Процедура покупки, введения в эксплуатацию приобретенного имущества подразумевает наличие сопровождающей документации.

Одним из них выступает акт приема-передачи основных средств. Составление этого документа регулируется законодательными актами.

Общие сведения ↑

Многочисленные операции с собственностью долгосрочного пользования подлежат документальному оформлению. С целью соблюдения требований законодательства используется документ установленной формы (ОС-1).

Бланк носит название «Акт приема-передачи ОС». Исключение – документ не предназначен для переоформления уже построенного строительного объекта.

Что это такое

Акт приема-передачи ОС применяется для своевременной бухгалтерской регистрации операций, связанных с приобретением, последующим учетом имущественных объектов, которые должны находиться в эксплуатации более года.

К группе основных средств относятся:

• рабочее силовое оборудование;
• инструмент;
• сооружения и здания;
• хозяйственный инвентарь;
• измерительные приборы;
• многолетние насаждения;
• объекты природопользования;
• регулирующие устройства;
• племенной рабочий скот;
• капитальные вложения;
• вычислительная техника;
• хозяйственный инвентарь;
• земельные наделы;
• внутрихозяйственные дороги;
• транспорт.

Совершение указанных операций сопровождается оформлением установленной документации (Постановление РФ № 7 от 21.01.03):

ОС-1	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1б	Используется для учета нескольких строений
ОС-1а	Для строительных сооружений

Назначение документа

Бланк используется для осуществления хозяйственных операций с дорогостоящей собственностью между юридическими и физическими лицами.

Целью применения документа является правовое оформление следующих действий:

1. Причисление к категории основных средств.
2. Безвозмездная передача в пользу другого лица.
3. Введение в эксплуатацию оборудования, помещения изготовленного самостоятельно.
4. Приобретение по специальному договору аренды, лизинга с заполнением накладной.
5. Произведение обмена с другим лицом.
6. Исключение из перечня основных средств с последующей передачей другому субъекту хозяйствования.

Имея на руках подобный документ, бывший собственник производит списание проданных объектов. Новый владелец оформляет прием ценностей и дальнейшую их постановку на баланс организации.

Сведения, содержащиеся в акте приема-передачи, необходимы для ведения налогового учета на предприятии.

С их помощью производится исчисление амортизации приобретенного имущества, налога на прибыль, на собственность.

Правовая база

Формы первичной документации, которая используется учреждениями федерального сектора, разрабатываются на основании бюджетного законодательства (ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11).

Государственные организации руководствуются следующими нормативами:

1. Приказ Министерства Финансов № 162н от 06.12.10.
2. Приказ Минфина № 174н от 16.12.10.

Основанием для постановки на бухгалтерский учет не строительных объектов служит бланк по форме 0306001 или ОС-1 (Постановление Госкомстата № 7 от 21.01.03).

Приобретенное имущество считается товаром в случае если куплено с целью перепродажи (ПБУ 6/01, ПБУ 5/01).

На основании акта приема и передачи товар принимается от продавца, но со своей стороны дополнительный документ покупатель не должен составлять.

В коммерческих организациях право решать, каким документом должна оформляться сделка по поставке товара, находится в компетенции руководителя.

Он определяет формы используемой первичной документации (ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11).

Особенности составления документа ↑

НК РФ не предусмотрено понятие «первичные учетные документы». Подобное понятие определяется только действующим законодательством по бухгалтерскому учету (ст.11 НК РФ).

К проведению операций принимается документация, составленная с заполнением всех обязательных данных (ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11, ст.252 НК РФ).

Неточное и неполное оформление реквизитов влечет за собой нежелательные последствия.

Если политика организации предусматривает, то рассматриваемые формы можно дополнять другими реквизитами. Аннулировать установленные данные не представляется возможным.

Приема-передачи объекта

Когда передаваемый объект числился в качестве основного средства у реализующей стороны, представители продавца и покупателя обязаны совместно заполнить акт приема-передачи.

Для этой цели используется бланк формы № ОС-1. Документ оформляется в двух экземплярах (один – поставщику, другой – получателю).

Продавец в экземпляре, который оставляет себе, второй раздел оставляет незаполненным. В противоположность ему, приобретатель обязательно заполняет данные графы своего документа с новыми сведениями.

Для этого используются бумаги, полученные от поставщика с техническими данными оборудования (инструкция, паспорт). На основании его составляется другой документ для принятия к учету приобретенного имущества.

Специальная комиссия из представителей обеих сторон контролирует совершение операции. Члены группы следят за постановкой и принятием материальных ценностей на бухгалтерский учет.

Если приобретенный актив не является основным средством продавца, а проходит как товар, тогда форму № ОС-1 бухгалтер получателя заполняет самостоятельно.

Используются документы, сопровождающие приобретение (товарная накладная). Указывается дата выпуска продукции и когда она введена в эксплуатацию, амортизационная группа, присвоенный инвентарный номер.

Графы, отведенные продавцу, оставляются пустыми. Тот же алгоритм действий соблюдается при покупке у физического лица.

К каждому утвержденному экземпляру прикрепляются соответствующие технические документы, которые касаются приобретенного объекта.

Важным документом, на основании которого производится отгрузка товара, является товарная накладная. Этот бланк служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учете.

Акт приема-передачи имеет другое предназначение. Иногда накладная может использоваться в качестве акта, если подписана членами специальной комиссии.

Когда приобретенная собственность нуждается в монтаже, первоначально необходимо составить документ формы ОС-14. После проведения всех работ подписывается акт формы ОС-1.

Ввода в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию осуществляется путем составления дополнительного документа с собственными данными по объекту.

После постановки приобретенного имущества на учет, на него обязательно должна быть заведена инвентаризационная карта (форма ОС-6б или ОС-6).

В документ заносятся сведения об объекте, которые ранее были указаны в акте. Подписание акта дает основание считать приобретение собственностью покупателя и начислять на него амортизацию.

Образец заполнения

Постановлением РФ № 7 от 21.01.03 установлены правила заполнения образца акта приема-передачи основных средств форма ОС-1. Они различаются от вида субъекта хозяйствования.

Основные требования для бюджетных организаций:

Составляется в трех экземплярах	Третий подлежит передаче в государственные инстанции Росимущества
К документам прилагается техническая документация	Выписка из технического паспорта, план здания, инструкция пользователя
Утверждается руководителями и представителями	Обеих сторон
Реквизит «Гос. регистрация прав»	Заполняется при совершении сделок с приобретением недвижимого имущества

Инструкция по оформлению акта приема-передачи основного средства

Титульная страница бланка (пример заполнения акта):

Получатель	Информация по организации, которая является приобретателем объекта: название, юридический адрес, ИНН, банковские реквизиты, контактные телефоны
Продавец	Данные по реализующему лицу, аналогичные сведениям о получателе
Основание оформления документа	Дата, номер документа, служащего основанием составления акта — распоряжение/приказ руководителя, договор аренды или купли-продажи
Дата принятия	Число введения в эксплуатацию
Счет	Бухгалтерские данные для корректного отражения собственности в учете
Акт	Дата и номер заполнения бланка
Номер	Информация по амортизационной группе, номер по паспорту, инвентарный
Гос. регистрация	Если требуется регистрация прав государственными органами
Объект	Наименование, краткое назначение, модель
Местонахождения	На момент совершения сделки
Наименование изготовителя	—
Долевая собственность	—
Валюта	Конвертация стоимости в национальную валюту по курсу Центробанка на момент приобретения

Вторая страница бланка не заполняется на новые объекты. Разделы:

Оформляет продавец	Год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, когда проводился капитальный ремонт, период активного использования по назначению с начислением амортизации, величина начисленного износа, восстановительная стоимость, остаточная стоимость (для покупателя станет первоначальной). Дата снятия с регистрационного учета (совпадает по времени с подписанием акта)
Данные вносит покупатель	Все затраты на приобретение, способ начисления амортизации, допустимая норма износа, способ начисления амортизации, закрепленный учетной политикой организации. Дата принятия к бухгалтерскому учету (дата совпадет с подписанием акта приема-передачи основных средств)
Содержание основным средством драгоценных металлов (название, количество, вес, единица измерения)	Краткая характеристика объекта. Перечень дополнительных приспособлений, принадлежностей

Третья страница бланка:

Дата проведенного испытания	Приобретаемого объекта на соответствие техническим условиям. Результат. Комментарии о необходимой доработке
Заключение специальной комиссии	Которая осматривала, принимала средство. Состав комиссии (с каждой стороны по два человека) утверждается приказом/распоряжением руководителей организаций
Список прилагаемых технических документов	—

Левую сторону заполняет материально-ответственное лицо, когда основное средство изымается из эксплуатации. Правая часть заполняется сотрудником учреждения, получившего объект.

Указываются данные об открытии новой инвентаризационной карточки (номер присваивается комиссией, принявшей объект).

Кроме основной информации желательно прописать дополнительную, которая поможет иметь более полное представление по приобретаемому имуществу.

К таким данным относятся:

Метод отражения средства в бухгалтерской программе	Указание подобных сведений в первичных документах облегчит задачу бухгалтера
Период полезного использования	Для расчета начисления степени износа

Кто расписывается в акте приема-передачи основных средств

Накладные, акты и подобные им бланки подлежат утверждению руководителями продающей и покупающей организации.

Это требование дает основание поставщику произвести списание материальной ценности с баланса предприятия, а получателю – поставить принятый объект на баланс.

Дополнительно документ обязаны подписать все члены комиссии и ее председатель. Указываются их ФИО и должности.

Когда представитель передающей организации поставит свою личную подпись внизу третьей страницы, главный бухгалтер сделает пометку в инвентаризационной карточке.

Таким образом, недвижимость будет снята с бух. учета. Представитель принимающей организации должен поставить личную подпись внизу справой стороны на последней странице документа.

Обязательно стоит указать ФИО, занимаемую должность и дату. Правильное заполнение реквизитов проверяет главный бухгалтер принимающей стороны.

Подтверждается оформление инвентаризационной карточки. Затем ответственное лицо ставит на акте подпись. Последней подписью будет утверждение руководителя предприятия.

Формирование акта приема-передачи основных средств регулируется несколькими нормативными актами.

Документ обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования для совершения операций с недвижимостью, постановке на учет материальных ценностей.