Нередко в ходе ведения предпринимательской деятельности используются преимущественно расчеты в безналичной форме, но, тем не менее, большинство предпринимателей продолжает работать с формой наличного поступления денег. Для нормализации ситуации, в частности, если осуществляются расчеты наличными, индивидуальный предприниматель обязан брать на себя ведение кассовой книги.

Начиная с марта в 2014 году, было выпущено указание от российского банка, на основании которого был установлен базовый порядок ведения операций. Если ИП выдает заработную плату своим сотрудникам не через банковские карты, а через кассу, то ведение книги – обязательное мероприятие. Рассмотрим базовые понятия и положения: что это такое кассовая книга, порядок ее ведения и хранения.

Более подробно о книге

Она представлена в форме специального журнала, содержание перечень данных касательно операций, имеющих отношение к получению наличных денег. Кассовый документ – это элемент, имеющий прямое и непосредственное отношение к ведению бухгалтерской отчетности. Даже ИП, работающие на базе УСН, обязуются заниматься ведением данной книги. Есть унифицированная форма, в которой представлен данный документ, комитет статистики обозначил ее как КО-4. Нужно ли ИП вести кассовую книгу при ЕНВД, а также основные особенности операций – рассмотрим в статье.

Кассовая книга — один из важнейших элементов предпринимательства

Соблюдение всех правил и норм имеет огромное значение, ведь чаще всего контролирующие органы занимаются проверкой данного типа документации у индивидуальных предпринимателей. Грамотный подход к ведению кассовой книги играет важную роль, поскольку контролирующие органы часто проверяют наличие данного вида документации у ИП. Если специализированными органами будут обнаружены ошибки, то есть большой риск возникновения штрафа.

Доходный и расходный ордер – базовые элементы, принимаемые во внимание в ходе ведения документации. Книга с самого начала ведется от 1 января до 31 декабря каждого года, по внешнему виду напоминает журнал с 50-ю или 100 страницами.

Обратите внимание: в области титульного листа размещается срок действия, если оформление закончилось до тех пор, пока не произошло окончание периода, документ заводится снова, хронологические записи продолжают вестись компетентными сотрудниками. Это позволяет оценить последовательность ее ведения. Рассмотрим особенности и образец, объясняющие, как заполнять кассовую книгу.

Тонкости оформления книги

Ранее законодательство требовало обязательной нумерации, главное условие – наличие прошивки и скрепления, а также факт присутствия печати лица, который несет ответственность за то, чтобы операции были выполнены достоверно. В новом указании ЦБ данные требования отменены. Конечно, можно нумеровать, но если вы не будете это делать, то ничего страшного не произойдет, и никакие штрафы не грозят. При отсутствии факта ведения документа выручка отмечается посредством приходного и расходного ордеров. Обычно в продаже предлагается типовая кассовая книга. Ее особенность – в готовых графах, которые остается только заполнить.

Правильность заполнения является главным условием для ИП, так как эту документацию часто проверяют контролирующие структуры

Кто ведет кассовую книгу

Рассматривая общий порядок ведения кассовой книги для ИП, нужно рассмотреть, кто вообще ее ведет. Традиционно данным вопросом занимается кассир, который осуществляет принятие денег и заносит определенные данные. Кроме того, им отдаются первичные документы в виде ордеров, делается подпись листа. Если отсутствует главный бухгалтер, то ставится подпись руководителем компании, и данная процедура осуществляется ежедневно.

Для ИП она носит несколько иной характер. Дело в том, что многие работники ведут деятельность самостоятельно и не пользуются услугами наемных работников. Это говорит о том, что в их фирме нет сотрудника такой должности, как главный бухгалтер.

Обратите внимание: для ведения операций по кассе потребуется сотрудник, являющийся компетентным в своей области. Нередко предприниматель идет путем личного проведения этой процедуры.

Правильное заполнение и его особенности

В данной статье мы разберемся в том, что что представляет собой бланк кассовой книги и как он заполняется. Для начала, рассмотрим образец заполнения кассовой книги – вручную и в электронном виде на конкретном примере. Титульный лист документации должен содержать определенные информационные данные, включающие полное наименование фирмы, если речь ведется о юридическом лице.

Помимо этого, требуется заполнение другой информации:

• ФИО ИП, если это индивидуальный предприниматель;
• время, на которое заводится книга, это может быть год, определенная дата, если имеет место быть несколько книг;
• данные ОКПО;
• при наличии подразделения – указывается его наименование и прочие данные.

Данные о приходе и расходе обязательно учитываются. Когда проходит рабочий день, сотрудниками подводится итог, и делается вывод об остатке средств. Записи, которые подлежат внесению в книгу, составлены в качестве единичного отчета. После этого осуществляется передача полученных денег в бухгалтерию. Рассматривая, как правильно вести кассовую книгу в электронном виде, можно отметить, что отличий между бумажным и электронным вариантами не имеется.

Как выглядит лист КК

Каждый из листов обязан содержать две основные части, между которыми традиционно располагается линия отрыва:

• страница, на которой представлены данные о проводимых операциях с деньгами;
• отчет от кассира о денежных процедурах, которые были проведены.

Используется нередко бумага для копирования, позволяющая писать на двух листах одновременно. Заполнение происходит с помощью шариковой ручки, далее делается разрез на листе, и его первая область подшивается.

Заполнение граф книги

В верхней области страницы книги отмечается определенная информация:

• дата, содержащая месяц заполнения и год;
• номер листа в журнале, подлежащий заполнению.

Рассматривая вопрос о том, сколько экземпляров кассовой книги оформляет кассир, можно дать ответ – их всего два.

Разработана общая инструкция, на основании которых рекомендуется проделать несколько процедур:

1. Заполнить «остаток на день», при этом отмечается размер суммы, оставшейся в кассе. Сумма, которую имеет остаток, переносится из другой страницы.
2. Номер кассового ордера – отмечается в графе «номер документа».
3. Далее идут данные о получателе и лице, выдавшем документацию.
4. Осуществляется заполнение граф «приход» и «расход», в ходе чего ставится сумма денег.
5. Область «перенос» представлена суммой проведенных операций.
6. Графа «итого» предполагает сумму, отдельные средства – выданные, полученные.
7. Складываются наличные деньги, а затем отнимаются выданные.

Исправления и уточнения

Вкладной лист кассовой книги и отчет кассира могут содержать ошибки, подлежащие исправлению. Если это описка, ее можно просто исправить. Нельзя делать работы посредством лезвия, штриха или через выравнивание страницы. Неправильные данные можно перечеркнуть, а рядом – указать достоверные сведения.

Таким образом, на предприятии книга заполняется сотрудниками или ИП самостоятельно, все зависит от масштабности и сферы деятельности. Выход есть только в том, чтобы грамотно вести все записи и вписывать в нее требуемые данные.