Как ведется кассовая книга в электронном виде

Практически для всех без исключения коммерческих предприятий, а также юридических лиц необходимо в обязательном порядке вести специальную электронную кассовую книгу.

Необходимость ведения данного документа устанавливается специальным действующим законодательством. Важно помнить о большом количестве самых разных особенностей её формирования.

Причиной тому является именно её электронный формат. При этом жестко устанавливаются примеры заполнения данного документа, его формат.

Кассовая книга одновременно позволяет решить большое количество самых разных задач. Индивидуальные предприниматели в 2019 году могут не вести и не заполнять документ этого типа.

Необходимые сведения ↑

Разрешается или нет ведение кассовой книги в электронном виде – данные момент является одним из самых важных для всех ИП, руководителей предприятий.

Так как данный документ составляется относительно просто, но имеет определенные нюансы формирования.

Нарушение формата может привести к достаточно серьезным проблемам. Причем вплоть до составления акта об административном нарушении и наложении штрафа.

Прежде, чем приступить к формированию кассовой книги в электронном виде, необходимо будет рассмотреть следующие вопросы:

  • основные моменты;
  • общие требования к формированию документа;
  • действующие нормативы.

Основные моменты

Сама кассовая книга представляет собой документ кассовой дисциплины. В ней отражается информация следующего рода:

  • поступление наличных денег;
  • выдача наличных средств.

Ведение данного документа осуществляется непосредственно в кассе самой организации. Все записи в кассовой книге делает сам кассии или же специальное уполномоченное лицо, которое назначено руководителем предприятия.

Важно помнить о необходимости наличия основания для внесения записей в рассматриваемого типа книгу:

  • кассового ордера приходного ПКО;
  • кассового ордера расходного РКО.

Ранее процедура ведения кассовой книги представляла собой достаточно трудоемкий процесс, связанные с множеством трудностей. Но с 01.06.14 г. действует специальный упрощенный процесс формирования кассовой документации этого вида.

Именно с момента введения данных упрощений простые предприниматели, вне зависимости от вида деятельности, такую кассовую книгу вести не обязаны. Но при необходимости составление её возможно.

Существуют различные варианты заполнения книги этого типа:

В бумажном формате Оформляется от руки или же с помощью применения персонального компьютера, печатной техники (принтер)
В электронном формате С помощью персонального компьютера:

  • обязательно должна осуществляться защита от несанкционированного доступа;
  • выполняется подписание электронной подписью – это подтверждает её подлинность

На предприятии или ИП обязательно должна вестись именно одна кассовая книга. При это не важно сколько именно видов деятельности ведется. Все без исключения приходные операции должны отражаться в данном документе.

Кассовая книга обязательно должна составляться в обособленных подразделениях. При этом делаются копии всех листов, после чего они передаются непосредственно в головной офис предприятия.

После составления кассовой книги правильность обязательно проверяется. Делать это должен главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо, назначенное руководителем.

Если в течение одного дня ни одной операции в кассе не было свершено, то нет необходимости вносить какие-либо записи. В 2019 году установлен специальный формат КО-4. Составлять книгу необходимо именно в соответствии с ним

Общие требования к формированию документа

Ведение кассовой книги в электронном или же бумажном формате обязательно должно осуществляться в соответствии с определенными требованиям. В первую очередь это касается ведения данной книги в течение отчетного дня.

В перечень таких требований на сегодняшний день входит следующее:

В начале смены обязательно указывается дата А также сумма остатка на начало дня – она всегда равна остатку на конец дня рабочего предшествующего
В течение всего рабочего дня кассир или же другое уполномоченное лицо Осуществляет внесение в документ построчно книгу записей о каждом РКО/ПКО
Строка, обозначаемая как «перенос» Должна заполняться в конце смены или же если по какой-то причине за смену целый лист был закончен
Если лист кончился То необходимо осуществить перенос на следующую страницу и обозначить там ту же дату
В конце смены кассир обязан осуществить следующие действия суммировать после чего указать в рассматриваемой книге деньги, которые были получены и после выданы – выданные по зарплатной ведомости обозначаются в статье «в том числе на заработную плату»;

проставляются в книге должность, Ф.И.О. лица, осуществляющего заполнение
После окончания рабочего дня все ПКО и РКО Должны обязательно быть переданы главному бухгалтеру или же просто бухгалтеру (в случае их отсутствия – непосредственно руководителю предприятия)
Это интересно:  Как выглядит образец выписки из штатного расписания

Ведение книги в электронном формате может осуществляться как при помощи специальных программ, так просто в Excel. Законодательством данный момент не устанавливается.

Именно поэтому вести учет возможно в любой удобной для самого кассира, бухгалтера, руководителя или же иного лица формате.

Помимо обозначенных выше требований к ведению документов существуют также следующие:

В конце рабочего дня необходимо осуществить распечатку двух листов кассовой книги Они относятся бухгалтеру вместе с оформлением за 1 день ПКО и РКО
Обязательно осуществляется сверка книги Стандартным образом
Один раз в год минимум или же большее количество раз Необходимо будет распечатать все имеющиеся в наличии листы кассовой книги и прошить их (обязательно указать на титульном листе суммарное количество страниц)
После распечатки необходимо будет проставить подпись главному бухгалтеру А также руководителю предприятия
Если у организации имеется печать и она используется Требуется обязательно её проставить.В некоторых случаях допускается ведение кассовой книги только в электронном формате

В таком случае она должна быть полностью защищена специальной защитой от несанкционированного доступа, а также искажения представлено в ней информации.

Обязательно осуществляется подпись электронной подписью. Обычно именно в этом заключается сложность для многих предприятий. Так как далеко не все они имеют соответствующие подписи такого типа.

Необходимо помнить о наличии стандарта заполнения кассовой книги. В силу обязательности её проверки налоговыми органами стоит избегать допущения ошибок при составлении.

Так как это может привести к достаточно серьезным последствиям. В первую очередь – ответственность административного характера в виде штрафа.

Действующие нормативы

Основополагающим документом, на который необходимо будет ориентироваться при составлении кассовой книги, является Письмо Федеральной налоговой службы №ЕД-4-2/13338 от 09.07.14 г. «О порядке ведения кассовых операций».

Наиболее важные нормативы, отраженны в данном документе:

Для осуществления различных операций наличными денежными средствам Юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательно устанавливается максимально допустимая сумма
При этом подпадающие под объекты малого бизнеса предприятия Лимит остатков могут не учитывать и для них он не устанавливается
Все записи в кассовую книгу обязательно должны Делаться непосредственно уполномоченным лицом
Некоторые денежные операции в кассовой книге отражать нет необходимости К таким исключениям относятся следующие:

o осуществление деятельности платежного агента;

o деятельность банковского субагента;

o выдача из кассы наличных денег
Приходной кассовый ордер может быть составлен На основании контрольной ленты, кассовых операций
Существует перечень целей, направлений В которых ИП и юридические лица имеют право расходовать поступившие в кассу средства – такие операции также должны обязательно отражаться в кассовой книге
Установлены лимиты расчетов между ИП, юридическими лицами в наличных средствах По определенным договорам.

Не стоит забывать о наличии наказания, которое накладывается в случае обнаружения ошибки в ведении кассовой книги, при проведении различного тип расчетов.Все эти моменты отражаются в ч.1 ст.№15.1 КоАП РФ.

Наиболее существенные нарушения:

  • если осуществляются расчеты наличными с другими предприятиями более установленного лимита;
  • имеет место неоприходование в кассу наличных средств;
  • в кассе по какой-то причине скопились средства более установленного лимита.
Это интересно:  Образец устава ООО с тремя учредителями

В случае обнаружения обозначенных выше или же иных нарушений обязательно будет иметь место привлечение к административной ответственность. Подобное в обязательном порядке подразумевает штраф.

Как вести кассовую книгу в электронном виде ↑

В бумажном формате составлять книгу рассматриваемого типа достаточно сложно. Так как помимо необходимости соблюдать формат требуется также выполнять множество действии, связанных с подшивкой, нумерацией и многими иными.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые желательно предварительно, можно будет отнести:

  • правила ведения автоматизированным способом;
  • ознакомление с таким способом форматирования;
  • образец заполнения.

Правила ведения автоматизированным способом

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате имеет большое количество особенностей. Но в целом он в разы проще, чем формирование документов в бумажном формате.

Все данные формируются при помощи узкоспециализированных программ по типу машинограмм. Данный машинограммы носят обозначения следующего вида:

  • «вкладной лист кассовой книги»;
  • «отчет кассира».

Важно помнить о необходимости составления данных машинограмм в одно и то же время. Также должны быть выполнены следующие требования:

  • обязательно наличие полностью идентичного содержания;
  • требуется присутствие всех без исключения реквизитов, которые предусматриваются форматом кассовой книги.Эти документы обязательно формируются заблаговременно, заранее, в течение предыдущего дня.

Данное правило обязательно соблюдать. Главным преимуществом книги рассматриваемого типа является отсутствие необходимости нумеровать страницы.

Процедура данная осуществляется в полностью автоматическом режиме. Нумерация осуществляется в порядке возрастания.

Требуется присутствие листа под названием «Вкладной лист кассовой книги». Он должен отражать общее количество листов за прошедший период. Последний лист данного типа за календарный год должен отражать общую годовую сумму.

В обязанности лица, ответственного за ведение документации рассматриваемого типа, входит проверка машинограмм. Причем как под названием «вкладной лист кассовой книги», так и «Отчет кассира».

Вне зависимости от формата ведения кассовой книги ответственность за правильность составления документа возлагается именно на главного бухгалтера. При его отсутствии – на руководителя.

Ознакомление с таким способом формирования

Прежде, чем приступить к использованию рассматриваемого способа формирования данного типа документа необходимо будет обязательно разобраться с некоторыми нюансами.

Сегодня существует множество самых разных программных продуктов для составления такого вида кассовых книг. Причем создатели их сами предлагают свои услуги по введению в курс дела по этому поводу.

Что позволяет избежать множества самых разных затруднений. Достаточно лишь обратиться в соответствующее учреждение для консультации.

Образец заполнения

Сам процесс составления электронной кассовой книги достаточно прост. Но при этом существуют определенные особенности. В первую очередь это касается именно формата страниц, которые заполняются в табличной форме.

При отсутствии опыта составления, заполнения таких документов необходимо в обязательном порядке ознакомиться с образцом.

Важно лишь быть уверенным в правильности его составления. В интернете достаточно большое количество образцов документов данного вида.

Важно использовать в качестве источника только авторитетные ресурсы. Это позволит избежать самого разного рода проблем. В первую очередь – штрафов со стороны ФНС.

При работе в 1С ↑

Автоматизированная кассовая книга ведется на платформе в программе 1С. Существует большое количество самых разных приложений для ведения бухгалтерского, налогового учета на предприятии от данного поставщика программного обеспечения.

В большую часть из них включена кассовая книга как стандартная опция. Руководство по поводу использования её почти всегда имеется в справке программы 1С. При необходимости всегда можно проконсультироваться с разработчиками.

Кассовая книга ведения учета – один из самых простых способов составления отчетной документации.

Именно поэтому необходимо в обязательном порядке использовать его, причем в обязательном порядке в установленном законодательством формате. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей.

Поделитесь в соц.сетях:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *