской отчетности»

В законодательстве достаточно подробно рассматривается сам вопрос порядка организации документооборота.

Именно поэтому необходимо будет обязательно соответствующим образом изучить все нормативно-правовые документы. Так можно будет избежать возникновения множества затруднений.

И в первую очередь – вопросов со стороны контролирующих органов. Так как ошибки, возникающие в связи с неправильным формированием первичной документации, графика ведут к серьезным штрафам.

Порядок формирования документа ↑

Порядок формирования графика документооборота имеет большое количество самых разных нюансов, особенностей.

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

Это интересно:  Лучшие сроки для уведомления работодателя о беременности

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

  • на кого возлагается ответственность;
  • составление графика;
  • образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

  • главный бухгалтер;
  • руководитель предприятия;
  • исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным.

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Главной сложностью и в то же время плюсом графика рассматриваемого типа является отсутствие унифицированного формата данного документа.

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Определяется перечень документов Которые должны быть включены в сам график документооборота
Назначаются ответственные лица за отдельные сферы ответственности Например:

  • должники – менеджер по продажам;
  • данные об отпусках, расчет стоимости оценочных обязательств – руководитель отдела кадров и так далее
Устанавливаются сроки В течение которых ответственный работник должен передать документы в бухгалтерию
Выбирается способ формирования документа Рассматриваемого типа, допускается оформление в следующем виде:

  • как текст;
  • как таблица;
  • как схема
График документооборота внедряется в практику

Главной проблемой выполнения сроков, обозначенных в данном документе, является их несбалансированность.

Например, документ ещё проходит согласование у компетентных лиц, но при этом срок предоставления уже по какой-то причине прошел.

Если подобные ситуации происходят, ничего критичного в этом нет. С течением времени возможно вносить различного рода коррективы в сроки графика документооборота.

Образец заполнения график документооборота первичных учетных документов

Если опыт составления рассматриваемого типа документа по какой-то причине отсутствует, то следует в обязательном порядке ознакомиться с верно составленным образцом.

Фото: график документооборота

Это позволит существенно сократить время на формирование такого графика, а также избежать некоторых типичных ошибок.

На данный момент все особенности составления рассматриваемого типа документа отражены в действующим законодательных нормах. Потому в первую очередь необходимо уделить внимание именно им.

Поделитесь в соц.сетях:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *