Электронный документ постепенно вытесняет бумажного предка

Возможность в случае болезни получить листок нетрудоспособности не на бумажном, а на электронном носителе появилась в РФ несколько лет назад после внесения соответствующих изменений в п. 3.2 ст. 59 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ и п. 5 ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2009. С каждым годом процедура получения электронного больничного совершенствуется. Всё больше медицинских организаций оформляют такой документ, и всё больше работодателей готовы принять его к оплате.

Разобраться в процедуре оформления электронного листка не составит большого труда как для работодателя, так и для работника, особенно если организация пользуется электронным документооборотом. Чтобы оплатить электронный больничный лист в 2019 году, действия работодателя в СБИС или ЗУП (или в другой системе) займут несколько минут времени. Расскажем подробнее.

Действия работодателя

Переходить или нет на электронный больничный лист в 2019 году, обязательно или нет оформлять его – эти вопросы каждый работодатель решает для себя самостоятельно. Сегодня ФСС ведёт только разъяснительную работу с организациями и активно агитирует переходить на электронный листок. Если же работодатель не спешит внедрять в своей работе современные технологии, то никакие санкций по отношении к нему никто применять не будет. ФСС, как и прежде, компенсирует оплату бумажных больничных.

Однако стоит помнить, что если работники организации заинтересованы в оформлении именного электронного листка, то они будут обращаться с такой просьбой как к работодателю, так и в ФСС. Поэтому хотя бы в интересах сотрудников стоит детально рассмотреть возможность перехода на электронную версию больничного.

Достоинства и недостатки электронного больничного

При использовании электронного листка нетрудоспособности виден ряд преимуществ:

• отсутствует риск оплатить поддельный документ;
• снижение затрат на учёт и хранение бумажных документов;
• не требуется следить за правильным оформлением бумажного листка медицинской организацией;
• не нужно соблюдать формальные требования при заполнении больничного (цвет ручки, расположение печати и т. д.), указанными в Приказе Минздрасоцразвития России от 29.06.2011 № 624н;
• легко интегрировать в СБИС или другие системы электронного документооборота;
• требуется меньше времени за заполнение.

Но некоторые недостатки электронный больничный всё-таки имеет:

• работа официального сайта ФСС, через который происходит обмен информацией между медицинской организацией, работодателем и самим работником, ещё недостаточно отлажена. В настоящее время только избранные работодатели начали активно подключаться к данной системе. Как будет работать сайт, когда абсолютно все организации перейдут на электронные больничные, пока неизвестно;
• возможны сбои: сожалению, современные технологии не всегда способны обеспечить стабильную работу любого проекта;
• низкая компьютерная подготовка у отдельных сотрудников лечебных учреждений. Старшее поколение медицинских работников в больницах с трудом осваивает компьютер, поэтому возможны ошибки с их стороны.

Однако все минусы этого вида больничного вполне решаемы, и, скорее всего, со временем будут максимально устранены.

Как перейти на электронный больничный?

Если организация решила принимать электронные больничные, то предварительно необходимо выполнить несколько несложных действий:

• заключить соглашение с региональным отделением ФСС. Образец типового заявления можно посмотреть и скачать на сайте ФСС;
• получить регистрацию на портале госуслуг. Это должен сделать руководитель компании или иное лицо, выступающее от имени организации без доверенности. Данное действие необходимо для получения усиленной электронной подписи юридического лица;
• требуется специальное программное обеспечение.

После выполнения всех вышеперечисленных действий организация может начать работать с электронными больничными.

Пошаговую инструкцию по использованию в работе электронных листков нетрудоспособности можно посмотреть на сайте ФСС. Согласно данной информации, выздоровевший сотрудник должен сообщить на работу номер своего больничного. Этот номер и следует ввести в программу вместе с личными данными самого работника. Далее производится расчет пособия по временной нетрудоспособности и его последующая выплата застрахованному лицу.

Как уже было сказано выше, совсем несложно внести электронный больничный лист в 1с 8.3 ЗУП – пошаговая инструкция для работника в 2019 году поможет выполнить данную процедуру максимально быстро и без ошибок. Такие инструкции обычно предлагаются компаниями, которые осуществляют сопровождение данной программы. Если же сотрудник справлялся с внесением в ЗУП бумажного листка нетрудоспособности, то больничный на новом носителе не доставит ему хлопот, т.к. процедура выполняется практически аналогичным образом.

Действия работника

Сегодня у сотрудника организации часто есть выбор: получить бумажный больничный или оформить электронный листок. В электронном виде больничный можно получить, если выполнены два условия:

• медицинская организация имеет всё необходимое для оформления и выдачи листков нетрудоспособности в новом формате;
• работодатель внедрил систему электронных больничных.

Новая форма больничного листа имеет для работника целый ряд преимуществ перед бумажным вариантом:

• нельзя потерять;
• не придется переоформлять в случае ошибок, как это требовал пункт 56 Приказа Минздрасоцразвития России от 29.06.2011 № 624н;;
• все листки нетрудоспособности можно отслеживать в личном кабинете.

В случае, если по какой-то причине невозможно оформить электронный больничный (медицинская организация не выдаёт, либо страхователь не готов принять), но у сотрудника есть горячее желание пользоваться именно такой формой листка, то не стоит отчаиваться. Следует обратиться в ФСС. Соцстрах проведёт разъяснительную работу с больницей или работодателем. Возможно, конечное решение будет принято в пользу внедрения электронного больничного.

Если для получения электронного листка нетрудоспособности нет препятствий, то при посещении или вызове врача следует:

• сообщить номер СНИЛС;
• дать письменное согласие на оформление электронного листка.

Для многих застрахованных лиц, которые оформляют новый вид больничного впервые, непривычно не получить на руки хоть какое-то документальное подтверждение болезни. Понять, как выглядят электронные больничные в ФСС – очень просто. Теперь это просто номер, который врач сообщает больному, а тот, в свою очередь, работодателю. Больше никаких действий от работника не требуется. Работодатель, согласно полученной информации, должен рассчитать и оплатить больничный.

Несомненным плюсом электронной формы листка нетрудоспособности является возможность работника самостоятельно отслеживать все действия с данным финансовым документом. Для этого следует создать личный кабинет на сайте госуслуг. Таким образом, после наступления страхового случая работнику будет доступен личный кабинет для электронных больничных ФСС. С его помощью можно ознакомиться со всей необходимой информацией, отследить расчет и выплату пособия по временной нетрудоспособности, а значит быстрее среагировать в случае каких-либо ошибок или недочетов при расчете.