Необходимость согласовать документы или отдельные моменты с заказчиками и партнерами возникает у 99 % организаций. Итогом становится принятие обоюдного решения по определенному вопросу. Как формируют акт согласования?

Практика современного ведения бизнеса показывает, что реальной целью согласования является не только повышение качества документов. Более важно улучшение управленческих решений и повышение эффективности принимаемых решений.

Согласование действий и документов становится оптимальным организационным инструментом в работе организации и в процессах сотрудничеств или партнерства. Как составляется акт согласования?

Общие аспекты ↑

Процедура согласования предполагает предварительное рассмотрение определенной ситуации и ее оценивание. Сутью согласования становится совокупность действий, направленных на принятие правильного решения.

Процедура требует комплексного анализа экономических, юридических и финансовых факторов. Принято полагать, что согласование документов это часть делопроизводства.

Основополагающей характеристикой согласования выступает время и маршрут движения документов, то есть налицо признак документооборота.

В процессе согласования разрешаются спорные вопросы, изыскиваются способы их разрешения. Прошедший процесс согласования документ имеет меньше шансов быть оспоренным в дальнейшем.

Согласование может состоять из нескольких этапов, что зависит от числа участвующих в нем сторон. Стандартно процесс выглядит следующим образом:

Инициатор согласования	Передает определенный документ на изучение участвующим сторонам
Участники согласования	Высказывают свою точку зрения или возражения
Спорные моменты	Совместно разрешаются
Принимается общее решение	—
Документ утверждается в редакции	Одобренной всеми сторонами

Весь процесс согласования документируется посредством акта. Данный документ позволяет определить, какие вопросы согласовывались и на чем основывается итоговое решение.

Основные понятия

Акт согласования это документ, в котором отображается суть разрешения сторонами спорных моментов относительно какого-либо документа либо ситуации.

На основании акта согласования формируется окончательный документ либо закрепляется определенное решение. Процесс согласования предполагает взаимодействие нескольких сторон.

Первая из них представлена инициатором. Согласование начинается с того, что согласуемый документ (составленный акт) заверяется подписью представителя инициирующей стороны.

Далее акт передается участникам согласования. Инициатор и участник это основные стороны согласования. Кроме того в процедуре участвуют и дополнительные субъекты.

Правильное оформление документа зачастую требует привлечения бухгалтеров, юристов, экономистов и прочих специалистов.

Главное в процессе согласования не структурная и организационная иерархия, а роли и функции участников в системе принятия решений. Процесс согласования некоторых актов требует привлечения контролирующих органов.

Для каждого отдельного акта согласования предусмотрен собственный маршрут. Количество участников, которые должны подтвердить документ зависит исключительно от функции акта и его предназначения.

Только после того как акт будет утвержден всеми участниками процесса согласования, документ признается согласованным.

Выполняемые функции

Основное предназначение акта согласования это принятие правильного решения, которое предотвратит претензии сторон в будущем.

При этом учитываются самые разные аспекты документа – его финансовая сущность, юридическая составляющая, правовые последствия.

Инициатор согласования направляет проект документа заинтересованному лицу. Оный изучает документ и выражает претензии, отмечает выявленные ошибки и несоответствия.

Инициатор при учете возражений редактирует документ либо участники процедуры совместно разрешают спорные моменты. Далее при отсутствии разногласий акт согласования подписывается всеми участниками.

С этого мнения решение, отображенное в акте, считается утвержденным. На этом основании формируется основной документ или принимается итоговое решение по согласуемому вопросу.

Правовая база

Как таковой формы бланка акта согласования законодатель не предусматривает. Относительно самого процесса согласования основное внимание уделено лишь ситуациям, в которых участвую государственные структуры.

Поэтому руководствоваться можно «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству …». Утверждены таковые Приказом Росархива №76 от 23.12.2009.

В Рекомендациях сказано, что порядок и сроки подготовки проекта акта, состав его реквизитов, порядок согласования, состав сопровождающих документов, порядок утверждения и доведения до исполнителей, а также прочие нюансы определяется Инструкцией по делопроизводству.

Таким образом, организация должна должным образом составить Инструкцию относительно оформления актов согласования и тщательно проработать все детали процедуры.

Что касается документов, требующих согласования, то обратиться следует к Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

Утверждена таковая Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ №76 от 15.06.2007 (в ред. от 20.01.2015).

В п.3.3.18 сказано, что согласование проекта документа проводится в случае необходимости оценки обоснованности документа и соответствия его действующим правовым нормам или принятым ранее решения.

То есть обязательному согласованию подлежат договора, контракты, распорядительные документы.

Особенности формирования документов ↑

Независимо от вида документов процесс их согласования всегда примерно одинаков. На первом этапе разработанный проект документа изучается руководителем организации-инициатора.

После того как он утвердить документ, осуществляется согласование с иными участниками. Этап согласования с участниками предполагает возможность использования нескольких вариантов процедуры.

Так способ согласования может быть параллельным, последовательным либо комбинированным. В случае применения параллельного способа документ одновременно направляется всем участвующим и заинтересованным лицам.

Последовательный вариант подразумевает поэтапное согласование документа со всеми участниками.

Например, сначала свою визу проставляет инициатор, затем юридический отдел, контролирующие органы, исполнители и лишь потом документ утверждает сторона, непосредственно заинтересованная в документе (заказчик, партнер и т.д.).

При комбинированном способе согласования документ одновременно направляется всем участникам, но сам процесс происходит поэтапно.

При последовательном согласовании фактического датой начала согласования считается фактическая дата окончания согласования на предыдущем этапе.

Пока предыдущий участник не согласует документ, следующий участник цепочки не вправе утверждать документ.

Процесс и порядок согласования отдельных документов зависят исключительно от конкретных инструкций, правил и иных внутренних нормативных актов.

В некоторых ситуациях процесс согласования частично регламентирован на законодательном уровне.

Границы земельного участка

Оформление акта о согласовании пределов участка земли регламентирует федеральный закон «О государственном кадастре недвижимости». В ст.39-40 данного закона установлено, когда нужно составлять акт, и каков порядок процедуры.

Согласно ФЗ №221 от 24.07.2007 готовит акт кадастровый инженер, а заверяют его все заинтересованные лица, предварительно оповещенные.

Если в продолжение месяца после уведомления никто не возразил, то согласование по границам считается завершенным. Форма при межевании границ может быть произвольной, но обязательно с указанием необходимых данных.

Акт согласования границ земельного участка содержит в себе:

• сведения об участвующих лицах;
• данные документов, удостоверяющие личности участников;
• итоги согласования границ;
• схему границ с отображением пограничных точек;
• претензии участников;
• подписи всех участников;
• подпись кадастрового инженера и печать.

Процесс согласования завершается установкой межевых знаков, на которых делаются надлежащие надписи несмываемой краской. Межевые знаки должны соответствовать нормативным требованиям.

Должны быть обеспечены условия их сохранности. По итогам процедуры создается акт согласования границ, на оборотной стороне такового размещается графическое изображение межевого плана.

В качестве примера акт согласования местоположения границы земельного участка, образец и типовая форма. Нередко при составлении актов согласие заинтересованных лиц отсутствует.

Несогласия бывают обоснованными и необоснованными. Наличие обоснованных претензий может стать основанием для признания акта недействительным.

Что делать, если сосед не подписывает акт

Иногда сосед ультимативно отказывается ставить свою подпись на акте согласования границ. Что делать? Прежде всего, возражение должно иметь письменную форму. В акте указывается ясное обоснование отказа, и вписываются возражения.

Сдача актов согласования в Кадастровую Палату происходит только после окончательного согласования границ, подтвержденного подписями всех заинтересованных сторон.

Изначально спорный вопрос следует попытаться урегулировать в мирном досудебном порядке. Возможно ситуация может разрешиться посредством некоторых уступок.

При категоричном отказе необходимо получить письменное несогласие, которое в дальнейшем станет подтверждением попытки досудебного урегулирования.

Далее следует проверить собственную правоту. Для этого сравниваются кадастровые паспорта участков, замеряется действительная площадь участков, проверяется история передачи участка (в каких границах).

Если содержание акта подтверждается, можно подать заявление в Росреестр, а именно в Госземконтроль, с требованием о проведении проверки с применением геодезических приборов на предмет следования земельному законодательству.

Землемер Госземконтроля проведет необходимые измерения и выявит, с какой именно стороны имеются нарушения.

Можно также обратиться в Прокуратуру с жалобой о нарушении соседом прав пользования землей и о неправомерном использовании чужой земли. Если ситуация не разрешается, урегулирование вопроса осуществляется в судебном порядке.

Технологическая и аварийная броня

Величины технологической и аварийной брони электроснабжения согласовываются поставщиком и потребителями на основании Приказа Минтопэнерго РФ №262 от 4.08.1999.

Здесь определен порядок определения величин и их согласования. При составлении акта четко указываются все необходимые показатели.

Выявляются питающие линии, какие отключаются незамедлительно и временное отключение каковых не ведет к опасным последствиям.

К акту прилагается принципиальная однолинейная электросхема организации в нормальном режиме. Подписывается схема представителями энергоснабжающей организации и потребителя.

На схеме указывается:

Границы	Эксплуатационной ответственности сторон
Питающие потребителя электролинии	И допустимые нагрузки
Связи	С иными источниками энергопотребления
Прочие моменты	Относительно расположения электроприемников, аппаратуры и т.д.

Как образец заполнения, акт о согласовании технологической и аварийной брони электроснабжения:

При возникновении спорных вопросов, ситуация рассматривается органами государственного энергетического надзора.

Материалы с заказчиком

Иногда в процессе взаимодействия с заказчиком возникает необходимость определения перечня используемых материалов.

В этом случае исполнитель формирует акт, в котором указывается:

• указывается событие или объект, относительно которого будут применяться материалы;
• приводится перечень согласуемых материалов;
• отображаются доводы исполнителя;
• указывается срок реагирования заказчика.

Далее заказчик изучает документ и либо визирует его, либо письменно излагает свои возражения. На основании окончательно утвержденного акта применяются согласованные с заказчиком материалы.

При согласовании дизайна сайта

Дизайн это один из главных элементов сайта. Процесс его разработки должен учитывать правила веб-дизайна, новые тенденции и психологические факторы.

Процесс согласования дизайна сайта предполагает предоставление разработанного шаблона на рассмотрении заказчика.

Если заказчику понравился проект, составляется акт приемки дизайна и исполнитель может переходить к выполнению следующего этапа работ. При наличии у заказчика возражений осуществляется доработка.

По итогам таковой формируется акт согласования. В нем отображаются претензии заказчика и результат их исправления исполнителем. Подписанный акт означает утверждение дизайна заказчиком.

Замена материалов

В случае, когда в процессе выполнения задания требуется замена материалов, составляется акт с указанием:

• причины замены материалов;
• обоснования причины;
• указания новых материалов;
• последствия, которые последуют при отсутствии замены;
• просьбы письменного согласования со стороны заказчика;
• указания даты получения ответа от заказчика.

Изучивший акт заказчик утверждает акт, что становится обоснованием замены материалов и изменения локальной сметы.

Заказчиком может создаваться специальная комиссия для определения необходимых материалов и их согласования. Если заказчик отказывается от замены, то он подтверждает, что уведомлен о возможных последствиях.

Возможны ли исправления

Заполнять акт согласования следует без исправлений и помарок. В противном случае документ нужно переделать заново. При наличии возражений нельзя перечеркивать часть текста и вносить иную информацию.

Все претензии указываются в акте. После урегулирования возражений составляется «чистовой» вариант акта, который подписывается сторонами.

Нередко практикуется способ составления акта согласования «без пересогласования». При этом спорная часть перечеркивается, указывается согласованная информация и проставляется подпись ответственного лица.

Иногда взамен перечеркнутой информации прилагается дополнительный документ с верными данными. Подобный вариант возможен.

Но все же нужно учитывать, что наличие хоть каких-то правок готового документа может стать причиной его оспаривания.

Потому исправления в акте согласования крайне не желательны. Исправленный документ лучше переписать, чтобы впоследствии стороны не могли опротестовать законность акта.

Составление сопроводительного письма

Сопроводительным именуется письмо, прилагаемое к важной документации. Его целью является уведомление иной стороны о ее дальнейших действиях.

Сопроводительное письмо к акту согласования информирует адресата о порядке процедуры и сроках согласования. Схема составления письма такова:

Вступление	Указывается название письма, его цель и адресат
Основная часть	Отображается суть обращения
Заключение	Пишутся данные отправителя, и ставится его подпись

В качестве приложения к акту согласования сопроводительное письмо может иметь такой текст: «Направляем Вам документ (название, номер и прочие реквизиты) на согласование.

Просим изучить документ и в означенный срок предоставить письменные возражения или переслать утвержденный документ». Как образец сопроводительное письмо к деловой документации.

Наличие сопроводительного письма важно тем, что, во-первых, подтверждает отправку документа. Во-вторых, подробно информирует получателя о его возможных действиях.

В некоторых случаях требуется согласование документов в рабочем порядке, что не требует строгой схемы согласования.

Во избежание недоразумений организации нужно утвердить список согласования для каждого отдельного вида деловых бумаг. В будущем при согласовании всех документов конкретного вида следует придерживаться утвержденного порядка.