Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

Общие аспекты ↑

Основные принципы кадровой политики:

• направленность на выполнение требований законодательства труда;
• учет потребностей предприятия в сотрудниках;
• обеспечение условиями для качественной работы;
• поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата, отбирается персонал.

Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

Поиск персонала	Проведение собеседований, оформление документации
Расстановка сотрудников	На конкретные должности, повышение их или понижение, перевод
Оценка персонала	Его личные качества, содержание деятельности, уровень квалификации
Смена должности	Лучшим периодом нахождения на одной должности является 5 лет. После этого работника можно либо повысить, либо понизить
Повышение квалификации	—
Продвижение по карьерной лестнице	—

Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

• выяснить количество сотрудников;
• распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
• на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
• подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
• провести обучение персонала кадровой службы.

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в трудовом соглашении.

Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (60 статья Трудового Кодекса). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.

Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

Что это такое

Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.

Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

Учетно-контрольное	Прием сотрудников на работу и их увольнение
Планово-регулятивное	Отбор сотрудников, их перемещение и адаптация
Отчетно-аналитичное	Оценка трудовой деятельности сотрудников, ведение отчетности
Координационно-информационное	Переподготовка работников, архивная работа
Организационно-методическое	Руководство и планирование кадровой службы

Выполняемые функции

В обязанности кадровой службы входит:

• разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
• оформление увольнения работников, их прием на работу, перевод на другую должность;
• ведение учета личного состава;
• ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
• ведение прочей документации;
• создание условий для работы;
• предложения по улучшению деятельности организации;
• подготовка документов и отчетностей для комиссий;
• контроль и проведение инструктажа сотрудников;
• принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
• ведение контроля за дисциплиной на производстве.

При выборе задач учитываются:

• размеры предприятия;
• направление деятельности;
• цели;
• на какой стадии находится развитие организации;
• численность сотрудников.

Нормативная база

Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.

Правовая база:

Оформление документов по кадрам и ее ведение	Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402, принятый 6 декабря 2011 года
Оформление нетрудоспособности работников	Федеральный закон «О страховании на случай потери нетрудоспособности» № 255 от 29 декабря 2006 года

В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

1. Конституция Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс.
3. Гражданский Кодекс, 2 часть.
4. Административный Кодекс.

Особенности работы в отделе кадров в 2019 году ↑

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

Действие Положения (образец)

Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

• заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
• название организации;
• наименование документа, дату и место его оформления;
• разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

Каковы обязанности (номенклатура дел)

Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

Используется для:

• установления единого порядка для формирования дел;
• учетного обеспечения;
• быстрого поиска документации;
• установления срока хранения дела.

Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.

Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

Типовая	Нормативный документ, который содержит состав дел однотипных предприятий
Примерная	Имеет рекомендательный характер, устанавливает примерный перечень дел организации
Индивидуальная	Перечень дел конкретного предприятия

При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

Какие должности имеются (структура)

На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.

Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

В обязанности инспектора кадров входят:

• формирование личных дел сотрудников;
• оформление приказов;
• учет трудовых книжек, их заполнение;
• работа с документацией;
• оформление больничных листов;
• ведение контроля по дисциплине.

В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

• организация труда;
• подбор сотрудников;
• переквалификация персонала;
• планирование продвижения;
• аттестация;
• охрана труда.

Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

• разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
• проводить аттестацию;
• анализировать условия производственной деятельности.

К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

Составление плана работы

Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

Сбор данных	Структура работников, прогулы, текучесть кадров, средняя заработная плата
Действия для достижения цели	Обязательно указывать дату, сроки

Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:

Заключать трудовые соглашения	57 статья Трудового Кодекса Российской Федерации
Составлять график отпусков	123 статья ТК
Разрабатывать местные нормативные акты	40 и 86 статьи Трудового Кодекса
Предоставлять сотруднику гарантии в случае потери нетрудоспособности	183 статья ТК
Проводить медицинские осмотры работников	69, 185 и 213 статьи Трудового Кодекса РФ

Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.

Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

Какие документы должны быть

Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:

Документации личного состава	Карточки, приказы об увольнении, поощрении и прочее
Управления персоналом	Отчеты, правила внутреннего распорядка

Отдел кадров обязан сохранять все заявления сотрудников, объяснительные и докладные.

Обязательными документами являются:

• договора;
• должностные инструкции;
• справки о зарплате, премиях;
• положения, связанные с аттестацией сотрудников.

Отдел кадров должен оформлять регистрационные книги и журналы, трудовые книжки, приказы и прочие дела своевременно и правильно.

К кадровым документам также относятся:

Расписание штата	Список должностей, оклад сотрудников, надбавки к заработной плате
Правила распорядка внутри организации	Обязанности работников и их права, режим работы
Должностные инструкции	Ответственность сотрудников, их функции
Табель	Поименный перечень сотрудников предприятия
Трудовая книжка	Главный документ, свидетельствующий о трудовой деятельности работников

Таким образом, отдел кадров – один из главных элементов на любом предприятии.

В его обязанности входит ведение документации сотрудников, поиск и отбор персонала, разработка плана действий организации на текущий год.

Возглавляет отдел кадров – начальник (инспектор). Он имеет особую роль, и обязан следить за документацией, оформлять ее.

В своей деятельности сотрудники обязаны руководствоваться законами и нормативными актами, главный из которых – Трудовой Кодекс.