Как оформить недостачу при инвентаризации?

Недостача при инвентаризации, выявленная при сравнении фактических данных с учетными показателями, должна быть расследована в порядке, установленном законодательством.

Каким образом выявляется недостача при проведении инвентаризации

Инвентаризация – это выявление соответствия фактического наличия товарно-материальных и денежных ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация может быть как плановой так и внеплановой.

Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:

  • Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
  • Передача ценностей и денежных средств другому лицу.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

  1. Устанавливается дата работы комиссии.
  2. Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
  3. Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
  4. Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
  5. По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
  6. По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.

После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.

На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.

Составление сличительной ведомости

Что делать бухгалтеру в случае выявления недостачи при инвентаризации регулируется Приказом № 49 от 13.06.1995 г., которым утверждаются Методические рекомендации по проведению инвентаризаций в различных отраслях производства.

Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:

  • Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
  • Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
  • Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
  2. Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
  3. Стоимость определяется согласно  документам учета.
  4. Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
  5. На денежные средства также составляют отдельный документ.
Это интересно:  Порядок проведения и уровни экспертизы временной нетрудоспособности

После составления сличительной ведомости выводится общий итог недостачи, выраженный в денежной сумме.

Причины недостачи

Недостача материальных ценностей может образовываться по следующим причинам:

  • Злоумышленные намерения либо действия по неосторожности, совершенные материально-ответственным лицом.
  • Несанкционированное проникновение в место хранения материальных ценностей (хищение, кража).
  • Естественная убыль в результате усушки, утруски и т.д. Такая недостача может быть в пределах установленных норм, а может превышать их в зависимости от условий хранения и эксплуатации.
  • Наличие ошибки в документах учета (оприходованы не все накладные, списаны не все необходимые позиции и т.д.).

Дальнейшие действия работодателя при выявлении недостачи напрямую зависят от причин ее повлекших.

Что делать работодателю с недостачей

При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:

  1. Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
  2. Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
  3. Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.

Взыскание больших сумм с виновного лица производится в порядке, строго определенном законом и не всегда возможно в полном объеме.

Расследование недостачи

При выявлении недостачи расследование необходимо провести в любом случае, независимо от причин и суммы

Объяснения работника

Первое, что делает комиссия, при расследовании это запрашивает объяснения у виновного лица.

Объяснения пишутся в свободной форме. Они будут содержать следующие реквизиты и данные:

  • ФИО и должность работодателя, на имя которого и пишутся объяснения.
  • ФИО и должность работника, дающего объяснения.
  • Последовательное и подробное изложение причин, выявленной недостачи.
  • Дата и подпись.

Помимо этого работник имеет право ознакомиться со всеми документами, составленными комиссией, производившей инвентаризацию.

Для дачи объяснений по факту недостачи используется срок, предусмотренный в ТК РФ для всех случаев служебных расследований. Он составляет два дня.

Срок начинает течь на следующий день после того, как у работника запрошено объяснение.

Для того чтобы работник в последствии не мог сказать, что у него не запрашивали объяснения, а соответственно нарушили процедуру расследования, нужно делать это в письменном виде и вручать работнику под роспись. Если он отказывается взять требования о даче объяснений, а соответственно и расписаться в этом, то в присутствии комиссии ему зачитывают документ вслух и составляют акт об отказе получить требование.

Это интересно:  Виды неоплачиваемых отпусков по инициативе работника и работодателя

Составление данного акта нельзя приравнивать к отказу от дачи объяснений, работнику все равно необходимо дать два дня.

Приказ о результатах инвентаризации

Руководство рассматривает объяснительную работника и все предоставленные факты и принимает решение о степени виновности работника, а также о том, что делать с суммами недостачи.

Затем оформляется приказ, содержащий информацию о результатах расследования, причинах недостачи и способах ее возмещения (списания).

Также в случае, когда в недостаче виновен работник, ответственный за сохранность ценностей ему может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Лучше это сделать отдельным приказом, особенно если результатом выявления недостачи стала утрата доверия к материально-ответственному лицу и его увольнение.

Приказ составляется в свободной форме, на фирменном бланке организации. Он должен содержать все реквизиты распорядительного документа:

  1. Наименование организации, в которой он был издан.
  2. Дата и номер документа.
  3. Вводную часть (преамбулу), в которой излагаются выявленные недочеты и их причины.
  4. Содержательную часть, где отдаются распоряжения о наказании виновных лиц и устранении выявленных недочетов, в данном случае порядок возмещения недостачи.
  5. Подпись руководителя.

Печать организации на приказе не предусмотрена.

С изданным приказом необходимо ознакомить работника в течение трех дней.

Порядок удержания недостачи с работника

Порядок удержание недостачи материальных ценностей регулируется трудовым законодательством, в частности статьей 248 ТК РФ.

Работодатель имеет право удержать выявленную недостачу с помощью изданного приказа, только при соблюдении следующих условий:

  • Сумма недостачи, которую работодатель собирается удержать с работника не должна превышать среднемесячного заработка.
  • Работник согласен внести эту сумму добровольно.
  • Приказ о взыскании недостачи издан не позднее месяца со дня ее обнаружении.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, взыскать недостачу можно будет только в судебном порядке. В случае если работодатель пренебрежет указанными правилами и высчитает необходимую сумму с работника без его согласия, его действия могут быть обжалованы в суде и признаны нарушением законодательства.

Если сумма, которую работодатель хочет взыскать с работника, больше чем его один среднемесячный заработок, то есть два варианта взыскания:

  1. С помощью обращение в суд.
  2. Путем написания работником добровольного соглашения о возмещении ущерба.

У работника есть возможность выплачивать недостачу частями либо предложить в зачет необходимой суммы какое-либо имущество и ценности.

Недостача материальных и денежных средств выявляется путем проведения инвентаризации. Работодатель вправе взыскать ее с работника, но перед этим он должен провести служебное расследование. Если работник отказывается возмещать недостачу добровольно, то это можно сделать только в судебном порядке.

Поделитесь в соц.сетях:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *