Многие фирмы предпочитают пользоваться корпоративными картами, предназначенными для безналичной оплаты командировочных, представительских, хозяйственных или других аналогичных расходов. Не используются такие карты для перечисления зарплаты или иных выплат работникам организации.

При этом бухгалтер любой организации должен тщательно разобраться в том, как ведется учет корпоративных карт.

Как оформляется выдача карты сотрудникам

Корпоративные карточки представлены собственностью выпустившего их банка, поэтому не отражается в бухучете компании факт их выдачи работникам предприятия.

Наиболее часто организации учитывают все выданные карточки в особом журнале, а также отражаться данный процесс может доверенностью, выдаваемой работникам для использования средств по пластику.

Как ведется учет корпоративной карты? Фото:ppt-online.org

Если фирме требуется подтвердить выдачу данного платежного документа конкретному гражданину, то надо запросить нужный документ в банке.

Как регламентируются операции

Если конкретная компания пользуется корпоративными картами для разных целей, то желательно выпустить специальный внутренний нормативный документ, на основании которого будут применяться данные банковские инструменты.

Также разрабатываются правила формирования отчетов относительно всех потраченных средств. За счет создания локального акта можно справляться с разными сложными или спорными ситуациями:

• Урегулирование разнообразных претензий или возражений с ФНС. Нередко налоговики не согласны с тем, как отражаются в разных отчетах израсходованные деньги по корпоративным карточкам. Если же фирма будет действовать в соответствии со своим локальным актам, то это позволить решать все проблемы. Например, если нет внутренней документации, которая бы указывала на то, как отчитываться работнику, снявшему с корпоративной карты средства в банкомате, то налоговый инспектор может настаивать на том, что все средства должны проводиться исключительно через кассу фирмы, а использование иной техники является грубым нарушением. Поэтому целесообразно пользоваться информацией из внутреннего регламента относительно правильности составления разных отчетов.
• К сотруднику фирмы могут предъявляться претензии, если используются средства с карты не в нужных целях или при обнаружении в результате проверки недостачи. Если будет иметься грамотный и хорошо продуманный внутренний документ, то можно будет удержать нужные средства с зарплаты виновника, которые бы покрыли убытки, возникшие в результате нецелевого применения денег. Дополнительно будет иметься возможность по ст. 192 и ст. 81 ТК применить дисциплинарное взыскание к этому работнику.

ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7.1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей. Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Таким образом, для каждой компании, которая пользуется корпоративными карточками, самым оптимальным считается создавать свой внутренний нормативный акт, регулирующий все процессы с этим платежным инструментом.

Как происходят расчеты корпоративной карты с нерезидентом, смотрите видео:

Требуется ли передавать данные в ФНС

На основании ФЗ №52, который регламентирует правила внесения разных корректировок в НК, с 2014 года отсутствует необходимость для компаний передавать в ФНС данные об открываемых и закрываемых счетах в банках.

Предоставление корпоративной карточки представлено операцией банковской организации, а не фирмы-клиента, поэтому не возникает необходимость для налогоплательщика сообщать данные сведения в ФНС по месту работы.

Как правильно отчитываться работники за потраченные средства

Все средства, которые располагаются на счете корпоративной карты, являются собственностью фирмы, поэтому если какой-либо работник организации снимает наличные с этого платежного инструмента в банкомате или же расплачивается им в разных других организациях, то у него возникает необходимость отчитываться за эти траты.

Все средства, используемые сотрудниками, выступают подотчетными суммами, поэтому отчитываться по ним надо таким же образом. Поэтому работник, воспользовавшийся деньгами на корпоративной карточке, выполняет действия:

• первоначально формируется отчет, в котором описываются все израсходованные суммы, причем для этого обычно используется стандартная форма АО-1, но можно применять специальные формы, утвержденные на конкретном предприятии;
• к отчету прикладываются платежные документы, подтверждающие траты, а они могут быть представлены накладными, разными актами, чеками или другими аналогичными бумагами;
• данный отчет с другими документами передается в бухгалтерский отдел организации, причем для этого используется правильный порядок, а также учитываются сроки, предусмотренные положением фирмы, описывающим правила применения корпоративных карточек.

Плюсы расчетов корпоративной картой. Фото:ppt-online.org

Ежемесячно банки формируют и передают клиентам специальные выписки по карточкам, поэтому составить отчет сотруднику, пользующемуся корпоративной карточкой, не составит труда.

Что делать, если деньги использовались не по назначению

Если руководство фирмы выявляет, что сотрудник, имеющий доступ к корпоративной карточке, пользуется средствами по ней не по назначению, то требуется, чтобы он покрыл нанесенный ущерб. Для этого обычно удерживается нужная сумма с его зарплаты.

Для этого должны соблюдаться некоторые условия:

• должна быть возможность для оценки нанесенного ущерба;
• обязаны иметься доказательства виновности конкретного работника, для чего используется банковская выписка или расчетные документы, взятые у продавца, поэтому они указывают на то, что средства действительно применялись в личных целях держателя такого платежного инструмента;
• оформляется приказ руководства о том, что с зарплаты работника будет удержана сумма рассчитанного ущерба, причем этот процесс совершается в течение месяца после того, как будет выявлен ущерб и установлена вина конкретного сотрудника по ст. 137 ТК;
• размер удержания не должен нарушать установленные нормы, прописанные в ст. 138 ТК;
• работник сам не должен оспаривать такое решение, так как иначе придется решать возникшую проблему другим способом.

ТК РФ Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы. Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Таким образом, если сотрудники пользуется корпоративной карточкой для личных трат, то он должен осознавать последствия такого решения, так как он рискует тем, что с его зарплаты будет удержана вся потраченная сумма вместе со штрафом.

Особенности учета корпоративной карты в бухучете

Отражать в бухучете разные операции с корпоративной картой должны только профессиональные бухгалтеры, что гарантирует правильность составления разных проводок. Наиболее часто используются следующие бухгалтерские проводки:

• Д55 К51 – пополнение карточки;
• Д91 К55 – списываются средства для оплаты разных услуг или комиссии за обслуживание;
• Д 55 К66 – применение заемных средств банковского учреждения;
• Д71 К55 – сотрудник списал средства безналичным способом или получил наличные средства в банкомате или кассе банка;
• Д25, 26, 44, 60, 76 К71 – принят отчет работника по затраченным средствам по корпоративной карточке;
• Д91 К66 – начислены проценты за использование кредитных средств банка;
• Д66 К55 – погашен займ по кредитке.

Таким образом, каждый бухгалтер компании, где используются для расчетов работниками корпоративные карточки, должен знать, как правильно отражать разные операции, совершаемые с деньгами на счету.

Как учитываются операции и снятие средств

Отражаются все операции только после того, как банк присылает соответствующую выписку. Именно она подтверждает фактическое списание средств с карты.

Что делать, если корпоративной картой были оплачены личные расходы, расскажет видео:

Корпоративная карточка может применяться не только для оплаты разных товаров или услуг безналичным способом, но и даже для снятия наличных средств, для чего используются банкоматы или касса банка.

Таким образом, учет расходов по корпоративной карточке считается достаточно простым процессом, в котором должны разбираться бухгалтеры организации. При этом сотрудник, который пользуется средствами по этому платежному инструменту, должен знать, как правильно формировать отчет и какие документы к нему прикладываются.