Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия.

Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

• встреч с представителями других учреждений;
• решения проблем, вынесенных на комиссию;
• проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

• коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
• реорганизации компании;
• ликвидации предприятия;
• иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

• времени проведения встречи;
• адресе проведения мероприятия;
• количестве голосов, которыми обладают участники;
• общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
• ФИО лица, которое является председателем собрания;
• лицах, входящих в состав президиума;
• списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

• определяет повестку дня;
• начинает сбор нужных бумаг;
• оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
• рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

• сообщения выступающих;
• проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
• иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Как заполнить правильно

Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах – развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания. Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших.

Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Кроме того, требуется ознакомиться с ГОСТОМ.

Чтобы протокол считался действительным, в нем должно быть прописано полное название организации с сокращенной аббревиатурой в конце, указывающей на организационно-правовую форму компании.

Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается. Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания.

Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании. Секретарь прописывает:

• вид собрания;
• место прохождения;
• дату прохождения мероприятия;
• форму.

Прописывая вид мероприятия, выделяют:

• ежегодная встреча;
• внеочередное совещание;
• мероприятие, проходящее в соответствии с планом.

Не будет считаться ошибкой, если секретарь укажет и другой вид. Согласно действующему законодательству, составлять протокол требуется не реже, чем 1 раз за год.

Далее фиксируется форма мероприятия. Она может подразумевать личное присутствие членов в момент совещания или разрешать принимать заочное участие.

Затем отмечается фактический адрес места, в котором собрались лица.

Во избежание ошибок важно заранее ознакомиться с нормами составления бумаги и строго следовать им во время выполнения процесса.

Основные трудности

В основной части бланка фиксируется перечень вопросов, которые поднимались во время совещания. Если собрание относится к разряду годовых, законодательство предписывает решить ряд обязательных проблем.

В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания. Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал. Помимо ФИО, необходимо прописать:

• должность, которую занимает участник;
• количество голосов, которыми обладает член собрания;
• информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия. Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено.

Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами. Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

• голоса, которые могут быть использованы;
• голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
• количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;
• итоговое решение по вопросу.

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших. Полный текст докладов не приводится. Секретарь вносит информацию тезисно.

Завершение оформления

Завершая процедуру составления, важно заранее знать, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО. Заверить бумагу подписями должны председатель и секретарь мероприятия. Затем ставится фактическая дата заполнения бумаги.

Процедура заполнения должна быть завершена в течение 15 суток с момента проведения мероприятия. Если срок будет превышен, документация считается недействительной.