Договор поставки одно из наиболее популярных соглашений. Во избежание значительных утрат немаловажно составить верно, как договор, так и его составляющие. Одной из таковых выступает спецификация. Как ее сформировать?

В договоре о поставке товара подробно изложить получается не всю информацию, а только основные положения. Поэтому законодательно предусмотрены специальные приложения, например, спецификация.

Таковые являются неотделимой частью соглашения и обладают такой же юридической силой. Как составить спецификацию, прилагаемую к договору поставки?

Что нужно знать ↑

Одним из дозволенных приложений к договору о поставке является спецификация. Надобно отметить, что без договора ни одно из приложений к нему само по себе не имеет законной силы.

Обычно, создается спецификация в письменном виде и прикладывается ко всякому экземпляру договора. В то же время закон не воспрещает оформлять документ в ином виде.

Так спецификация может иметь форму:

• электронного письма;
• телеграфного сообщения;
• телефонных переговоров;
• факсимильного сообщения и т.д.

Основные понятия

Спецификация это документ, который дополняет основное соглашение, то есть заключенный договор о поставке. Спецификация отображает основные признаки товара, тары, продукции и т.д., какие передаются на основании договора.

В обязательном порядке в договоре поставки отображается ссылка на спецификацию. Спецификация это неотъемлемая часть договора, которая обладает такой же юридической силой.

В зависимости от вида передаваемой продукции и характеристики ее может меняться и вид спецификации. Договор может предусматривать специальную форму или бланк спецификации.

Если участвующие стороны после согласования утвердят письменную форму документа, то таковой формат должен соблюдаться и в последующем.

Поставка товарной продукции в рамках договора может обладать как одноразовым характером, так и регулярным (многоразовым).  Бланк данного соглашения можно скачать здесь.

Если имеют место многократные поставки, то спецификация может видоизменяться в зависимости от конъюнктуры или иных ситуаций.

Характеристики товара всякий раз оговариваются контрагентами заранее. Основополагающими характеристиками поставки являются:

• стоимость;
• номенклатура;
• количественный показатель;
• сроки для поставки;
• гарантии и т.д.

В случае надобности к спецификации прикладывают образцы поставляемого товара. В качестве примера образец спецификации к договору поставки можно скачать здесь.

Какова его роль

Основополагающей целью спецификации становится конкретизация соглашения на предмет уточнения количественных и стоимостных параметров поставляемых товаров.

Договор может заключаться на продолжительный срок, и основные его тезисы остаются неизменными. Такой договор поставки именуется рамочным, определяющим основные положения партнерства.

Что касается приложения к рамочному договору, то есть спецификации, то такая всякий раз составляется на основании конкретных условий поставки. При этом может меняться и форма ее, и содержание.

Если договор поставки стороны подписывают один раз, то спецификация подписывается всякий раз при поставке новой партии товаров. Но если оговоренная форма спецификации меняется, это должно предварительно согласовываться контрагентами.

Действующие нормативы

Ст.429.1 ГК РФ позволяет заключать рамочный договор, то есть такой договор, в каком содержатся основные условия, корректируемые в дальнейшем прочими документами.

Такая форма взаимоотношений представляется удобной при долговременном сотрудничестве. Как документ, конкретизирующий основные договорные условия, законодатель предлагает использовать спецификацию к договору поставки.

Согласно законодательному определению спецификация это часть основного рамочного договора. В непреложном порядке она предусматривает указание состава партии поставки и иных значимых условий конкретной поставки.

Конечно, договор может предусматривать согласование предмета в счетах-фактурах и товарных накладных.

Но эти бумаги передаются в момент выполнения обязательств по определенной партии, и контрагенты лишены возможности переговоров. При этом покупатель получает товар «как есть», а продавец ожидает уплаты в «разумный срок».

Конкретизировать спецификацией рекомендовано условия договоров поставки когда:

Контрагенты представлены крупными компаниями с разветвленной сетью	Когда грузополучатель и грузоотправитель значительно отдалены друг от друга
Особое значение имеют характеристики товара	Но описать их одной фразой крайне затруднительно
Цена товара	Зависит от рынка и постоянно меняется

Как заполнить бланк спецификации к договору поставки ↑

Утвержденной законодательно формы спецификации не предусмотрено. Потому целесообразно составлять документ в произвольной форме, размещая его на листе формата А4.

Рациональным считается указание в спецификации таких сведений:

• наименования контрагентов, точные реквизиты и данные правомочных представителей;
• дата создания формы и временной период поставки;
• технические характеристики поставляемого предмета;
• прилагаемые документы и иные значимые условия.

На момент поставки и передачи заполненного бланка спецификации представители сторон подписывают сей документ, и скрепляют его печатями.

Если от лица сторон выступают представители, то к спецификации необходимо прикладывать доверенности в оригинале.

В большинстве случае используют табличную часть, в которой удобно отображать существенные характеристики поставляемых товаров.

Количество граф таблицы определяется индивидуально, в зависимости от конкретного объекта. Обыкновенно в таблице отображается:

• порядковый номер товара;
• полное название;
• измерительная единица;
• ГОСТ;
• стоимость одной единицы;
• совокупная стоимость (с НДС и без НДС).

Форма соглашения

Форма спецификации отсутствует, поскольку таковая является инструментом идентификации и конкретизации конкретного товара.

А так как характеристики товара могут меняться, то и предусмотреть единую форму не представляется возможным. Стороны могут утвердить определенную форму и при необходимости добавлять в нее необходимые данные.

Независимо от конфигурации спецификации обязательно следовать главным правилам заполнения:

Обязательно наличие ссылки в основном договоре	Что к договору прилагается спецификация. Выставляют надлежащую отметку в разделе договора, касающемся порядка поставки
Заполняется спецификация на отдельном листе	И подписывается до получения товара
Указанный в спецификации товар	Обязательно согласуется сторонами
Обязательно спецификация подписывается обеими сторонами	Иначе юридической силы документ иметь не будет
Составляют спецификацию в двух экземплярах	По одному для каждой стороны

Относительно формы спецификации можно отметить и то, что она может выступать:

Неотъемлемой частью соглашения	Прилагаемой к договору поставки
Частью расчетных документов	Прилагаемой к счету
Отгрузочной товарно-сопроводительной спецификацией	На определенную партию поставляемого товара

Когда требуется изменить утвержденную форму спецификации, следует учитывать, что документ этот часть договора, обладающая юридической силой.

Следовательно, изменять ее надобно в том же порядке, что и договор поставки. При изменении спецификации стороны согласовывают новую форму и оформляют соглашение в письменном виде.

В данном соглашении указывается:

• содержание новой договоренности;
• дата старой спецификации;
• номер основного договора;
• суть новой формы.

При утверждении новой формы спецификации применение старого формата упраздняется. В настоящее время все большее распространение получает торговля онлайн.

В таком случае спецификация может формироваться в электронном формате. При этом доказательством выполнения условий договора становится распечатанный электронный документ и факт оплаты товара.

В самом договоре указывается, что спецификация составляется в электронном виде. Причем обязательно в тексте договора следует отобразить адреса электронной почты, как поставщика, так и покупателя.

Нюансы в зависимости от объекта

Основным предназначением спецификации является согласование предмета договора. То есть спецификация содержит в себе все существенные характеристики конкретного объекта.

При этом основные характеристики согласуются при заключении самого договора, например, название товара и его общее количество. В спецификации детально оговариваются характеристики конкретной поставки.

Так может указываться количество конкретного товара, описание и параметры, используемая тара, стоимость дополнительных услуг. Принятие товара осуществляется строго в соответствии со спецификацией.

Строительных материалов

Договор поставки строительных материалов весьма схож с договором купли-продажи. Единственное отличие это продажа товара для целей реализации бизнеса и представление сторон юридическими лицами и ИП.

Отличительная черта договора поставки строительных материалов в том, что стороны четко оговаривают:

• количество стройматериалов;
• ассортимент;
• качество;
• срок поставки;
• срок и порядок оплаты;
• адрес поставки и прочие условия.

Все существенные данные и оговариваются в спецификации, которая становится неотъемлемой частью договора. Также можно ознакомиться со следующими документами:

• проект договора на поставку строительных материалов;
• измененная спецификация.

Оборудования

Спецификация поставки оборудования это документ, определяющий состав технологического, санитарно-технического, электротехнического и иного оборудования, предусмотренного надлежащим основным комплектом рабочих чертежей.

Такой документ часто именуется технической спецификацией. В ней отображаются характеристики и технические нюансы, присущие конкретному оборудованию.

Предприятие-получатель на основании спецификации формирует технический пакет документов при изготовлении сложных конструкций.

Для сборных чертежей спецификация полезна тем, что в ней отражено полное описание отдельных деталей, узлов и составных фрагментов.

В спецификацию оборудования не включают виды изделий массового производства (винты, болты, соединительные изделия), учтенные в стоимости монтажа и поставляемые на основании норма расходов материалов.

Указывается в документе:

Название оборудования и технические характеристики	В соответствии с ГОСТами, иными стандартами, техническими условиями и прочей технической документацией
Тип и марка оборудования	—
Код оборудования	По классификатору с/х и промышленной продукции
Наименование	Завода-изготовителя
Единица измерения	—
Количество оборудования	—
Масса одной единицы	—

Составляют спецификацию оборудования в соответствии с ГОСТом 21.110-2013.

Спецификации оборудования присваивают обозначение, состоящее из обозначения соответственного комплекта рабочих чертежей с указанием кода «СО». Например, «1234-10-ТХ.СО».

Как пример, договор поставки оборудования со спецификацией:

Спецодежды

Спецодежда является одним из элементов средств индивидуальной защиты (СИЗ). В РФ классификация СЗ установлена ГОСТом 12.4.011-89.

В зависимости от назначения средства защиты делятся на одиннадцать классов, которые разделяются на типы. Согласно ст.215 ТК РФ вся спецодежда подлежит обязательной сертификации.

Для закупки спецодежды предприятия заключают договор с производителем, оговаривая наименование СИЗ, модели, размеры и прочие нюансы.

При поставке товара к нему прилагается спецификация, в которой подробно описывается каждое отдельное наименование поставленного товара с указанием всех значимых характеристик.

Пример спецификации

Вид спецификации зависит от особенностей каждого отдельного случая. Оформляется спецификация на основе документа, каким оформляется поставка.

Заполняет документ поставщик. Если договор заключен на длительный срок, желательно ежегодно уточнять или согласовывать форму спецификации.

Содержание спецификации зависимо от конкретных обстоятельств, но некоторые данные указываются обязательно, в частности:

• номер документа;
• наименование сторон;
• название товара;
• единица измерения;
• количество;
• цена и общая стоимость;
• срок поставки;
• подписи сторон.

При использовании альтернативных форм необходимо учитывать, что при возникновении претензий у сторон по выполнению договора поставки, придется доказывать предоставление спецификации.

Нужно иметь подтверждение, что контрагенту была передана информация, изложенная в спецификации, и он ее действительно получил.

Потому по возможности требуется дублирование информации посредством письменной корреспонденции.