В процессе деятельности компании ее персонал использует огромное количество канцелярских товаров, с магазинах истекает срок годности товаров, витрины ветшают их приходится выбрасывать. На производстве устаревает и изнашивается оборудование. Кое-что из этого можно продать по остаточной стоимости, но некоторую часть приходится выбрасывать на свалку.

Однако просто заказать грузовик, свалить и вывезти это барахло не получится. К коммерческим организациям возникнут вопросы у налоговой инспекции, а руководителям государственных и муниципальных предприятий могут быть предъявлены обвинения в хищении материальных ценностей.Чтобы все сделать по закону, требуется издать приказ и создать комиссию по списанию материальных ценностей на предприятии.

Пошаговая инструкция

Штатное расписание фирмы должно предусматривать наличие человека, в должностные обязанности которого входит контроль за использованием имущества.

В структурных подразделениях это непосредственный руководитель отдела, а в целом по компании это заместитель директора по административно-хозяйственной части (АХЧ).

Контроль за использованием ТМЦ осуществляют материально – ответственные лица компании в рамках своей компетенции.

Поэтому когда готовится образец приказа на списание материалов и прочих ресурсов, ответственное лицо пишет докладную записку, на основании которой издается распоряжение генерального директора.

Обычно такие документы издаются по утвержденной форме, с указанием полного наименования организации, с датой и входящим номером.

Дополнительно в нем отражаются:

1. Заголовок, который ставит в известность о сути документа.
2. Состав комиссии по списанию. Кроме материально-ответственного лица в нее входят еще 2-3 человека.
3. Назначение председателя комиссии.
4. Заверяется личной подписью генерального директора и печатью.
5. По результатам деятельности комиссии составляется акт о списании, который отдается в бухгалтерию для снятия ресурсов с баланса предприятия.

Пример 1

Муниципальное предприятие «Гордорстрой» занимается ремонтом дорог. Для укладки бордюра используется цемент, который доставляется на автомобилях компании. 21 апреля 2018 года машина, который управлял водитель Успешный Н.Д., поломалась во время движения.

Пока ехала аварийная служба, цемент успел застыть, и его пришлось утилизировать. Чтобы списать 10 тонн цемента, была составлена комиссия из начальника автоколонны Мудрого К.Н., бригадира Бугра К.Ф. и прораба Фараонова Е.К.

Для их работы замдиректора по АХЧ был подготовлен образец приказа на списание тмц, который попал на стол к директору.

УНИТАРНОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «Гордорстрой»

(УМП «Гордорстрой»)

Г. Москва

24 апреля 2018 г. №КД – 954

ПРИКАЗ

О списании материальных ценностей

В связи с поломкой автомобиля, приведшей к потере 10 тонн цемента, приказываю:

1. Создать комиссию по списанию материальных ценностей.
2. Председателем назначить начальника автоколонны Мудрого К.Н.
3. В состав членов комиссии включить прораба Фараонова Е.К. и бригадира АТО КФС Бугра К.Ф.
4. Главному бухгалтеру Счетной М.Н. разработать положение о списании материалов.

Контроль за исполнением приказа оставляю за заместителем директора по АХЧ Лисичкиным Е.Д.

Директор Львов П.Х.

С приказом ознакомлен:

___________ Мудрый К.Н.

___________ Фараонов Е.К.

___________ Бугор К.Ф

___________ Счетная М.Н.

___________ Лисичкин Е.Д.

Каждое заинтересованное лицо обязано поставить подпись об ознакомлении с распоряжением, место для их подписи оставляется либо внизу приказа, либо на отдельном приложении.

Допускается получать подписи заинтересованных лиц на обратной стороне бланка, где каждый от руки пишет «с приказом ознакомлен» и ставит подпись.

Не стоит забывать, что в случае изменений ситуации нельзя вносить изменения в уже существующий бланк.Требуется издать новое распоряжение, которое будет дополнять предыдущее.

Например, главный бухгалтер Счетная М.Н. уволилась и не успела разработать положение. Тогда пишется следующее распоряжение:

УНИТАРНОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «Гордорстрой»

(УМП «Гордорстрой»)

29 апреля 2018 г. №КД – 973

Г. Москва

ПРИКАЗ

О внесении изменений в приказ о списании материальных ценностей

№КД – 954 от 24 апреля 2018 г.

В связи с увольнением с должности главного бухгалтера Счетной М.Н. приказываю разработать положение о списании ВРИО главного бухгалтера Калькулятору А.Н.

Директор Львов П.Х. М.П.

С приказом ознакомлен:

______________ Калькулятор А.Н.

Если уже известна стоимость имущества, подлежащего списанию, допускается указание в распоряжении конечной стоимости.

При этом предприятиям розничной и оптовой торговли следует обратить внимание, что указывается закупочная стоимость, которая отражена в приходных документах.

То есть, если испортился пакет молока, который закупали по 10 руб., а продавали по 15 руб., необходимо отразить цену в 10 руб.

Кто входит в комиссию

Членом комиссии может быть любое лицо, которое трудоустроено на предприятии, и разбирается в вопросе.

В истории с испорченным цементов туда включили прораба, который может определить, той ли марки раствор был вылит. Начальник автоколонны и бригадир разберутся, нет ли в ситуации вины водителя.

Неплохо было бы включить сюда и представителя коммерческого отдела, который знаком с закупками и ценой сырья, но гендиректор решил иначе. Это его право, которым он воспользовался.

Минимальное количество членов не регламентируется, однако по принятым правилам их должно быть не менее 3-х, один из которых обязательно становится ее председателем.

Пример 2

Разберем еще образец приказ на списание материальных ценностей, на этот раз ситуация гораздо проще.

Конец года, и предприятию необходимо убрать со своего баланса пришедшую в негодность мебель и канцелярские принадлежности. Завхоз, должность которого сейчас называется «заместитель директора по административно – хозяйственной части», написала служебную записку:

Директору ГОУ «Школа №5»

Бывалому Н.З.

От заместителя по АХЧ

Балбесовой З.К.

Докладная записка

Прошу списать в связи с утратой функциональности следующие материальные предметы:

1. Ручки шариковые – 120 шт. по 10руб.
2. Калькуляторы – 8 шт. по 100руб.
3. Кресло офисное – 1 шт. по 1000руб.

Итого: 129 предметов на общую сумму три тысячи рублей (3000 руб. 00 коп).

Балбесова Е.К. 10 мая 2017 г.

Чтобы отреагировать на это заявление, директор издает следующее распоряжение:

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «Школа №5»

(ГОУ «Школа №5»)

14 мая 2017 г. №ДК – 343

Г. Самара

ПРИКАЗ

О создании комиссии по списанию материальных ценностей

В связи с поступлением докладной записки и приближением окончания учебного года приказываю создать комиссию по оценке состояния и списания материальных ценностей на сумму 3 000руб. В состав комиссии включить:

1. Заместителя директора по АХЧ Балбесову Е.К. – председатель.
2. Сторожа-охранника Трусоватого Н.Д.
3. Бухгалтера Шуркину Н.З.

Контроль исполнения оставляю за собой.

Директор ГОУ «Школа №5» Бывалый Н.З. М.П.

Приложение:

С приказом ознакомлен:

_________2017 г. ________________ Балбесова Е.К.

_________2017 г. ________________ Трусоватый Н.Д.

_________2017 г. ________________ Шуркин Н.З.

Скачать бланк

Закон не устанавливает точных формулировок, однако необходимо, чтобы распоряжение не вызывала двусмысленностей и трактовок. Но отдельные ведомства используют единую межведомственную форму бланка, которая может отличаться от общепринятой. (Скачать единую форму)